水电公司印章管理制度

水电公司印章管理制度总则目的为加强公司印章管理，规范印章使用流程，确保印章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司利益，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司总部及所属各部门、分公司、子公司等各类印章的管理。印章种类1.公司公章：代表公司对外行使权力和承担责任的重要标志。2.法定代表人章：用于特定的公司业务及文件签署。3.合同专用章：专门用于签订各类合同。4.财务专用章：用于财务结算等相关财务业务。5.部门章：各部门因工作需要刻制的印章，用于部门内部文件、通知等。印章的刻制与启用印章刻制1.公司各类印章的刻制由行政部门统一归口管理。2.因工作需要刻制印章的部门，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格等信息，经部门负责人签字后，报公司分管领导审批。3.经审批同意后，行政部门根据国家相关法律法规及公司规定，选择具有资质的印章刻制单位进行刻制。4.印章刻制完成后，刻制单位应提供印章印模，并在印章上注明启用日期、使用范围等信息。印章启用1.新印章启用前，行政部门应填写《印章启用申请表》，附上印章印模，经公司法定代表人或其授权人签字批准。2.行政部门负责将启用信息通知相关部门和人员，并在公司内部发布启用公告。3.印章启用后，原相关印章停止使用，行政部门应及时收回并按规定进行封存或销毁。印章的保管保管原则1.实行专人保管制度，确保印章安全。2.印章保管人员应具备高度的责任心和保密意识。3.严禁将印章交与非授权人员保管或使用。保管职责1.公司公章：由行政部门负责人指定专人保管。保管人员应妥善保管公章，不得擅自携带公章外出。如因工作需要外出使用，须经公司分管领导批准，并办理相关手续。2.法定代表人章：由法定代表人本人或其授权的专人保管。3.合同专用章：由合同管理部门指定专人保管。保管人员应严格按照合同审批流程使用合同专用章，确保合同签署的合法性和有效性。4.财务专用章：由财务部门负责人指定专人保管。保管人员应严格遵守财务制度，按照财务审批流程使用财务专用章。5.部门章：由各部门负责人指定专人保管。保管人员应在部门负责人的领导下，正确使用部门章，不得超出部门职责范围使用。保管要求1.印章应存放于安全可靠的保险柜或专门的印章保管设施内，钥匙由保管人员专人负责保管。2.印章保管人员因请假、出差等原因暂时不能履行保管职责时，应办理印章交接手续，由部门负责人指定临时保管人员，并报行政部门备案。3.印章保管人员离职时，应办理印章交接手续，交接双方应认真核对印章数量、完好情况等，并在《印章交接清单》上签字确认。行政部门负责监交。印章的使用使用原则1.严格按照规定的审批程序和使用范围使用印章。2.使用印章应确保文件内容真实、合法、有效。3.严禁在空白纸张、空白合同等上加盖印章。使用流程1.填写申请表：使用印章的部门或个人应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事由、文件名称、文号、用印时间等信息，并签字确认。2.审批：一般性文件用印，由部门负责人签字后，报行政部门负责人审批。重要文件、合同用印，需经公司分管领导、法定代表人或其授权人审批。涉及财务、人事等重大事项的用印，应按照公司相关规定，经财务、人事等部门负责人审核后，报公司分管领导、法定代表人或其授权人审批。3.用印：印章保管人员应严格按照审批后的《印章使用申请表》内容用印。用印时应仔细核对文件内容，确保用印无误。用印后，应在《印章使用登记表》上详细记录用印时间、文件名称、文号、用印份数等信息，并由用印人签字确认。使用范围1.公司公章：用于公司对外发布的重要文件、信函、合同、协议等；代表公司签署的各类法律文件、证明材料等。2.法定代表人章：用于公司法定代表人授权的特定业务及文件签署。3.合同专用章：专门用于签订各类合同。4.财务专用章：用于财务结算、开具发票、收据、支票等财务凭证。5.部门章：用于部门内部文件、通知、报表等，不得对外使用。印章的停用与销毁停用情形1.公司名称变更、重组、改制等原因，原印章不再适用。2.印章损坏、遗失等原因，无法继续使用。3.因工作需要，经公司批准停用的印章。停用程序1.印章保管部门或人员发现印章需要停用时，应填写《印章停用申请表》，详细说明停用原因，经部门负责人签字后，报行政部门负责人审核。2.行政部门负责人审核通过后，报公司分管领导审批。3.经审批同意后，行政部门负责发布印章停用通知，并收回停用印章。销毁1.对于停用的印章，原则上应及时进行销毁。2.销毁印章时，应由行政部门、审计部门等相关人员共同监督，确保印章彻底销毁。3.销毁完成后，销毁人员应在《印章销毁清单》上签字确认。《印章销毁清单》应留存归档，以备查阅。印章使用的监督与检查监督职责1.行政部门负责对公司印章的使用情况进行日常监督检查。2.审计部门负责对印章使用的合规性进行定期审计检查。检查内容1.印章保管是否安全，是否存在违规保管情况。2.印章使用是否按照规定的审批程序进行，审批手续是否齐全。3.印章使用范围是否符合规定，有无超出使用范围用印的情况。4.印章使用记录是否完整、准确，是否及时登记。违规处理1.对于违反印章管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚包括警告、通报批评、罚款、解除劳动合同等。2.因违反印章管理制度给公司造成经济损失或其他不良影响的，责任人应承担相应的赔偿责任。构成犯罪的，将依法追究刑事责任。