查阅财务凭证管理制度

查阅财务凭证管理制度一、总则1.目的为了加强公司财务凭证管理，规范财务凭证的填制、审核、传递、保管等工作，保证财务凭证的真实性、完整性、准确性和及时性，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司各部门及所属子公司涉及财务收支及相关经济业务的凭证管理。3.基本原则财务凭证的管理应当遵循合法、合规、真实、准确、完整、及时的原则。财务凭证的填制、审核、传递、保管等工作应当符合国家法律法规、财务会计准则以及公司内部管理制度的要求。二、财务凭证的分类与基本要求1.分类原始凭证：是在经济业务发生时取得或填制的，用以记录和证明经济业务发生或完成情况的原始依据，如发票、收据、报销单、借款单、出入库单等。记账凭证：是根据审核无误的原始凭证或汇总原始凭证，按照经济业务的内容加以归类，并据以确定会计分录后填制的会计凭证，是登记账簿的直接依据。2.基本要求原始凭证原始凭证的内容必须具备：凭证的名称；填制凭证的日期；填制凭证单位名称或者填制人姓名；经办人员的签名或者盖章；接受凭证单位名称；经济业务内容；数量、单价和金额。从外单位取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章；从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或者盖章。自制原始凭证必须有经办单位领导人或者其指定的人员签名或者盖章。对外开出的原始凭证，必须加盖本单位公章。凡填有大写和小写金额的原始凭证，大写与小写金额必须相符。购买实物的原始凭证，必须有验收证明。支付款项的原始凭证，必须有收款单位和收款人的收款证明。一式几联的原始凭证，应当注明各联的用途，只能以一联作为报销凭证。一式几联的发票和收据，必须用双面复写纸（发票和收据本身具备复写纸功能的除外）套写，并连续编号。作废时应当加盖“作废”戳记，连同存根一起保存，不得撕毁。发生销货退回的，除填制退货发票外，还必须有退货验收证明；退款时，必须取得对方的收款收据或者汇款银行的凭证，不得以退货发票代替收据。职工公出借款凭据，必须附在记账凭证之后。收回借款时，应当另开收据或者退还借据副本，不得退还原借款收据。经上级有关部门批准的经济业务，应当将批准文件作为原始凭证附件。如果批准文件需要单独归档的，应当在凭证上注明批准机关名称、日期和文件字号。记账凭证记账凭证的内容必须具备：填制凭证的日期；凭证编号；经济业务摘要；会计科目；金额；所附原始凭证张数；填制凭证人员、稽核人员、记账人员、会计机构负责人、会计主管人员签名或者盖章。收款和付款记账凭证还应当由出纳人员签名或者盖章。填制记账凭证时，应当对记账凭证进行连续编号。一笔经济业务需要填制两张以上记账凭证的，可以采用分数编号法编号。记账凭证可以根据每一张原始凭证填制，或者根据若干张同类原始凭证汇总填制，也可以根据原始凭证汇总表填制。但不得将不同内容和类别的原始凭证汇总填制在一张记账凭证上。除结账和更正错误的记账凭证可以不附原始凭证外，其他记账凭证必须附有原始凭证。如果一张原始凭证涉及几张记账凭证，可以把原始凭证附在一张主要的记账凭证后面，并在其他记账凭证上注明附有该原始凭证的记账凭证的编号或者附原始凭证复印件。一张原始凭证所列支出需要几个单位共同负担的，应当将其他单位负担的部分，开给对方原始凭证分割单，进行结算。原始凭证分割单必须具备原始凭证的基本内容：凭证名称、填制凭证日期、填制凭证单位名称或者填制人姓名、经办人的签名或者盖章、接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价、金额和费用分摊情况等。填制记账凭证时若发生错误，应当重新填制。已登记入账的记账凭证在当年内发现填写错误时，可以用红字填写一张与原内容相同的记账凭证，在摘要栏注明“注销某月某日某号凭证”字样，同时再用蓝字重新填制一张正确的记账凭证，注明“订正某月某日某号凭证”字样。如果会计科目没有错误，只是金额错误，也可以将正确数字与错误数字之间的差额，另编一张调整的记账凭证，调增金额用蓝字，调减金额用红字。发现以前年度记账凭证有错误的，应当用蓝字填制一张更正的记账凭证。三、财务凭证的填制与审核1.填制原始凭证填制业务经办人员应当在经济业务发生或完成时及时填制原始凭证，确保原始凭证所记录的经济业务真实、准确、完整。原始凭证的填制应当使用蓝黑墨水或碳素墨水书写，不得使用圆珠笔（银行的复写账簿除外）或者铅笔书写。阿拉伯数字应当一个一个地写，不得连笔写。阿拉伯金额数字前面应当书写货币币种符号或者货币名称简写和币种符号。币种符号与阿拉伯金额数字之间不得留有空白。凡阿拉伯数字前写有币种符号的，数字后面不再写货币单位。所有以元为单位（其他货币种类为货币基本单位，下同）的阿拉伯数字，除表示单价等情况外，一律填写到角分；无角分的，角位和分位可写“00”，或者符号“—”；有角无分的，分位应当写“0”，不得用符号“—”代替。