ic电卡管理制度

ic电卡管理制度一、总则（一）目的为了加强公司IC电卡的管理，规范电卡的使用流程，确保公司电力资源的合理利用，保障公司正常的生产经营秩序，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工及因工作需要使用公司电力资源的外来人员。（三）基本原则1.节约用电原则：倡导全体员工树立节约意识，合理使用电力资源，杜绝浪费。2.规范管理原则：明确电卡的申请、发放、使用、充值、挂失、解挂、补办及注销等流程，确保管理工作规范有序。3.责任追究原则：对违反电卡管理制度，造成电力资源浪费或其他不良影响的行为，将追究相关人员责任。二、职责分工（一）行政部门1.负责IC电卡管理制度的制定、修订和解释。2.统一管理公司IC电卡的申购、发放、回收及注销工作。3.定期对公司各部门的电卡使用情况进行统计和分析，及时发现异常情况并采取措施。4.配合财务部门做好电卡充值费用的核算和管理工作。（二）财务部门1.负责审核电卡充值费用的报销凭证，确保费用支出的合理性和合规性。2.按照公司财务制度，对电卡充值费用进行账务处理。3.定期与行政部门核对电卡充值费用的账目，确保账实相符。（三）各部门负责人1.负责本部门员工IC电卡的申请、领取、使用及保管等工作的监督和管理。2.教育本部门员工遵守电卡管理制度，发现问题及时向行政部门报告。3.根据工作实际需要，合理安排本部门的用电计划，避免浪费。（四）员工个人1.严格按照电卡管理制度的规定使用电卡，不得转借、冒用他人电卡。2.妥善保管个人电卡，如发现电卡丢失或损坏，应及时向行政部门申请挂失或补办。3.节约用电，离开工作岗位时及时关闭电器设备，杜绝长明灯、长流水等浪费现象。三、IC电卡的申请与发放（一）申请1.新入职员工在办理入职手续时，由所在部门负责人填写《IC电卡申请表》，注明员工姓名、部门、岗位等信息，并提交给行政部门。2.因工作需要新增加用电设备或调整用电权限的员工，由所在部门负责人提出申请，填写《IC电卡申请表》，详细说明申请理由及用电需求，经部门负责人签字确认后，提交行政部门。（二）审核行政部门收到《IC电卡申请表》后，对申请信息进行审核。审核内容包括：申请理由是否合理、用电需求是否符合实际工作需要、是否存在超权限用电等情况。如审核通过，在申请表上签字确认；如审核不通过，将申请表退回所在部门，并说明原因。（三）发放1.经审核通过的申请，行政部门根据公司电卡库存情况，为员工发放相应的IC电卡。2.发放电卡时，行政部门工作人员应与员工当面核对电卡信息，包括电卡编号、初始电量等，并在《IC电卡发放登记表》上签字确认。3.员工领取电卡后，应妥善保管，如发现电卡信息有误或电卡损坏，应及时向行政部门反馈。四、IC电卡的使用（一）使用范围IC电卡仅限在公司指定的办公区域、生产车间、宿舍等场所使用，不得用于其他非公司用电场所。（二）使用方法1.员工在使用公司电力资源时，将IC电卡插入相应的电表卡槽，电表显示剩余电量后，即可正常用电。2.用电结束后，应及时将电卡拔出，妥善保管。（三）注意事项1.严禁私自拆卸、改装电表或电卡，如有违反，将追究相关人员责任，并按照公司规定进行处罚。2.不得使用电卡为非公司用电设备充电或供电，一经发现，没收电卡，并视情节轻重给予相应处罚。3.如遇电表故障或其他用电问题，应及时通知行政部门或相关维修人员，不得自行处理，以免造成安全事故或电力资源浪费。五、IC电卡的充值（一）充值申请1.当电卡余额不足时，员工应及时向所在部门负责人提出充值申请，填写《IC电卡充值申请表》，注明电卡编号、当前余额、申请充值金额等信息。2.部门负责人对充值申请进行审核，确认情况属实后，在申请表上签字同意，并提交行政部门。（二）充值流程1.行政部门收到《IC电卡充值申请表》后，核对电卡信息及充值金额，确认无误后，开具《IC电卡充值通知单》。2.员工持《IC电卡充值通知单》到财务部门办理充值手续。财务部门审核充值通知单后，按照公司财务制度进行充值操作，并在通知单上加盖财务章。3.充值完成后，员工将充值后的电卡交回行政部门，行政部门工作人员在《IC电卡充值登记表》上记录充值时间、充值金额等信息，并更新电卡余额。（三）充值费用报销1.员工因工作需要使用公司电力资源产生的充值费用，可按照公司相关规定进行报销。2.报销时，员工应填写费用报销单，附上《IC电卡充值通知单》、发票等相关凭证，按照公司费用报销流程进行审批。3.财务部门审核报销凭证无误后，将报销款项支付给员工。六、IC电卡的挂失与解挂（一）挂失1.员工发现电卡丢失或被盗后，应立即向行政部门挂失。挂失时，需提供电卡编号、本人姓名、部门等信息，并填写《IC电卡挂失申请表》。2.行政部门接到挂失申请后，核实电卡信息，确认挂失属实后，对该电卡进行挂失处理。挂失期间，该电卡将被锁定，无法正常使用。（二）解挂1.如员工找到丢失的电卡，可向行政部门申请解挂。解挂时，需填写《IC电卡解挂申请表》，并提交电卡。2.行政部门核实电卡信息及解挂申请后，对电卡进行解挂处理，恢复电卡的正常使用功能。七、IC电卡的补办（一）补办申请1.电卡挂失后，如员工需要补办电卡，应向行政部门提出补办申请，填写《IC电卡补办申请表》，注明电卡编号、挂失时间、本人姓名、部门等信息。2.行政部门审核补办申请，确认情况属实后，在申请表上签字同意，并开具《IC电卡补办通知单》。（二）补办流程1.员工持《IC电卡补办通知单》到行政部门领取新的IC电卡。行政部门工作人员在发放新电卡时，应与员工当面核对电卡信息，并在《IC电卡发放登记表》上记录补办电卡的相关信息。2.新电卡发放后，原电卡自动作废。员工应妥善保管新电卡，如有遗失，责任自负。（三）补办费用补办IC电卡需缴纳一定的工本费，工本费标准按照公司相关规定执行。工本费由员工个人承担，在领取新电卡时一并缴纳。八、IC电卡的注销（一）注销情形1.员工离职或因其他原因不再需要使用公司电力资源时，所在部门负责人应及时通知行政部门办理电卡注销手续。2.因公司办公场所调整、电力设备改造等原因，需要对部分电卡进行注销的，由行政部门统一安排办理。（二）注销流程1.员工或部门负责人填写《IC电卡注销申请表》，注明电卡编号、注销原因等信息，并提交行政部门。2.行政部门收到注销申请后，核实电卡信息及注销原因，确认无误后，对电卡进行注销处理。注销后的电卡将不再具备使用功能。3.行政部门将注销电卡的相关信息记录在《IC电卡注销登记表》上，并定期进行整理和归档。九、监督与检查（一）定期检查行政部门定期对公司各部门的电卡使用情况进行检查，检查内容包括：电卡使用记录是否完整、是否存在浪费电力资源的现象、电卡管理制度的执行情况等。（二）不定期抽查行政部门不定期对公司各区域的用电情况进行抽查，重点检查电表读数、电卡使用情况等。如发现异常情况，及时进行调查和处理。（三）违规处理1.对于违反电卡管理制度的行为，行政部门将视情节轻重给予相应的处罚。处罚方式包括：