徐汇区采购书架管理制度

徐汇区采购书架管理制度一、总则（一）目的为了规范徐汇区采购书架的管理流程，确保书架采购工作的顺利进行，满足公司办公及业务发展对书架的需求，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于徐汇区公司内所有涉及书架采购的相关部门及人员。（三）基本原则1.按需采购原则：根据各部门实际工作需要，合理确定书架的采购数量、规格和类型，避免盲目采购和资源浪费。2.质量优先原则：优先选择质量可靠、材质优良、款式合适的书架产品，确保其能够满足长期使用要求。3.成本控制原则：在保证书架质量和功能的前提下，通过合理的采购流程和谈判技巧，控制采购成本，提高资金使用效益。4.规范流程原则：严格遵循既定的采购流程，确保采购过程公开、公平、公正，杜绝违规操作。二、采购需求申请（一）需求提出1.各部门根据工作实际情况，如办公区域调整、业务资料增加等，确定需要采购书架的具体需求。由部门负责人填写《书架采购需求申请表》，详细说明书架的用途、数量、规格、材质、颜色等要求。2.对于临时性或紧急性的书架采购需求，需在申请表中注明原因及预计使用时间。（二）需求审核1.《书架采购需求申请表》提交至行政部门后，行政部门对需求的合理性、必要性进行初步审核。审核内容包括但不限于：是否与部门工作实际相符、现有书架资源能否满足需求、预算是否合理等。2.若行政部门认为需求不合理或存在其他问题，应及时与申请部门沟通，要求其对申请表进行修改或补充说明。若审核通过，行政部门将申请表提交至财务部门进行预算审核。（三）预算审核1.财务部门根据公司财务状况和相关预算安排，对书架采购预算进行审核。审核重点包括预算金额的准确性、是否在公司可承受范围内等。2.若预算审核通过，财务部门在申请表上签字确认；若预算超出公司规定范围，财务部门应与申请部门协商调整预算，或提出其他解决方案。三、采购流程（一）供应商选择1.行政部门根据审核通过的采购需求，通过多种渠道寻找合适的书架供应商。渠道包括但不限于：网络搜索、行业推荐、供应商名录、实地考察等。2.对潜在供应商进行评估，评估内容包括供应商的信誉、产品质量、价格水平、售后服务、生产能力等方面。可通过查阅供应商的资质证书、业绩案例、客户评价等方式进行综合评估。3.行政部门挑选出至少三家符合要求的供应商，并向其发送《书架采购询价单》，详细说明书架的规格、数量、材质、交货时间、质量要求等内容，要求供应商在规定时间内报价。（二）报价比较1.行政部门收集各供应商的报价单后，对其价格、产品质量、售后服务等方面进行详细比较。2.制作《书架采购报价比较表》，将各供应商的报价、产品优势和劣势等信息进行整理对比，以便直观地了解各供应商的情况。3.根据比较结果，行政部门筛选出性价比最高的供应商，作为重点谈判对象。（三）商务谈判1.行政部门与选定的供应商进行商务谈判，就价格、交货期、付款方式、售后服务等条款进行协商。2.在谈判过程中，行政部门应坚持公司利益最大化原则，争取最优惠的采购条件。同时，要明确双方的权利和义务，确保合同条款清晰、明确、合理。3.谈判达成一致后，双方签订《书架采购意向书》，明确采购的基本条款和意向。（四）合同签订1.根据《书架采购意向书》的内容，行政部门起草正式的《书架采购合同》。合同应包含以下主要条款：双方当事人的名称、地址、联系方式；书架的规格、数量、材质、颜色、质量标准；价格及付款方式；交货时间、地点、运输方式；售后服务内容及期限；违约责任等。2.《书架采购合同》经双方审核无误后，由公司法定代表人或授权代表签字，并加盖公司公章。同时，供应商也应加盖公章或合同专用章。3.合同签订后，行政部门将合同副本分发给财务部门、申请部门等相关部门，以便各部门按照合同要求履行各自职责。四、采购验收（一）到货通知1.供应商应按照合同约定的交货时间和地点，将书架送达公司。在交货前，供应商应提前通知行政部门预计到货时间，以便行政部门做好验收准备工作。2.行政部门收到到货通知后，及时通知申请部门和质量检验人员，共同参与验收工作。（二）外观检查1.书架到货后，首先由行政部门和申请部门的人员对书架的外观进行检查。检查内容包括书架的表面是否平整、有无划痕、磕碰、掉漆等缺陷；颜色是否与合同约定一致；各部件的安装是否牢固、整齐等。2.如发现外观存在问题，应及时与供应商沟通，要求其进行整改或更换。（三）数量核对1.按照合同要求，对书架的数量进行逐一核对。确保实际到货数量与合同约定数量一致，如有短缺或多余情况，应及时记录并与供应商核实。2.同时，检查书架的规格、型号是否与合同相符，避免出现错发、误发的情况。（四）质量检验1.质量检验人员按照相关质量标准和合同要求，对书架的质量进行全面检验。检验内容包括书架的结构强度、稳定性、材质质量等方面。2.可采用抽样检验或全部检验的方式进行质量检验。对于重要部件或关键性能指标，应进行重点检验。3.