公司自供自物品管理制度VIP

公司自供自物品管理制度一、总则（一）目的为了加强公司自供自物品的管理，规范物品采购、使用、保管等流程，提高物品使用效率，降低公司运营成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有自供自物品的管理，包括但不限于办公用品、劳保用品、设备及工具等。（三）管理原则1.统一管理原则：公司对自供自物品实行统一规划、统一采购、统一调配、统一核算，确保管理的规范化和标准化。2.按需采购原则：根据公司实际需求，合理确定采购数量和种类，避免盲目采购和浪费。3.成本控制原则：在保证物品质量和满足工作需要的前提下，努力降低采购成本和使用成本。4.责任追究原则：对在自供自物品管理过程中出现的违规行为，追究相关人员的责任。二、管理职责（一）采购部门职责1.负责制定自供自物品采购计划，根据各部门需求和库存情况，合理安排采购时间和数量。2.选择合格的供应商，建立供应商档案，定期对供应商进行评估和管理。3.组织实施采购活动，签订采购合同，确保采购物品的质量、价格和交货期符合要求。4.负责采购物品的验收、入库、付款等工作，及时处理采购过程中的问题。（二）使用部门职责1.根据工作需要，提出自供自物品的需求计划，明确物品的规格、型号、数量等要求。2.负责本部门自供自物品的领用、使用和保管，合理使用物品，避免浪费和损坏。3.配合采购部门做好物品的验收工作，对不符合要求的物品及时提出退换货意见。4.定期对本部门自供自物品的使用情况进行盘点和统计，向采购部门反馈物品需求变化情况。（三）仓库管理部门职责1.负责自供自物品的入库、存储、保管和发放工作，确保物品的安全和完好。2.建立物品库存台账，及时记录物品的出入库情况，定期进行盘点，保证账实相符。3.按照规定的存储条件和保管要求，对物品进行分类存放，做好防潮、防火、防盗等工作。4.根据采购部门的通知，及时办理物品的入库手续，按照使用部门的领料单发放物品。（四）财务部门职责1.负责审核自供自物品采购计划和采购合同，确保采购资金的合理性和合规性。2.对采购物品的发票进行审核，办理付款手续，做好财务核算工作。3.定期对自供自物品的成本进行分析和核算，为公司成本控制提供数据支持。三、采购管理（一）采购计划制定1.各部门应于每月[具体日期]前，将次月自供自物品需求计划报送采购部门。需求计划应详细注明物品名称、规格型号、数量、预计使用时间等信息。2.采购部门根据各部门需求计划和库存情况，综合考虑市场供应情况、价格波动等因素，制定次月采购计划。采购计划应明确采购物品的名称、规格型号、数量、采购时间、预算金额等内容。3.采购计划经采购部门负责人审核后，报公司分管领导审批。审批通过后的采购计划作为采购工作的依据。（二）供应商选择与管理1.采购部门应建立供应商评估和选择机制，通过市场调研、供应商推荐、招标、询价等方式，选择合格的供应商。2.对供应商的评估内容包括供应商的资质、信誉、产品质量、价格、交货期、售后服务等方面。采购部门应定期对供应商进行评估，建立供应商档案，记录供应商的基本信息、评估结果等内容。3.与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物品规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。采购合同应报公司法律部门审核后签订。（三）采购实施1.采购部门根据审批后的采购计划，按照采购合同的要求，组织实施采购活动。采购人员应与供应商保持密切沟通，及时了解采购进度和交货情况，确保采购任务按时完成。2.采购过程中如遇供应商交货延迟、产品质量问题等情况，采购人员应及时与供应商协商解决，并向采购部门负责人汇报。如问题严重影响公司正常生产经营，应及时报公司分管领导处理。3.采购物品到货前，采购部门应通知仓库管理部门做好验收准备工作。四、验收管理（一）验收标准1.采购物品的验收应按照采购合同约定的质量标准和验收规范进行。验收人员应严格把关，确保采购物品的质量符合要求。2.对于办公用品、劳保用品等一般性物品，验收人员应检查物品的规格、型号、数量、外观等是否与采购合同一致，是否有损坏、变质等情况。3.对于设备及工具等专业性较强的物品，验收人员应会同使用部门专业人员共同进行验收，检查设备的性能、参数、运行状况等是否符合要求，是否提供相关技术资料和售后服务承诺。（二）验收程序1.采购物品到货后，仓库管理部门应及时通知验收人员进行验收。