物理印章系统管理制度

物理印章系统管理制度总则目的为加强公司物理印章的管理，规范印章使用流程，确保印章使用的安全性、合法性和严肃性，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构的物理印章管理，包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、法人章等。基本原则1.依法依规原则：印章使用必须严格遵守国家法律法规和公司相关规定。2.审批授权原则：印章使用需经过严格的审批流程，获得相应授权后方可使用。3.专人专管原则：指定专人负责印章的保管和使用，确保印章安全。4.登记备案原则：对印章的使用情况进行详细登记备案，以备查询和追溯。印章的刻制与启用印章刻制1.因工作需要刻制印章时，由需求部门填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格等信息，并经部门负责人签字确认后，报公司行政管理部门审核。2.行政管理部门审核通过后，报公司领导审批。领导审批同意后，由行政管理部门统一安排刻制印章。3.印章刻制完成后，行政管理部门应及时将印章移交印章保管人，并办理交接手续。印章启用1.新印章启用前，行政管理部门应填写《印章启用申请表》，注明启用日期、印章名称、保管人等信息，并经公司领导审批。2.审批通过后，行政管理部门应将《印章启用申请表》复印件分发给相关部门和人员，同时在公司内部发布印章启用通知。3.印章保管人在收到新印章后，应及时在印章使用登记簿上进行登记，并注明启用日期。印章的保管保管人员1.公司指定专人负责印章的保管，保管人员应具备良好的职业道德和责任心，熟悉印章管理规定。2.印章保管人员不得擅自将印章交予他人保管或使用，如有特殊情况需要委托他人代管，必须经过公司领导批准，并办理相关委托手续。保管地点1.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、铁皮柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。2.严禁将印章存放在办公室无人看管的地方，或与私人物品混放。保管要求1.印章保管人员应定期对印章进行检查，确保印章完好无损。如发现印章有损坏、遗失等情况，应及时报告公司行政管理部门，并采取相应措施。2.印章保管人员应妥善保管印章使用登记簿，详细记录印章的使用情况，包括使用日期、使用人、使用事由、批准人等信息。3.印章保管人员在离职或岗位变动时，应及时办理印章交接手续，确保印章安全交接。印章的使用使用流程1.申请：使用部门或个人填写《印章使用申请表》，详细说明使用印章的事由、文件名称、份数等信息，并经部门负责人签字确认。2.审批：《印章使用申请表》提交至相应的审批人进行审批。审批人应根据印章使用规定和实际情况，认真审核申请事项，签署审批意见。3.用印：印章保管人员在收到经审批通过的《印章使用申请表》后，应严格按照申请表上的内容进行用印，并在印章使用登记簿上进行登记。4.盖章：用印时，印章保管人员应确保印章清晰、端正，不得歪盖、斜盖或重盖。盖章后，应在文件上加盖骑缝章，以确保文件的完整性。5.文件存档：用印完成后，印章保管人员应将《印章使用申请表》和用印文件复印件整理归档，以备查询和追溯。使用范围1.公司公章主要用于公司对外的正式文件、合同协议、授权委托书等重要文件的签署。2.合同专用章主要用于公司对外签订的各类合同协议。3.财务专用章主要用于公司财务结算、票据开具等相关业务。4.法人章主要用于公司法定代表人授权的相关业务。禁止使用情况1.未经公司领导批准，不得在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章。2.不得为与公司无关的单位或个人加盖印章。3.不得擅自更改印章使用的审批意见。印章的停用与销毁停用1.因公司机构调整、业务变更、印章损坏等原因，需要停用印章时，由行政管理部门填写《印章停用申请表》，注明停用日期、印章名称等信息，并经公司领导审批。2.审批通过后，行政管理部门应及时通知相关部门和人员停止使用该印章，并将印章收回保管。销毁1.对于停用的印章，行政管理部门应按照公司规定进行销毁。销毁前，应填写《印章销毁申请表》，注明销毁印章的名称、数量、销毁原因等信息，并经公司领导审批。2.审批通过后，行政管理部门应指定专人负责印章的销毁工作，并在销毁现场进行监督。销毁过程应采用粉碎、熔化等方式，确保印章无法恢复使用。3.印章销毁完成后，销毁人员应在《印章销毁申请表》上签字确认，并将申请表存档。监督与检查内部审计公司内部审计部门应定期对印章管理情况进行审计，检查印章的保管、使用、停用、销毁等环节是否符合规定，发现问题及时提出整改意见。日常检查行政管理部门应不定期对印章管理情况进行检查，重点检查印章保管是否安全、使用流程是否规范、登记备案是否完整等。对于检查中发现的问题，应及时督促整改。违规处理1.对于违反印章管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、辞退等。2.因印章使用不当给公司造成经济损失或其他不良影响的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。构成犯罪的，将依法追究刑事责