分公司公共设备管理制度

分公司公共设备管理制度一、总则1.目的为加强分公司公共设备的管理，确保公共设备的正常运行，提高设备使用效率，延长设备使用寿命，保障分公司各项工作的顺利开展，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于分公司内所有公共设备，包括但不限于办公设备（如电脑、打印机、复印机、传真机等）、通讯设备（如固定电话、移动电话等）、网络设备（如路由器、交换机等）、办公家具（如桌椅、文件柜等）、电器设备（如空调、饮水机等）以及其他公共设施。3.管理原则遵循“统一管理、分级负责、合理使用、定期维护、及时维修”的原则，确保公共设备的管理工作规范化、科学化、制度化。二、管理职责1.综合管理部门负责制定和完善公共设备管理制度，并监督制度的执行情况。统筹规划公共设备的采购、调配、报废等工作，确保设备资源的合理配置。建立公共设备台账，记录设备的基本信息、使用情况、维护维修情况等，定期对设备台账进行更新和核对。组织实施公共设备的定期盘点工作，确保设备账实相符。协调处理公共设备管理过程中的重大问题，对违规行为进行调查和处理。2.使用部门负责本部门公共设备的日常使用和保管，指定专人负责设备的管理工作，并明确其职责。按照操作规程正确使用公共设备，不得擅自更改设备的配置和参数，不得私自拆卸、改装设备。定期对本部门公共设备进行清洁、保养，发现设备故障及时报修，并协助维修人员进行维修。负责本部门公共设备的安全管理，做好设备的防盗、防火、防潮、防虫等工作。配合综合管理部门做好公共设备的盘点、清查等工作，如实提供设备使用情况和相关资料。3.维修部门负责公共设备的维修工作，制定维修计划和维修流程，确保设备及时得到维修。建立维修档案，记录设备的维修情况，包括故障原因、维修时间、维修内容、更换的零部件等。定期对维修人员进行技术培训，提高维修人员的业务水平和维修技能。负责维修所需零部件的采购和库存管理，确保维修工作的顺利进行。对维修后的设备进行质量跟踪，确保设备正常运行。4.财务部门负责公共设备采购资金的预算编制和审核，确保资金的合理使用。按照财务制度对公共设备的采购、维修、报废等费用进行核算和报销，严格控制费用支出。定期对公共设备的资产价值进行评估，为设备的更新换代和报废处理提供财务依据。三、设备采购与配置1.采购计划各使用部门根据工作需要，每年年底前向综合管理部门提交下一年度公共设备采购计划，详细说明设备的名称、规格、型号、数量、用途等。综合管理部门对各部门提交的采购计划进行汇总、审核，结合分公司的实际情况和发展规划，制定分公司年度公共设备采购预算，报公司领导审批。2.采购流程经公司领导审批后的采购预算，由综合管理部门按照公司采购管理规定组织实施采购。采购人员应选择具有良好信誉和资质的供应商，通过招标、询价、谈判等方式进行采购，确保采购设备的质量和性价比。采购合同签订后，采购人员应及时将合同副本交综合管理部门备案，并跟踪设备的到货情况。3.设备配置综合管理部门根据采购合同和设备到货情况，及时组织设备的验收工作。验收合格的设备，由综合管理部门按照各部门的需求进行配置，并办理相关领用手续。设备配置应遵循合理、公平、公正的原则，优先保障重点部门和关键岗位的工作需要。对于新购置的公共设备，综合管理部门应组织相关人员进行培训，使其熟悉设备的性能、操作规程和维护保养知识。四、设备使用与保管1.使用规范公共设备的使用人员应经过培训，熟悉设备的性能和操作规程，严格按照操作规程进行操作。不得擅自将公共设备转借他人使用，如需转借，应经综合管理部门批准，并办理相关手续。在使用公共设备过程中，如发现设备异常或出现故障，应立即停止使用，并及时通知维修部门进行维修。