下发档案管理制度

下发档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。（三）档案定义本制度所称档案，是指公司在各项活动中直接形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括但不限于文件、合同、协议、报表、信函、会议记录、工作计划、总结、照片、音像资料等。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司档案由综合管理部集中统一管理，确保档案管理的规范化和标准化。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项活动的真实情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则：档案应全面、系统地记录公司各项活动，确保档案的完整性。4.保密性原则：对涉及公司机密的档案，应严格保密，防止泄露。5.方便利用原则：档案管理应便于公司各部门及员工查阅和利用，提高工作效率。二、档案管理机构及职责（一）综合管理部综合管理部是公司档案管理的归口部门，负责制定和完善公司档案管理制度，指导和监督各部门档案管理工作，集中统一管理公司档案。其具体职责如下：1.负责制定和修订公司档案管理制度，并组织实施。2.负责公司各类档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。3.负责建立和维护公司档案管理信息系统，实现档案的信息化管理。4.负责对公司各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，对违反档案管理制度的行为进行纠正和处理。5.负责组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理水平。6.负责公司档案的鉴定、销毁工作，确保档案的安全和有效利用。（二）各部门各部门负责本部门档案的收集、整理、归档和保管工作，并指定专人负责档案管理工作。其具体职责如下：1.负责按照公司档案管理制度的要求，及时收集、整理本部门在各项活动中形成的档案，并定期移交综合管理部归档。2.负责建立本部门档案管理台账，对档案的收集、整理、归档、保管和利用情况进行记录。3.负责本部门档案的安全保管，确保档案的完整和安全。4.负责按照公司档案管理制度的规定，为本部门及其他部门提供档案查阅和利用服务。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司设立、变更、注销等过程中形成的文件、证照等。2.公司股东会、董事会、监事会等会议记录、决议、纪要等。3.公司各项管理制度、规定、办法等。4.公司与外部单位签订的合同、协议、意向书等。5.公司的工作计划、总结、报告、统计报表等。6.公司的财务报表、审计报告、税务资料等。7.公司的人事档案、工资档案、培训档案等。8.公司的技术资料、产品资料、研发档案等。9.公司的市场营销资料、客户档案、市场调研报告等。10.公司的行政公文、信函、通知、通报等。11.公司的工程建设档案、设备档案、物资档案等。12.公司的照片、音像资料、荣誉证书等。13.其他具有保存价值的文件、资料。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，及时收集本部门在各项活动中形成的档案，并确保档案的完整、准确、系统。2.档案收集责任人应按照档案形成的时间顺序或类别，对档案进行分类整理，确保档案的有序存放。3.对于重要的档案，应进行备份，以防止档案丢失或损坏。4.档案收集责任人应定期将收集到的档案移交综合管理部归档，不得擅自留存或销毁档案。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件的不同价值，便于保管和利用。3.便于保管和检索，提高档案管理效率。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容、形式等特征，将档案分为不同的类别，如文书档案、科技档案、人事档案、财务档案等。2.编号：为每一份档案编制唯一的编号，以便于管理和检索。编号应按照一定的规则进行编制，如年份+类别+顺序号等。3.编目：对档案进行编目，包括档案的编号、题名、日期、来源、保管期限等信息，以便于查阅和利用。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。装订应使用统一的装订材料，如档案盒、档案袋、订书机等。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.文书档案应在次年上半年归档。2.科技档案应在项目结束后三个月内归档。3.人事档案应在员工离职后一个月内归档。4.财务档案应按照国家有关财务档案管理的规定进行归档。（二）归档要求1.各部门应按照档案管理制度的要求，对整理好的档案进行分类、编号、编目，并填写《档案移交清单》，一式两份，一份由移交部门留存，一份由综合管理部存档。2.移交的档案应齐全、完整、准确，符合档案整理的要求。3.综合管理部在接收档案时，应认真核对档案的数量、质量和完整性，对不符合要求的档案，应退回移交部门重新整理。（三）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。具体划分标准如下：1.永久保管的档案：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。如公司章程、股东会决议、董事会决议、监事会决议、公司年度工作报告、财务决算报告、审计报告等。2.长期保管的档案：凡是反映公司一般职能活动，在较长时间内对公司有查考利用价值的档案，列为长期保管。保管期限为16年至50年。如公司年度工作计划、总结、统计报表、各类合同协议、人事档案等。3.短期保管的档案：凡是反映公司局部职能活动，在较短时间内对公司有查考利用价值的档案，列为短期保管。保管期限为5年以下。如一般性的文件、通知、信函、会议记录等。（四）保管方式1.