院校公务费管理制度

院校公务费管理制度一、总则（一）目的为了加强院校公务费的管理，规范公务费的使用行为，提高资金使用效益，保障院校各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于院校内各部门、各单位在公务活动中发生的费用支出管理。（三）基本原则1.合法性原则公务费的使用必须符合国家法律法规和财务制度的规定，严格遵守财经纪律。2.预算控制原则各部门应根据年度工作计划和预算安排，合理使用公务费，确保各项费用支出控制在预算范围内。3.效益性原则注重提高公务费的使用效益，优化资源配置，避免浪费和不合理支出。4.公开透明原则公务费的使用情况应定期公开，接受院校内部和社会的监督。二、公务费的分类及定义（一）办公费指院校各部门为开展日常办公活动所需的费用，包括办公用品、印刷费、邮电费、水电费、取暖费、物业管理费等。（二）差旅费指教职员工因公务出差所发生的城市间交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费等。（三）会议费指院校召开各类会议所发生的会议场地租用费、会议设备租赁费、会议资料印刷费、参会人员的住宿费、伙食费等。（四）培训费指院校开展各类培训活动所发生的培训师资费、培训场地费、培训教材费、学员的住宿费、伙食费等。（五）公务接待费指院校为接待来访的上级领导、兄弟院校、合作单位等所发生的餐饮费、住宿费、交通费等。（六）车辆运行维护费指院校公务车辆的燃料费、维修费、保险费、过路过桥费、停车费等。（七）其他公务费指除上述费用以外的其他与公务活动相关的费用支出。三、预算管理（一）预算编制1.各部门应根据本部门的工作任务和实际需求，在每年年底前编制下一年度的公务费预算。2.预算编制应遵循“量入为出、收支平衡”的原则，确保预算的科学性和合理性。3.公务费预算应细化到具体项目和明细科目，明确各项费用的支出标准和用途。（二）预算审批1.各部门编制的公务费预算经本部门负责人审核后，报院校财务部门汇总。2.财务部门对各部门的预算进行审核和平衡，编制院校年度公务费预算草案，报院校领导审批。3.经院校领导审批后的年度公务费预算，应及时下达给各部门执行。（三）预算执行1.各部门应严格按照批准的预算执行，不得擅自调整预算。2.如因工作需要确需调整预算的，应按照规定的程序办理预算调整手续。3.财务部门应加强对预算执行情况的监控和分析，定期向院校领导汇报预算执行情况。（四）预算调整1.预算调整的条件（1）国家政策、法规发生重大变化，对院校公务费支出产生重大影响的；（2）院校事业发展规划和工作任务发生重大调整，导致原预算无法满足工作需要的；（3）因不可抗力因素等特殊情况，需要调整预算的。2.预算调整的程序（1）各部门提出预算调整申请，说明调整的原因、项目和金额；（2）财务部门对预算调整申请进行审核，提出审核意见；（3）报院校领导审批；（4）经院校领导审批同意后，财务部门下达预算调整通知，各部门按照调整后的预算执行。四、费用报销管理（一）报销凭证要求1.公务费报销必须取得合法有效的报销凭证，包括发票、收据、财政票据等。2.报销凭证应注明日期、单位名称、项目名称、金额等内容，并加盖开具单位的发票专用章或财务专用章。3.报销凭证内容应真实、完整，不得涂改、挖补。如有错误，应由开具单位重开或更正，并在更正处加盖开具单位的印章。（二）报销审批流程1.报销人应按照规定填写报销审批单，将报销凭证粘贴在报销审批单后面，并签字确认。2.报销人所在部门负责人对报销事项的真实性、合理性进行审核，并签字审批。3.财务部门对报销凭证的合法性、合规性进行审核，对不符合规定的报销凭证予以退回。4.经财务部门审核通过后，报院校领导审批。5.院校领导审批通过后，报销人将报销审批单交财务部门办理报销手续。（三）报销标准1.办公费（1）办公用品应按照实际需求采购，严格控制库存。（2）印刷费应根据印刷内容和数量，合理选择印刷厂家，确保印刷质量的前提下，降低印刷成本。（3）邮电费应按照规定的标准报销，严禁使用公款支付私人通讯费用。（4）水电费、取暖费、物业管理费等应按照实际发生额报销。2.