集团类合同管理制度

集团类合同管理制度一、总则（一）目的为规范集团各类合同的管理，防范合同风险，维护集团合法权益，提高合同管理水平和经济效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于集团总部及所属各子公司、分公司（以下统称“集团各单位”）各类合同的管理。（三）基本原则1.依法合规原则合同的订立、履行、变更、解除等行为应严格遵守国家法律法规及相关政策规定。2.审慎严谨原则在合同签订前，应进行充分的调研、审核和风险评估，确保合同条款清晰、准确、完整，避免潜在风险。3.统一管理原则集团对合同实行统一领导、分级管理，明确各部门在合同管理中的职责，确保合同管理工作的规范有序。4.全程监控原则对合同的签订、履行、变更、解除等全过程进行监控，及时发现和解决问题，确保合同目标的实现。二、合同管理职责（一）集团合同管理委员会1.组成集团合同管理委员会由集团总裁担任主任，分管法务、财务、业务等相关工作的副总裁担任副主任，各相关职能部门负责人为成员。2.职责（1）审议合同管理的重大事项，包括合同管理制度、重大合同文本等。（2）对合同管理工作进行指导和监督，协调解决合同管理过程中的重大问题。（3）审批超过一定金额或涉及重大风险的合同。（二）集团法务部门1.职责（1）负责拟定、修订合同管理制度和合同示范文本。（2）参与重大合同的起草、审核、谈判等工作，提供法律意见和建议。（3）对合同的合法性进行审查，防范法律风险。（4）负责处理合同纠纷，参与诉讼、仲裁等法律事务。（三）集团财务部门1.职责（1）参与合同的起草、审核工作，从财务角度提出意见和建议。（2）负责对合同执行情况进行财务监督，确保合同款项的收付符合财务规定。（3）协助分析合同的财务风险，提供财务数据支持。（四）业务部门1.职责（1）负责合同的洽谈、起草、签订等具体工作。（2）对合同相对方进行尽职调查，收集相关资料。（3）负责合同的履行，及时解决合同履行过程中出现的问题。（4）向法务、财务等部门通报合同履行情况，配合做好合同管理相关工作。（五）其他部门其他部门按照各自职责，配合做好合同管理的相关工作，如提供专业技术支持、协助进行合同风险评估等。三、合同的分类与编号（一）合同分类1.采购合同包括原材料采购、设备采购、服务采购等合同。2.销售合同包括产品销售、商品销售、劳务销售等合同。3.租赁合同包括房屋租赁、设备租赁等合同。4.借款合同包括向金融机构借款、向其他单位或个人借款等合同。5.投资合同包括股权投资、债权投资等合同。6.技术合同包括技术开发、技术转让、技术咨询、技术服务等合同。7.其他合同除上述合同外的其他各类合同，如战略合作协议、保密协议等。（二）合同编号合同编号由集团统一制定规则，采用“年份+合同类型代码+顺序号”的方式进行编制。例如：2023CG001，表示2023年采购合同第001号。合同编号应确保唯一性，便于合同的查询和管理。四、合同的签订（一）合同签订流程1.业务部门发起业务部门在开展业务活动过程中，如需签订合同，应填写《合同审批表》，详细说明合同的基本情况、签订背景、对方当事人信息、合同主要条款等内容，并附上相关资料。2.部门初审业务部门负责人对《合同审批表》及相关资料进行初审，重点审查合同的必要性、可行性、条款合理性等，签署初审意见后提交给法务部门。3.法务审查法务部门对合同进行合法性审查，重点审查合同条款是否符合法律法规规定、是否存在法律风险等，出具法律审查意见。如发现问题，应及时与业务部门沟通修改。4.财务审核财务部门对合同进行财务审查，重点审查合同的财务条款、付款方式、结算周期等是否合理，是否符合集团财务规定，出具财务审查意见。5.分管领导审批根据合同金额及性质，按照集团授权规定，由分管领导进行审批。审批通过后，签署审批意见。6.总裁审批对于重大合同或超过一定金额的合同，需报集团总裁审批。总裁审批通过后，签署审批意见。7.签订盖章经各级审批通过后，业务部门与对方当事人签订合同，并按照集团印章管理规定加盖合同专用章。（二）合同签订注意事项1.合同主体资格审查签订合同前，应对对方当事人的主体资格、经营范围、信用状况等进行全面审查，确保对方具备履行合同的能力和资格。2.合同条款明确合同条款应清晰、准确、完整，避免模糊不清或歧义条款。应明确双方的权利义务、合同标的、数量、质量、价格、履行期限、地点、方式、违约责任等主要内容。3.合同形式规范合同应采用书面形式，一式多份，双方各执一份，并根据需要报送相关部门备案。合同文本应打印清晰，不得涂改。如有修改，应双方协商一致，并在修改处加盖印章。4.授权委托手续如委托代理人签订合同，应出具合法有效的授权委托书，并明确授权范围、期限等内容。代理人应在授权范围内签订合同，不得超越权限。五、合同的履行（一）履行原则1.