梳理外围资产管理制度

梳理外围资产管理制度总则目的本制度旨在规范公司外围资产的管理，确保资产的安全与完整，提高资产使用效率，保障公司各项业务的顺利开展。适用范围本制度适用于公司内所有涉及外围资产的部门、员工及相关合作方。外围资产是指公司拥有或控制的，除固定资产、流动资产等核心资产之外的各类资产，包括但不限于办公用品、低值易耗品、租赁资产、闲置资产等。基本原则1.统一管理原则：公司对外围资产实行统一规划、统一采购、统一调配、统一核算的管理体制，确保管理的规范性和高效性。2.合理配置原则：根据公司业务需求和实际情况，合理配置外围资产，避免资源浪费，提高资产使用效益。3.责任明确原则：明确各部门及人员在资产采购、使用、保管、处置等环节的责任，做到责任到人。4.效益优先原则：在保证资产安全和正常使用的前提下，注重资产的经济效益，充分挖掘资产潜力，实现资产的保值增值。管理职责资产管理部门公司设立专门的资产管理部门，负责外围资产的整体规划、日常管理、监督检查等工作。其主要职责包括：1.制定和完善外围资产管理制度，并组织实施；2.编制年度外围资产采购预算，经审批后组织采购；3.建立外围资产台账，定期进行清查盘点，确保资产账实相符；4.负责外围资产的调配、报废、处置等工作，并按规定进行审批和备案；5.监督检查各部门外围资产的使用情况，及时发现和处理存在的问题；6.定期向上级领导汇报外围资产管理工作情况。使用部门各使用部门负责本部门外围资产的日常管理和使用，应指定专人负责，并履行以下职责：1.配合资产管理部门做好资产采购、验收、入库等工作；2.按照规定的程序和方法使用资产，确保资产的安全和正常运行；3.负责本部门资产的保管和维护，定期进行自查，发现问题及时报告；4.根据工作需要，及时提出资产调配申请；5.协助资产管理部门做好资产清查盘点工作。财务部门财务部门负责外围资产的财务核算和监督工作，主要职责包括：1.按照国家财务法规和公司财务制度，对资产购置、处置等业务进行财务核算；2.审核资产采购预算、采购合同等相关财务事项；3.定期与资产管理部门核对资产账目，确保财务账与资产台账一致；4.监督资产处置收入的上缴情况，防止资产流失。资产采购与入库采购计划1.各使用部门应根据业务需求和资产使用情况，于每年末编制下一年度外围资产采购计划，详细列出所需资产的名称、规格、数量、预计采购时间等信息，报资产管理部门审核。2.资产管理部门对各部门的采购计划进行汇总整理，结合公司实际情况和预算安排，编制年度外围资产采购预算，报公司领导审批。采购实施1.经批准的采购预算下达后，资产管理部门根据采购计划组织实施采购工作。采购方式包括集中采购、分散采购等，应根据资产的性质、金额大小等因素选择合适的采购方式，确保采购过程的公开、公平、公正。2.在采购过程中，应严格按照公司相关规定签订采购合同，明确双方的权利和义务，确保合同条款符合法律法规和公司利益。合同签订后，应及时将合同副本交财务部门和资产管理部门备案。验收与入库1.资产到货后，采购人员应及时通知使用部门和资产管理部门进行验收。验收人员应按照采购合同和相关标准对资产的数量、规格、质量等进行认真检查，确保资产符合要求。2.验收合格的资产，由资产管理部门办理入库手续，填写入库单。入库单应注明资产名称、规格、数量、供应商等信息，并由验收人员、采购人员和仓库保管人员签字确认。3.对于验收不合格的资产，应及时与供应商协商解决，要求其更换或退货。如因特殊原因无法退货的，应按照相关规定进行处理，并做好记录。资产使用与保管使用规定1.各使用部门应按照资产的使用说明和操作规程正确使用资产，不得擅自改变其用途或性能。2.资产使用人员在使用过程中发现资产存在故障或损坏等问题，应及时向本部门负责人报告，并填写维修申请单，交资产管理部门安排维修。3.严禁将公司外围资产私自借给外单位或个人使用，确因工作需要借用的，应按照规定办理借用手续，并在规定时间内归还。保管责任1.各使用部门应指定专人负责资产的保管工作，明确保管人员的职责和权限。保管人员应妥善保管资产，确保资产安全完整。2.资产保管场所应保持整洁、干燥、通风良好，具备必要的防火、防盗、防潮等设施。对于贵重资产或易损资产，应采取特殊的保管措施。3.保管人员应定期对资产进行清查盘点，核对资产数量和状态，发现问题及时报告并处理。同时，应做好资产保管记录，包括资产的出入库时间、使用情况、维修记录等。资产调配与转移调配原则1.根据公司业务发展和资产使用情况，资产管理部门有权对各部门的外围资产进行合理调配，以提高资产利用效率。2.资产调配应遵循公平、公正、合理的原则，优先满足业务急需部门的需求，同时兼顾各部门的实际情况。调配程序1.使用部门因工作需要申请资产调配时，应填写资产调配申请表，详细说明调配资产的名称、规格、数量、原因及预计使用时间等，报资产管理部门审核。