差旅费（1）城市间交通费应按照规定的等级乘坐交通工具，凭据报销。（2）住宿费应按照规定的标准在规定的地区范围内报销。（3）伙食补助费和市内交通费应按照规定的标准发放。3.会议费（1）会议费应严格按照批准的会议预算执行，不得超预算支出。（2）会议场地租用费、会议设备租赁费等应按照合同约定支付，并取得合法有效的发票。（3）参会人员的住宿费、伙食费等应按照规定的标准报销。4.培训费（1）培训费应严格按照批准的培训计划执行，不得超计划支出。（2）培训师资费、培训场地费、培训教材费等应按照合同约定支付，并取得合法有效的发票。（3）学员的住宿费、伙食费等应按照规定的标准报销。5.公务接待费（1）公务接待应严格按照规定的标准和程序进行，不得超标准接待。（2）公务接待费应取得合法有效的发票，并注明接待对象、人数、时间等内容。（3）严禁以公务接待为名，进行公款吃喝、旅游等活动。6.车辆运行维护费（1）车辆燃料费应按照实际消耗报销，严禁虚开发票套取资金。（2）车辆维修费应按照规定的程序进行审批，选择正规的维修厂家，确保维修质量。（3）车辆保险费、过路过桥费、停车费等应按照实际发生额报销。（四）报销时间1.报销人应在费用发生后的规定时间内办理报销手续，一般不得超过一个月。2.对于因特殊原因未能及时报销的费用，报销人应向财务部门说明原因，并经财务部门同意后，方可延期报销。五、公务接待管理（一）接待原则1.热情周到原则以热情、礼貌的态度接待来访客人，提供优质的服务。2.勤俭节约原则严格控制接待标准，杜绝铺张浪费，节约经费开支。3.对口接待原则根据来访客人的身份和目的，安排相应的部门和人员进行接待。（二）接待范围1.上级领导来院校检查指导工作；2.兄弟院校来院校交流合作；3.合作单位来院校洽谈业务；4.其他需要接待的公务活动。（三）接待标准1.住宿标准根据来访客人的身份和级别，按照规定的标准安排住宿。2.餐饮标准严格控制餐饮费用，不得超标准安排宴请。3.陪同人员根据来访客人的人数和接待需要，合理安排陪同人员，陪同人员数量应严格控制。（四）接待审批1.接待部门应提前填写《公务接待审批单》，详细说明接待对象、人数、时间、事由、接待标准等内容，并报院校领导审批。2.经院校领导审批同意后，接待部门按照审批意见安排接待工作。（五）接待费用结算1.接待费用应按照规定的标准结算，不得超标准支付。2.接待费用报销时，应提供合法有效的发票，并注明接待对象、人数、时间等内容。3.接待费用报销审批流程按照本制度费用报销管理的规定执行。六、车辆运行维护管理（一）车辆配备1.根据院校工作需要，合理配备公务车辆，确保车辆数量能够满足工作需求。2.车辆配备应遵循经济实用、节能环保的原则，优先选择国产自主品牌车辆。（二）车辆使用1.公务车辆应严格按照规定的用途使用，不得公车私用。2.车辆使用实行派车制度，用车部门应提前填写《派车单》，注明用车时间、地点、事由、乘车人数等内容，并报车辆管理部门审批。3.车辆管理部门应根据车辆使用情况和驾驶员工作安排，合理安排车辆调度，确保车辆使用的合理性和高效性。（三）车辆维护1.建立健全车辆维护保养制度，定期对车辆进行维护保养，确保车辆性能良好。2.车辆维护保养应按照车辆使用说明书和维修手册的要求进行，选择正规的维修厂家进行维修。3.车辆维修应提前填写《车辆维修审批单》，注明维修项目、维修金额等内容，并报车辆管理部门审批。4.车辆管理部门应加强对车辆维修费用的审核，严格控制维修成本，确保维修费用的合理性和合规性。（四）车辆保险1.按照国家有关规定，为公务车辆购买相应的保险，确保车辆行驶安全。2.车辆保险费用应按照规定的标准支付，不得超标准购买保险。（五）车辆费用结算1.车辆燃料费、维修费、保险费、过路过桥费、停车费等应按照实际发生额报销。2.车辆费用报销审批流程按照本制度费用报销管理的规定执行。七、监督检查（一）内部监督1.财务部门应定期对各部门公务费的使用情况进行检查，及时发现和纠正存在的问题。2.审计部门应定期对院校公务费的使用情况进行审计，加强对公务费使用的监督和管理。（二）外部监督1.接受国家有关部门的监督检查，如实提供相关资料和信息。2.主动接受社会监督，及时公开公务费的使用情况，保障公众的知情权和监督权。