大学财务审计档案管理制度​

大学财务审计档案管理制度​

大学财务审计档案管理制度一、总则1.目的：为了加强大学财务审计档案的科学管理，确保档案资料的完整、安全，有效利用财务审计档案信息资源，为学校的财务管理、审计监督及决策提供有力支持，特制定本制度。2.适用范围：本制度适用于大学内所有与财务审计相关档案的收集、整理、归档、保管、查阅、销毁等管理活动。3.管理原则：遵循集中统一管理、真实完整、安全保密、便于利用的原则，确保财务审计档案管理工作的规范化、科学化、制度化。二、管理职责1.财务部门职责-负责本部门日常财务工作中形成的各类财务审计资料的收集、整理和初步审核，确保资料的真实性、完整性和准确性。-按照规定的时间和要求，将整理好的财务审计资料移交至学校档案管理部门。-协助档案管理部门对财务审计档案进行分类、编号等工作。2.审计部门职责-负责审计项目实施过程中各类审计资料的收集、整理和归档工作，包括审计计划、审计工作底稿、审计报告等。-对审计档案的质量进行审核，确保审计档案内容规范、逻辑严谨。-配合档案管理部门做好审计档案的保管、查阅等工作，对涉及审计机密的档案资料严格保密。3.档案管理部门职责-负责制定和完善财务审计档案管理制度，并监督制度的执行情况。-接收财务部门和审计部门移交的财务审计档案，进行统一的分类、编号、编目、装订、上架等整理工作。-负责财务审计档案的安全保管，提供适宜的保管环境，采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，定期对档案进行检查和维护。-负责办理财务审计档案的查阅、借阅手续，对查阅、借阅情况进行登记，并监督档案的归还情况。-按照规定的程序和方法，对超过保管期限且无保存价值的财务审计档案进行销毁处理。三、档案收集与整理1.收集范围-财务档案：包括会计凭证、会计账簿、财务报表、财务预算、财务分析报告、财务规章制度、财务审批文件、资金往来记录、资产清查资料等。-审计档案：审计项目计划、审计通知书、被审计单位基本情况表、审计工作底稿、审计证据、审计报告、审计决定书、审计整改报告、审计意见反馈等。2.收集要求-财务部门和审计部门在各自工作过程中形成的财务审计资料，应及时收集，确保资料的完整性，不得遗漏重要文件和记录。-收集的资料应具备真实性和准确性，内容清晰、数据准确，签字盖章等手续完备。3.整理要求-财务部门和审计部门应按照档案管理的相关规定，对收集的资料进行初步整理，分类有序，便于后续的归档工作。-档案管理部门接收移交的档案后，按照一定的分类标准进行统一整理，如按照时间顺序、项目类别等进行分类编号，编制档案目录，建立电子和纸质索引，方便查询和利用。四、档案归档1.归档时间-财务部门应在年度财务工作结束后的[X]个月内，将整理好的上一年度财务审计档案移交至档案管理部门。-审计部门应在每个审计项目结束后的[X]个工作日内，将该项目的审计档案整理归档并移交至档案管理部门。2.归档手续-移交档案时，移交部门应填写《财务审计档案移交清单》，详细列出移交档案的名称、数量、所属期间等信息，双方签字确认，各留存一份。-档案管理部门对移交的档案进行核对验收，如发现档案资料不完整或不符合要求，应及时通知移交部门补充或整改。五、档案保管1.保管条件-档案管理部门应设立专门的财务审计档案库房，配备必要的保管设备，如档案架、温湿度控制设备、消防设备、防虫药品等，确保档案保管环境符合要求。-档案库房应保持清洁、通风、干燥，温度控制在[适宜温度范围]，相对湿度控制在[适宜湿度范围]。2.保管期限-财务审计档案的保管期限按照国家有关规定执行，一般分为永久、定期（如3年、5年、10年、15年等）两种。具体保管期限根据档案的重要性、性质和相关法规确定。-档案管理部门应建立档案保管期限表，对各类财务审计档案的保管期限进行明确标注，并定期对档案的保管期限进行检查和调整。3.档案清查-档案管理部门应定期对财务审计档案进行清查盘点，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、完整性和存放位置准确无误。-在清查过程中，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。同时，应将清查结果形成报告，上报学校相关领导。六、档案查阅与借阅1.查阅规定-校内人员因工作需要查阅财务审计档案的，应填写《财务审计档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字批准后，到档案管理部门办理查阅手续。-档案管理部门应根据申请表的内容，为查阅人员提供相应的档案资料，并在专门的查阅区域进行监督查阅，查阅人员不得擅自将档案带出查阅区域。-查阅人员应爱护档案资料，不得在档案上涂改、划圈、批注、污损等，不得擅自摘抄、复制档案内容。如需摘抄或复制部分内容，应另行填写《财务审计档案摘抄/复制申请表》，经档案管理部门负责人和学校相关领导批准后，在档案管理人员的监督下进行。2.借阅规定-校内人员因特殊工作需要借阅财务审计档案的，应填写《财务审计档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限、归还时间等，经所在部门负责人、档案管理部门负责人和学校相关领导签字批准后，方可办理借阅手续。-借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅人员必须按时归还档案，不得转借他人。-档案管理部门应对借阅情况进行详细登记，包括借阅人姓名、部门、借阅档案名称、借阅时间、归还时间等信息。归还档案时，应认真检查档案的完整性和完好性，如有损坏或丢失，应按照相关规定追究借阅人的责任。七、档案保密1.财务审计档案涉及学校的财务状况、经济决策等重要信息，属于学校保密工作的重点范畴。所有接触和管理财务审计档案的人员都应严格遵守国家有关保密法律法规和学校的保密制度，履行保密义务。2.档案管理部门应采取必要的保密措施，如对档案库房进行安全防护，限制无关人员进入；对电子档案进行加密存储，设置访问权限等。3.在查阅、借阅财务审计档案过程中，查阅、借阅人员不得向无关人员泄露档案内容。未经学校批准，不得将档案资料提供给校外单位或个人。如有违反保密规定的行为，将依法依规追究相关人员的责任。八、档案销毁1.销毁鉴定-档案管理部门应定期对超过保管期限的财务审计档案进行鉴定，会同财务部门和审计部门组成鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。-鉴定小组应根据档案的历史记录、现实利用价值、法规要求等因素，确定档案是否仍有保存必要。对于确无保存价值的档案，应编制《财务审计档案销毁清册》，详细列出档案的名称、数量、所属期间、销毁原因等信息。2.销毁审批-《财务审计档案销毁清册》经鉴定小组签字确认后，报学校主管领导审批。学校主管领导应认真审核销毁清册的内容，确保档案销毁工作的合理性和合规性。3.销毁实施-经学校主管领导批准后，档案管理部门应按照规定的程序和方法对需销毁的档案进行销毁处理。对于纸质档案，可采用粉碎、焚烧等方式进行销毁；对于电子档案，应采用数据擦除、物理破坏存储介质等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。-在销毁过程中，应安排专人负责监督，确保销毁工作彻底、安全。销毁完成后，监督人员应在销毁清册上签字确认。4.销毁记录-档案管理部门应将档案销毁的全过程进