如发现质量问题，应立即停止验收，并要求供应商采取措施解决。质量问题未解决之前，不得办理入库手续。（五）验收报告1.验收工作完成后，行政部门、申请部门和质量检验人员共同填写《书架采购验收报告》，详细记录验收情况，包括验收时间、地点、验收人员、书架规格数量、外观检查结果、数量核对情况、质量检验结果等内容。2.验收报告经各方签字确认后生效。如验收合格，验收报告作为书架入库的依据；如验收不合格，验收报告作为向供应商提出整改或索赔要求的重要文件。五、入库管理（一）入库手续办理1.验收合格的书架，由行政部门负责办理入库手续。行政部门填写《书架入库单》，详细记录书架的名称、规格、数量、入库时间、供应商名称等信息。2.《书架入库单》一式三联，一联由行政部门留存，作为库存管理的依据；一联交财务部门，作为记账凭证；一联交申请部门，作为领取书架的凭证。（二）库存管理1.行政部门设立专门的书架库存台账，对书架的出入库情况进行详细记录。台账应包括书架的编号、名称、规格、数量、入库时间、领用部门、领用时间、归还时间等信息。2.定期对书架库存进行盘点，确保账实相符。盘点工作可每月、每季度或每半年进行一次，具体盘点周期根据公司实际情况确定。3.如发现库存数量与台账记录不符，应及时查明原因，并进行相应的调整。对于盘盈或盘亏的书架，应填写《书架库存盘点差异表》，说明差异情况及原因，经相关负责人审批后进行处理。六、领用管理（一）领用申请1.各部门如需领用书架，由部门负责人填写《书架领用申请表》，注明领用书架的规格、数量、用途等信息，并提交至行政部门。2.行政部门对领用申请进行审核，审核内容包括：申请部门是否有合理的领用需求、库存是否有足够的书架可供领用等。（二）领用审批1.若领用申请审核通过，行政部门将申请表提交至公司分管领导进行审批。分管领导根据公司整体情况和申请部门的实际需求，决定是否批准领用申请。2.经分管领导批准后，行政部门在申请表上签字确认，并通知申请部门到指定地点领取书架。（三）领用发放1.申请部门凭审批通过的《书架领用申请表》到行政部门领取书架。行政部门根据申请表上的信息，发放相应规格和数量的书架，并在《书架入库单》上注明领用情况。2.领用人员在领取书架时，应仔细检查书架的质量和完整性，如有问题应及时向行政部门反馈。（四）领用登记1.行政部门在发放书架后，及时更新书架库存台账，记录书架的领用时间、领用部门、领用人员等信息。2.同时，将《书架领用申请表》归档保存，以备后续查询和统计使用。七、使用与维护（一）使用规范1.各部门应按照书架的设计用途合理使用书架，不得随意更改其结构或用途。2.书架上存放的物品应摆放整齐、分类存放，不得超重、超量放置，以免影响书架的使用寿命和安全性。3.在使用过程中，应注意保持书架的清洁卫生，定期擦拭灰尘，避免灰尘积累影响书架外观和使用寿命。（二）维护责任1.书架的日常维护由使用部门负责。使用部门应指定专人负责书架的维护工作，定期检查书架的使用情况，发现问题及时报告行政部门。2.对于一般性的损坏，如螺丝松动、部件损坏等，使用部门可自行进行维修或更换；对于较为严重的损坏，行政部门应及时联系供应商进行维修或处理。（三）维修与更换1.行政部门建立书架维修记录档案，对每次维修的时间、原因、维修内容、维修人员等信息进行详细记录。2.如书架因使用年限较长或损坏严重无法修复，需要进行更换时，由使用部门填写《书架更换申请表》，说明更换原因、书架规格数量等信息，按照采购需求申请流程进行审批和采购。八、报废管理（一）报废鉴定1.当书架出现严重损坏、无法正常使用且维修成本过高，或因公司办公布局调整等原因不再需要时，由使用部门提出书架报废申请。2.行政部门组织相关人员对申请报废的书架进行鉴定，确定其是否符合报废条件。鉴定人员应包括行政部门人员、技术人员、财务人员等，必要时可邀请外部专家参与鉴定。（二）报废审批1.经鉴定符合报废条件的书架，由行政部门填写《书架报废申请表》，详细说明书架的基本情况、报废原因、鉴定情况等内容，并提交至公司领导审批。2.公司领导根据申请内容和实际情况进行审批，批准后在申请表上签字确认。（三）报废处理1.获得批准报废的书架，由行政部门负责组织处理。处理方式包括但不限于：变卖、捐赠、报废拆解等。2.在处理报废书架过程中，应做好相关记录，如处理时间、处理方式、处理收入等信息，并将处理结果报财务部门进行账务处理。九、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对书架采购、验收、入库、领用、使用、维护、报废等环节进行监督检查，确保各项管理制度的执行情况符合规定要求。2.审计部门可通过查阅相关文件资料、实地查看、访谈相关人员等方式进行监督检查，对于发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）违规处理1.对于违反本制度规定的行为，如未经审批擅自采购书架、虚