热力公司合同管理制度

热力公司合同管理制度一、总则1.目的为加强热力公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，根据国家相关法律法规及公司实际情况，制定本制度。2.适用范围本制度适用于热力公司及其所属各部门、各分支机构在经营活动中所签订的各类合同，包括但不限于供热合同、设备采购合同、工程建设合同、服务合同等。3.基本原则依法合规原则：合同的签订、履行、变更、终止等行为必须遵守国家法律法规和政策规定。平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。公平公正原则：合同条款应公平合理，不得损害国家利益、社会公共利益和对方合法权益。诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。二、合同管理机构及职责1.合同管理委员会成立合同管理委员会，由公司总经理担任主任，副总经理担任副主任，各部门负责人为成员。职责：审议合同管理制度、重大合同及合同管理中的重大事项。协调解决合同管理中的重大问题。2.合同管理部门公司设立合同管理部门，负责合同的统一管理工作。职责：制定和完善合同管理制度，并组织实施。参与合同的谈判、起草、审核、签订、履行、变更、终止等工作。建立合同台账，对合同进行分类、编号、归档管理。监督检查合同的履行情况，及时发现和解决合同履行中的问题。负责合同纠纷的处理工作。3.合同承办部门各部门为合同承办部门，负责本部门业务范围内合同的起草、谈判、签订、履行等工作。职责：负责本部门合同的前期调查、可行性研究等工作。按照合同管理部门的要求，起草合同文本，并提交审核。参与合同的谈判工作，负责与对方进行沟通、协商。负责合同的签订、履行工作，及时向合同管理部门报告合同履行情况。配合合同管理部门处理合同纠纷。三、合同的签订1.合同签订流程合同承办部门根据业务需要，进行合同前期调查，收集相关资料，对合作方的主体资格、资信状况、履约能力等进行审查。合同承办部门起草合同文本，合同文本应符合法律法规和公司要求，条款明确、具体、完整。合同承办部门将合同文本提交合同管理部门审核，合同管理部门重点对合同的合法性、合规性、条款完整性等进行审核，并提出修改意见。合同承办部门根据合同管理部门的审核意见，对合同文本进行修改完善后，提交公司领导审批。公司领导审批通过后，合同承办部门与对方签订合同，并加盖公司合同专用章。2.合同签订要求合同签订前，合同承办部门必须对合作方进行充分的调查了解，确保合作方具备签订合同的主体资格和履约能力。合同文本应使用公司统一制定的合同示范文本，如无示范文本，应根据实际情况起草规范的合同文本。合同条款应明确、具体、完整，包括双方的权利义务、合同标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等内容。合同签订时，应确保合同双方当事人签字（或盖章）齐全，合同内容清晰、准确，无涂改、添加等情况。3.合同授权委托公司法定代表人可以直接签订合同，也可以授权委托代理人签订合同。授权委托代理人签订合同的，应签订书面授权委托书，明确授权范围、期限等内容。授权委托书应加盖公司公章，并由法定代表人签字（或盖章）。合同承办部门应将授权委托书原件交合同管理部门备案。四、合同的履行1.合同履行原则合同双方应按照合同约定全面履行各自的义务，不得擅自变更或解除合同。合同履行过程中，如遇不可抗力或其他不可预见、不可避免的因素，导致合同无法履行或部分无法履行的，应及时通知对方，并采取合理措施减少损失。2.合同履行跟踪合同承办部门负责合同的履行跟踪工作，及时掌握合同履行情况，发现问题及时解决。合同承办部门应定期向合同管理部门报告合同履行情况，包括合同执行进度、存在的问题及解决措施等。合同管理部门应定期对合同履行情况进行检查和监督，发现问题及时督促合同承办部门整改。3.合同变更与解除合同履行过程中，如需要变更或解除合同的，合同承办部门应及时与对方协商，并签订书面协议。合同变更或解除协议应报合同管理部门审核，经公司领导审批后生效。合同变更或解除后，合同承办部门应及时将相关情况通知合同管理部门，并办理合同变更或解除手续。五、合同的归档与保管1.合同归档合同签订后，合同承办部门应及时将合同文本及相关资料提交合同管理部门归档。合同管理部门应对合同进行分类、编号、装订，并建立合同台账，详细记录合同的签订时间、合同名称、合同编号、合同双方当事人、合同标的、合同金额、履行期限等信息。2.合同保管合同管理部门应指定专人负责合同的保管工作，确保合同资料的安全、完整。合同保管期限应按照国家法律法规和公司相关规定执行，一般合同保管期限为[X]年，重要合同保管期限为[X]年。合同保管期满后，如需销毁合同资料，应按照公司档案管理制度的规定进行审批和销毁。六、合同的监督与检查1.监督检查内容合同管理制度的执行情况，包括合同签订、履行、变更、终止等环节的合规性。合同台账的建立和管理情况，合同资料的归档和保管情况。合同履行情况，包括合同执行进度、质量、价款支付等情况。合同纠纷的处理情况，包括纠纷的原因、处理结果等。2.监督检查方式定期检查：合同管理部门定期对合同管理情况进行检查，形成检查报告，报公司领导审阅。不定期抽查：公司领导或合同管理部门不定期对合同履行情况进行抽查，发现问题及时督促整改。专项检查：针对合同管理中的重点问题或突出风险，开展专项检查，提出改进措施和建议。3.责任追究对违反合同管理制度的行为，公司将视情节轻重，给予相关责任人批评教育、警告、罚款等处罚；构成违法犯罪的，依法追究法律责任。因合同承办部门或相关人员的过错，导致公司遭受经济损失或其他损失的，公司将依法追究其赔偿责任。七、合同纠纷的处理1.纠纷处理原则合同纠纷发生后，合同双方应首先通过友好协商解决；协商不成的，可以按照合同约定的争议解决方式进行处理。处理合同纠纷应遵循合法、公正、及时的原则，维护公司合法权益。2.纠纷处理程序合同承办部门发现合同纠纷后，应及时向合同管理部门报告，并提供相关资料。合同管理部门会同法律事务部门等相关部门对合同纠纷进行分析研究，制定纠纷处理方案。合同承办部门按照纠纷处理方案与对方进行协商、谈判，争取达成和解协议。如协商不成，合同承办部门应及时收集证据，准备诉讼或仲裁材料，按照合同约定的争议解决方式提起诉讼或仲裁。在合同纠纷处理过程中，合同承办部门应及时向合同管理部门报告纠纷处理进展情况