验收人员应在规定时间内完成验收工作，并填写验收报告。2.验收报告应包括物品名称、规格型号、数量、供应商名称、采购合同编号、验收情况（合格、不合格及具体问题描述）等内容。验收人员和仓库管理人员应在验收报告上签字确认。3.如验收合格，仓库管理部门应及时办理入库手续；如验收不合格，采购部门应及时与供应商联系，办理退换货等事宜，并跟踪处理结果。五、库存管理（一）入库管理1.采购物品经验收合格后，仓库管理部门应及时办理入库手续。入库人员应根据验收报告，核对物品的名称、规格型号、数量等信息，确保与采购合同一致。2.入库人员应将物品按照规定的存储位置进行存放，并在库存台账上记录物品的入库日期、供应商名称、采购合同编号、规格型号、数量等信息。3.对于贵重物品、易燃易爆物品等特殊物品，应按照相关规定进行单独存放和管理，并做好安全防护措施。（二）存储管理1.仓库管理部门应按照物品的性质、用途、存储条件等进行分类存放，确保物品存放有序，便于查找和管理。2.仓库应保持通风、干燥、清洁，温度、湿度等环境条件应符合物品存储要求。对于易受潮、易变质的物品，应采取防潮、防霉、防虫等措施。3.仓库管理人员应定期对库存物品进行检查和盘点，发现问题及时处理。如发现物品损坏、变质、丢失等情况，应及时报告仓库管理部门负责人，并查明原因，追究相关人员的责任。（三）出库管理1.使用部门因工作需要领用自供自物品时，应填写领料单。领料单应注明物品名称、规格型号、数量、领用部门、领用日期、用途等信息，并经部门负责人签字批准。2.仓库管理人员根据领料单发放物品，发放时应核对物品的名称、规格型号、数量等信息，确保与领料单一致。发放后，应在库存台账上记录物品的出库日期、领用部门、领用数量等信息。3.对于贵重物品、易燃易爆物品等特殊物品的领用，应严格按照相关规定进行审批和发放，并做好领用记录。（四）盘点管理1.仓库管理部门应定期对库存物品进行盘点，确保账实相符。盘点周期为[具体周期，如每月、每季度、每年]。2.盘点前，仓库管理人员应做好盘点准备工作，包括整理库存物品、核对库存台账等。盘点时，应采用实地盘点的方法，对库存物品逐一进行清点。3.盘点结束后，仓库管理人员应编制盘点报告，详细记录盘点情况，包括盘点日期、盘点范围、实际库存数量、账存数量、盘盈盘亏情况及原因分析等。盘点报告经仓库管理部门负责人审核后报财务部门。4.如发现盘盈盘亏情况，仓库管理部门应及时查明原因，提出处理意见，并报公司分管领导审批。经审批后，财务部门应根据处理意见进行账务调整。六、使用管理（一）领用规定1.使用部门应按照实际工作需要领用自供自物品，不得超量领用或浪费。2.领用的物品应妥善保管，合理使用，不得转借他人或挪作他用。3.对于有使用期限或保质期的物品，使用部门应在规定期限内使用完毕，避免过期浪费。（二）使用监督1.各部门负责人应加强对本部门自供自物品使用情况的监督和管理，定期检查物品的使用情况，发现问题及时纠正。2.公司行政部门应不定期对各部门自供自物品的使用情况进行抽查，对发现的违规行为进行通报批评，并责令限期整改。（三）损坏赔偿1.因使用不当或保管不善造成自供自物品损坏、丢失的，使用部门应负责赔偿。赔偿金额按照物品的原价或折旧后的价值计算。2.赔偿款应及时上缴公司财务部门，由财务部门统一核算。七、报废管理（一）报废条件1.自供自物品已超过使用期限，且无法正常使用或维修的。2.因技术进步、设备更新等原因，已被淘汰或不再适用的。3.因自然灾害、意外事故等原因造成物品损坏，无法修复或无修复价值的。（二）报废申请1.使用部门或仓库管理部门发现符合报废条件的物品后，应填写报废申请表。报废申请表应注明物品名称、规格型号、数量、购置日期、报废原因等信息，并经部门负责人签字确认。2.报废申请表经使用部门或仓库管理部门负责人审核后，报公司分管领导审批。审批通过后的报废申请表作为报废处理的依据。（三）报废处理1.经审批同意报废的物品，由仓库管理部门负责组织清理和处置。报废物品的处置方式包括变卖、捐赠、报废销毁等，应根据物品的性质和价值选择合适的处置方式。2.对于涉及环保、安全等特殊要求的报废物品，应按照相关法律法规的规定进行处理，确保处置过程符合环保、安全要求。3.报废物品处置后，仓库管理部门应及时在库存台账上核销，并将处置情况报财务部门备案。财务部门应根据处置情况进行账务处理。八、监督与检查（一）内部审计公司内部审计部门应定期对自供自物品的管理情况进行审计，检查采购计划的执行情况、采购合同的签订与履行情况、物品的验收与入库情况、库