全面履行原则合同当事人应按照合同约定全面履行自己的义务，包括履行合同标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式等。2.诚实信用原则合同当事人应遵循诚实信用原则，根据合同的性质、目的和交易习惯履行通知、协助、保密等义务。（二）履行监控1.业务部门负责业务部门作为合同履行的直接责任人，应建立合同履行台账，及时记录合同的履行情况，包括合同进度、款项收付、质量验收等信息。2.定期报告业务部门应定期向分管领导和相关部门报告合同履行情况，如遇重大问题或风险，应及时报告。3.协调解决在合同履行过程中，如出现争议或问题，业务部门应及时与对方当事人沟通协商，寻求解决方案。如无法协商解决，应及时报告法务部门，按照法律程序处理。（三）变更与解除1.变更合同履行过程中，如需变更合同条款，应经双方协商一致，并签订书面补充协议。补充协议作为原合同的组成部分，与原合同具有同等法律效力。变更协议的签订流程与原合同签订流程相同。2.解除合同履行过程中，如出现法定或约定的解除情形，一方如需解除合同，应及时通知对方，并按照法律规定或合同约定办理相关手续。解除合同的通知应采用书面形式，并保留相关证据。六、合同的归档与保管（一）归档范围集团各单位签订的各类合同文本、相关审批文件、补充协议、变更记录、履行记录、纠纷处理文件等均应归档保存。（二）归档要求1.及时归档合同签订或履行完毕后，业务部门应及时将相关资料整理归档，确保归档资料的完整性和准确性。2.分类整理归档资料应按照合同类别、年度、编号等进行分类整理，便于查询和管理。3.电子与纸质并存归档资料应同时保存电子文档和纸质文档，电子文档应按照统一的命名规则进行存储，纸质文档应装订成册，加盖归档章。（三）保管期限合同档案的保管期限根据合同性质和重要程度确定，一般分为短期、中期和长期。具体保管期限如下：1.短期保管保管期限为13年的合同档案，主要包括一般性的采购合同、销售合同等。2.中期保管保管期限为310年的合同档案，主要包括重要的采购合同、销售合同、租赁合同等。3.长期保管保管期限为10年以上的合同档案，主要包括涉及重大资产交易、战略合作协议、投资合同等。（四）档案查阅与借阅1.查阅集团内部人员因工作需要查阅合同档案，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。查阅时应在指定地点进行，不得擅自将档案带出或复制。2.借阅集团内部人员因工作需要借阅合同档案，应填写《合同档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、遗失，按时归还。七、合同的监督与检查（一）监督检查主体集团合同管理委员会负责对集团各单位合同管理工作进行监督检查。法务部门、财务部门等相关职能部门按照职责分工，对合同管理的具体事项进行监督检查。（二）监督检查内容1.合同管理制度执行情况检查集团各单位是否严格执行本制度，是否建立健全合同管理内部流程和制度。2.合同签订与履行情况检查合同的签订是否符合规定流程，合同条款是否合法合规、明确清晰；合同的履行是否及时、全面，是否存在违约行为。3.合同归档与保管情况检查合同档案是否及时归档，归档资料是否完整、准确，保管期限是否符合规定，档案查阅与借阅手续是否齐全。（三）监督检查方式1.定期检查集团合同管理委员会定期组织对集团各单位合同管理工作进行全面检查，一般每年不少于[X]次。2.不定期抽查法务部门、财务部门等相关职能部门不定期对集团各单位合同管理情况进行抽查，及时发现问题并督促整改。（四）问题整改对于监督检查中发现的问题，集团合同管理委员会应下达整改通知，要求相关单位限期整改。整改单位应制定整改措施，明确整改责任人，按时完成整改任务，并将整改情况及时报告。八、合同纠纷处理（一）纠纷预防1.加强合同审查在合同签订前，法务部门应严格审查合同条款，防范法律风险，避免因合同条款漏洞引发纠纷。2.规范合同履行业务部门应严格按照合同约定履行义务，及时与对方沟通协调，确保合同顺利履行，减少纠纷发生的可能性。3.做好证据收集在合同履行过程中，各部门应注意收集和保存相关证据，如合同文本、往来函件、会议纪要、验收报告、付款凭证等，以备发生纠纷时使用。（二）纠纷处理流程1.协商解决合同发生纠纷时，业务部门应首先与对方当事人进行协商，寻求解决方案。协商过程中，应注重事实和证据，合理表达诉求，争取达成双方都能接受的协议。2.申请调解如协商不成，可根据合同约定或双方协商一致，向相关调解机构申请调解。调解机构应按照法定程序进行调解，促使双方达成调解协议。3.提起仲裁或诉讼如调解不成，或双方未约定仲裁条款，可根据法律规定向有管辖权的仲裁机构申请仲裁或向人民法院提起诉讼。在仲裁或诉讼过程中，应积极配合