大写金额数字前未印有货币名称的，应当加填货币名称，货币名称与金额数字之间不得留有空白。大写金额数字到元或者角为止的，在“元”或者“角”字之后应当写“整”字或者“正”字；大写金额数字有分的，分字后面不写“整”字或者“正”字。大写金额数字前未印有货币名称的，应当加填货币名称，货币名称与金额数字之间不得留有空白。阿拉伯小写金额数字前面，均应填写人民币符号“￥”。阿拉伯小写金额数字要认真填写，不得连写分辨不清。记账凭证填制会计人员应当根据审核无误的原始凭证填制记账凭证。记账凭证应当按照经济业务的内容加以归类，并据以确定会计分录。记账凭证摘要应当简洁明了，能够准确反映经济业务的内容。摘要应包含经济业务发生的时间、地点、人物、事项等关键信息。记账凭证的会计科目使用应当正确，符合会计制度的规定。在确定会计科目时，应当根据经济业务的性质和内容，选择合适的会计科目进行核算。对于一些特殊的经济业务，应当按照会计准则的要求进行处理。记账凭证的金额填写应当准确无误，与原始凭证所记录的金额一致。记账凭证的金额合计应当等于所附原始凭证的金额合计。2.审核原始凭证审核审核原始凭证的真实性。审核原始凭证所记录的经济业务是否真实发生，凭证的日期、内容、数据等是否与实际情况相符，凭证是否为伪造、变造。审核原始凭证的合法性。审核原始凭证是否符合国家法律法规、财务会计准则以及公司内部管理制度的要求，是否存在违法违规的行为。审核原始凭证的完整性。审核原始凭证的内容是否齐全，各项手续是否完备，如凭证是否有填制单位的公章、填制人员的签名或盖章、接受凭证单位的名称、经济业务的内容、数量、单价、金额等是否填写完整，是否有相关人员的审批签字等。审核原始凭证的准确性。审核原始凭证的金额计算是否正确，大小写金额是否一致，数量、单价与金额之间的逻辑关系是否正确等。对于审核中发现的不符合要求的原始凭证，应当及时退回给业务经办人员，要求其进行更正、补充或重新填制。原始凭证更正处应当加盖开出单位的公章。记账凭证审核审核记账凭证的内容是否完整。审核记账凭证的日期、凭证编号、经济业务摘要、会计科目、金额、所附原始凭证张数、填制凭证人员、稽核人员、记账人员、会计机构负责人、会计主管人员签名或者盖章等项目是否齐全。审核记账凭证的会计分录是否正确。审核记账凭证所使用的会计科目是否正确，借贷方向是否合理，会计科目与经济业务的内容是否匹配，是否符合会计制度的规定。审核记账凭证与原始凭证的一致性。审核记账凭证所记录的经济业务内容是否与所附原始凭证的内容相符，金额是否一致，所附原始凭证的张数是否正确。审核记账凭证的编号是否连续。记账凭证应当按照连续编号的原则进行填制，审核时应当检查编号是否连续，有无跳号、重号等情况。对于审核中发现的记账凭证错误，应当及时通知填制人员进行更正。如果是重大错误，应当重新填制记账凭证。四、财务凭证的传递与保管1.传递财务凭证的传递应当根据经济业务的特点、内部管理的要求以及会计核算的程序，明确规定财务凭证在各个环节的传递路线、传递时间和传递手续。原始凭证在业务发生后，应当及时传递给会计部门。业务经办人员应当在规定的时间内将原始凭证整理好，按照财务部门规定的格式和要求进行粘贴、填制报销单等，并签字盖章后提交给会计审核。会计人员在收到原始凭证后，应当及时进行审核。审核无误后，根据原始凭证填制记账凭证，并按照规定的传递程序传递给记账人员、稽核人员等进行后续处理。记账凭证填制完成后，应当按照记账顺序进行编号，并及时传递给记账人员登记账簿。记账人员应当在收到记账凭证后及时进行账簿登记，不得积压。在财务凭证传递过程中，各环节的经办人员应当认真负责，确保财务凭证的安全、完整，不得遗失、损坏。2.保管财务凭证应当妥善保管，确保其安全、完整、便于查阅。财务部门应当指定专人负责财务凭证的保管工作。每月终了，会计人员应当将本月的财务凭证进行整理、装订成册。装订凭证时，应当使用统一的凭证装订机和装订线，确保装订牢固、整齐美观。装订后的凭证应当在封面上注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起讫日期、起讫号码等内容，并由装订人员在封签处签名或盖章。装订成册的财务凭证应当及时归档，存放在专门的档案柜中。档案柜应当具备防火、防潮、防虫等功能，确保财务凭证的安全保存。财务凭证的保管期限应当按照国家法律法规和财务会计准则的规定执行。一般情况下，原始凭证和记账凭证的保管期限为30年。对于超过保管期限的财务凭证，应当按照规定的程序进行销毁。销毁时，应当由专人负责监销，并编制销毁清单，注明销毁凭证的名称、年度、月份、起讫日期、起讫号码、销毁时间等内容，监销人员应当在销毁清单上签名或盖章。公司因业务需要查阅财务凭证时，应当按照规定的程序进行审批。查阅人员应当爱护财务凭证，不得在凭证上涂改、标记、抽换、损坏等。查阅完毕后，应当及时将财务凭证归还保管人员。五、监督与检查1.公司审计部门应当定期对财务凭证的管理情况进行审计监督，检