不得在公共设备上安装与工作无关的软件和程序，不得利用公共设备从事违法违规活动。2.保管责任各使用部门应指定专人负责公共设备的保管工作，明确保管人员的职责。保管人员应定期对公共设备进行检查和维护，确保设备的正常运行。公共设备应存放在安全、整洁、通风良好的场所，避免设备受到损坏、污染和丢失。对于长期闲置不用的公共设备，保管人员应及时通知综合管理部门进行处理。3.标识管理综合管理部门应对公共设备统一编号，并在设备显著位置粘贴标识牌，注明设备名称、编号、使用部门等信息。标识牌应保持清晰、完好，如有损坏或丢失，应及时更换或补充。五、设备维护与维修1.维护计划维修部门应根据公共设备的使用情况和性能特点，制定年度设备维护计划，明确维护内容、维护时间、维护人员等。年度设备维护计划应报综合管理部门审核后实施。2.日常维护使用部门负责公共设备的日常维护工作，包括清洁、保养、检查等。日常维护工作应按照设备操作规程和维护手册的要求进行，确保设备的正常运行。3.定期维护维修部门按照年度设备维护计划，定期对公共设备进行全面维护，包括设备的调试、校准、润滑、紧固等。定期维护工作应做好记录，并存档备查。4.故障维修设备出现故障时，使用部门应及时填写《设备维修申请表》，注明设备名称、故障现象、故障发生时间等信息，报维修部门。维修部门接到维修申请后，应及时安排维修人员进行维修。维修人员应在接到申请后的[X]个工作日内到达现场进行维修，如遇特殊情况无法按时到达，应及时向使用部门说明原因。维修人员在维修过程中，应认真检查设备故障原因，采取有效的维修措施，确保设备尽快恢复正常运行。维修完成后，维修人员应填写《设备维修记录单》，详细记录维修情况，并由使用部门签字确认。对于维修时间较长或维修费用较高的设备，维修部门应及时向综合管理部门汇报维修进展情况。5.维修费用管理维修费用由财务部门按照公司财务制度进行核算和报销。维修费用应严格控制在预算范围内，如因特殊情况超出预算，应报公司领导审批。维修部门应建立维修费用台账，记录每次维修的费用支出情况，定期进行统计和分析。六、设备盘点与清查1.盘点计划综合管理部门每年定期组织公共设备的盘点工作，制定盘点计划，明确盘点时间、盘点范围、盘点人员等。盘点计划应提前通知各使用部门和相关人员，做好盘点准备工作。2.盘点方法盘点采用实地盘点的方法，对公共设备的数量、型号、规格、使用状况等进行逐一核对。盘点人员应认真填写《公共设备盘点表》，详细记录设备的实际情况，并与设备台账进行核对。3.清查结果处理盘点结束后，综合管理部门应及时对盘点结果进行汇总和分析，编制《公共设备盘点报告》。如发现账实不符的情况，应查明原因，属于正常损耗或报废的设备，应按照规定办理相关手续；属于人为原因造成设备损坏或丢失的，应追究相关人员的责任。对于盘盈的设备，应及时入账，并查明来源，按照规定进行处理。七、设备报废与处置1.报废条件公共设备符合下列条件之一的，可申请报废：已超过规定使用年限，且设备性能严重下降，无法满足工作需要的；因技术进步、设备更新等原因，已被新型设备替代，且无使用价值的；因意外事故或自然灾害等原因，造成设备严重损坏，无法修复的；其他经鉴定已无使用价值的。2.报废申请设备使用部门或保管人员发现设备符合报废条件时，应填写《公共设备报废申请表》，详细说明设备名称、型号、规格、购置时间、报废原因等信息，报综合管理部门。综合管理部门接到报废申请后，应组织相关人员进行技术鉴定，确认设备是否符合报废条件。3.报废审批经技术鉴定确认符合报废条件的设备，由综合管理部门填写《公共设备报废审批表》，报公司领导审批。公司领导审批同意后，设备方可进行报废处理。4.报废处