2.资产管理部门根据申请部门的实际情况和公司资产状况，对调配申请进行审核。审核通过后，下达资产调配通知，并组织相关部门办理资产交接手续。3.资产交接过程中，交接双方应认真核对资产清单，确认资产的数量、规格、质量等信息，并在资产交接清单上签字确认。交接完成后，原使用部门的保管人员应及时将资产移交至新的使用部门。资产转移1.因公司机构调整、业务变更等原因，导致资产需要在不同部门或单位之间转移的，应按照资产调配程序办理转移手续。2.资产转移前，转出部门应清理资产，确保资产完整、无损坏，并办理相关的资产清理手续。3.资产转移时，应填写资产转移清单，注明资产名称、规格、数量、转移原因等信息，并由转出部门和转入部门的负责人签字确认。资产转移清单一式多份，分别交资产管理部门、财务部门等备案。资产维修与报废维修管理1.资产使用人员发现资产出现故障或损坏后，应及时填写维修申请单，详细描述故障现象、发生时间、可能原因等信息，报本部门负责人审批。2.部门负责人审核维修申请单后，如确需维修，签字同意并交资产管理部门。资产管理部门根据资产的性质和维修情况，选择合适的维修方式，如自行维修、委托外部维修等。3.对于委托外部维修的资产，资产管理部门应与维修供应商签订维修合同，明确维修内容、维修费用、维修期限等条款。维修过程中，应加强对维修质量的监督检查，确保维修工作符合要求。4.维修完成后，维修人员应填写维修报告，详细记录维修情况、更换的零部件等信息。使用部门和资产管理部门应共同对维修后的资产进行验收，验收合格后，在维修申请单和维修报告上签字确认。报废管理1.符合下列条件之一的外围资产，可以申请报废：已超过规定使用年限，且无法继续使用的；因技术进步等原因，已被淘汰或不宜继续使用的；损坏严重，无法修复或修复成本过高的；其他原因导致资产失去使用价值的。2.资产报废申请由使用部门提出，填写资产报废申请表，详细说明资产名称、规格、数量、购置时间、报废原因等信息，并提供相关证明材料，如资产使用情况说明、维修记录、技术鉴定报告等，报资产管理部门审核。3.资产管理部门收到报废申请后，应组织相关人员对资产进行鉴定，核实资产状况和报废原因。鉴定通过后，报公司领导审批。4.经批准报废的资产，由资产管理部门按照规定进行处置。处置方式包括报废变卖、捐赠、报废销毁等，应根据资产的实际情况选择合适的处置方式，并确保处置过程合法合规。5.资产处置收入应及时上缴公司财务部门，纳入公司统一核算。同时，资产管理部门应做好资产报废处置记录，包括资产名称、规格、数量、处置方式、处置收入等信息，定期进行整理归档。资产清查盘点清查盘点计划1.资产管理部门应制定年度资产清查盘点计划，明确清查盘点的范围、时间、方法、人员等内容。清查盘点范围应涵盖公司所有外围资产。2.年度清查盘点计划应报公司领导审批后实施。清查盘点时间一般安排在每年年末，如遇特殊情况可临时组织清查盘点。清查盘点实施1.清查盘点前，资产管理部门应通知各使用部门做好准备工作，包括整理资产账目、清理资产实物等。2.清查盘点人员应按照规定的方法和程序对资产进行清查，逐一核对资产台账与实物，检查资产的数量、规格、质量、使用状况等是否相符。3.在清查盘点过程中，如发现账实不符、资产损坏或丢失等问题，应及时查明原因，并填写资产清查盘点差异表，详细记录差异情况及原因分析。清查盘点结果处理1.清查盘点工作结束后，清查盘点人员应根据清查结果编制资产清查盘点报告，报告内容应包括清查基本情况、清查结果、差异分析及处理建议等。2.资产管理部门对资产清查盘点报告进行审核后，报公司领导审批。对于清查中发现的问题，应按照以下原则进行处理：对于账实不符的资产，应查明原因，调整账目，确保账实相符；对于资产损坏或丢失的，应追究相关责任人的责任，并按照规定进行赔偿；对于闲置资产，应及时进行调配或处置，提高资产利用效率。3.资产清查盘点报告经批准后，资产管理部门应将清查盘点结果及处理情况在公司范围内进行通报，并督促相关部门落实整改措施。同时，应将资产清查盘点资料整理归档，妥善保管。监督与检查内部监督1.公司内部审计部门应定期对公司外围资产管理情况进行审计监督，检查资产管理制度的执行情况、资产采购、使用、保管、处置等环节的合规性和有效性。2.内部审计部门在审计过程中发现问题的，应及时出具审计报告，提出整改意见和建议。相关部门应按照审计报告的要求进行整改，并将整改情况及时反馈给内部审计部门。日常检查1.资产管理部门应定期对各部门的外围资产使用和管理情况进行检查，检查内容包括资产使用状况、保管情况、维修情况、清查盘点情况等。2.检查人员可通过查阅资料、实地查看、询问相关人员等方式进行检查，并填写检查记录。对于检查中发现的问题，应及时向责任部门提出整改要求，责令