纸质档案：应存放在专门的档案库房内，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。档案应分类存放在档案架或档案柜内，并按照编号顺序排列，便于查找和利用。2.电子档案：应存储在专门的服务器或存储设备上，并进行备份。电子档案应按照档案的类别和编号进行分类存储，建立电子档案目录，便于检索和利用。3.照片、音像资料等特殊载体档案：应按照其载体的特点进行保管，如照片应冲印或扫描后存储在电子设备上，并建立照片档案目录；音像资料应刻录成光盘，并建立音像资料档案目录。（五）档案保管人员职责1.负责档案库房的日常管理，保持库房的整洁和卫生。2.定期对档案进行检查和清点，确保档案的完整和安全。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应的措施。3.严格遵守档案保密制度，不得擅自泄露档案内容。4.按照档案管理制度的规定，办理档案的查阅、借阅、归还等手续。5.负责档案管理设备的维护和保养，确保设备的正常运行。五、档案的查阅与借阅（一）查阅范围公司员工因工作需要，可以查阅与其工作相关的档案。（二）查阅程序1.查阅人应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息，并经所在部门负责人签字同意。2.将《档案查阅申请表》提交综合管理部档案管理人员，档案管理人员根据查阅人的申请，在档案管理系统中查询档案的存放位置，并通知查阅人到档案库房查阅。3.查阅人应在档案管理人员的陪同下，在档案库房内查阅档案，不得擅自将档案带出库房。查阅档案时，应保持档案的整洁和完好，不得在档案上涂改、标记、污损等。4.查阅完毕后，查阅人应将档案归还档案管理人员，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（三）借阅范围公司员工因工作需要，可以借阅与其工作相关的档案，但必须经过严格的审批程序。（四）借阅程序1.借阅人应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限、借阅目的等信息，并经所在部门负责人签字同意。2.将《档案借阅申请表》提交综合管理部档案管理人员，档案管理人员根据借阅人的申请，对档案的借阅情况进行审核，并报综合管理部负责人审批。3.经审批同意后，档案管理人员将档案借给借阅人，并办理借阅手续，填写《档案借阅登记表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限、借阅人姓名、部门等信息。4.借阅人应按照借阅期限及时归还档案，如需延期借阅，应提前办理延期手续。借阅人不得擅自将档案转借他人或用于其他目的。5.借阅人归还档案时，档案管理人员应认真核对档案的数量、质量和完整性，如发现档案有损坏、丢失等情况，借阅人应承担相应的赔偿责任。（五）查阅、借阅档案的保密要求1.查阅、借阅档案的人员应严格遵守档案保密制度，不得擅自泄露档案内容。2.查阅、借阅档案的人员不得在非工作场所谈论档案内容，不得将档案带出公司或传播给无关人员。3.查阅、借阅档案的人员如需复印或摘抄档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定的程序进行操作。复印或摘抄的档案内容应妥善保管，不得擅自传播或用于其他目的。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、区别对待、确保重点、便于利用的原则，对档案的价值进行科学分析和判断，确定档案的保管期限和销毁范围。（二）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由综合管理部负责人担任组长，成员包括各部门档案管理人员和相关业务人员。档案鉴定工作小组负责对公司档案进行定期鉴定，提出档案的保管期限调整意见和销毁意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，分析档案的内容、来源、时间、形式等特征，确定档案的价值。2.历史分析法：通过对公司历史发展过程的分析，了解档案在不同历史时期的作用和价值，确定档案的保管期限。3.效益分析法：从公司的经济效益和社会效益出发，分析档案对公司各项工作的支持和保障作用，确定档案的保管期限。（四）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行审核，提出销毁意见，并填写《档案销毁申请表》，报公司分管领导审批。2.经审批同意后，综合管理部档案管理人员按照《档案销毁申请表》的要求，对拟销毁的档案进行造册登记，注明档案的名称、编号、数量、保管期限等信息。3.档案管理人员将造册登记后的档案清单提交公司分管领导审核，审核无误后，组织专人对拟销毁的档案进行销毁。4.档案销毁时，应指定两名以上的监销人员在场监督，确保档案销毁彻底、安全。销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁登记表》上签字确认。5.档案销毁后，档案管理人员应及时将《档案销毁申请表》、《档案销毁登记表》等相关资料归档保存，以备查考。七、档案管理的信息化建设（一）建设目标建立公司档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理的效率和水平，为公司各项工作提供更加便捷、高效的档案信息服务。（二）建设内容1.档案管理信息系统的开发与建设，包括档案录入、查询、借阅、统计、鉴定、销毁等功能模块。2.档案数据库的建立与维护，包括档案的基本信息、目录信息、全文信息等。3.档案数字化加工，将纸质档案进行扫描、图像处理等数字化加工，形成电子档案。4.档案安全保障体系的建设，包括网络安全、数据备份与恢复、用户权限管理等。（三）实施步骤1.需求调研与分析：对公司档案管理的现状和需求进行调研和分析，确定档案管理信息系统的功能需求和技术要求。2.系统设计与开发：根据需求调研与分析的结果，进行档案管理信息系统的设计与开发，包括系统架构设计、数据库设计、功能模块设计、界面设计等。3.系统测试与上线：对档案管理信息系统进行测试，包括功能测试、性能测