公司用章及合同管理制度

公司用章及合同管理制度一、总则（一）目的为加强公司印章及合同的管理，规范印章使用及合同签订流程，防范风险，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构，涵盖公司各类印章（包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章等）的使用管理以及各类合同（包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、劳动合同等）的签订、履行、变更、解除等全过程管理。（三）基本原则1.依法合规原则严格遵守国家法律法规及相关政策规定，确保印章使用及合同签订行为合法有效。2.审慎用章原则印章使用应经过严格审批，确保用章事项真实、必要、合规，避免不当用章带来的风险。3.合同风险防控原则加强合同从起草、审核、签订到履行等各环节的管理，有效防范合同风险，维护公司利益。二、印章管理（一）印章种类及保管1.公章：由公司行政部门指定专人保管。保管人员应具备高度的责任心，确保公章存放安全，未经批准不得擅自携带公章外出。2.合同专用章：由合同管理部门指定专人保管。保管人员负责合同专用章的日常使用及维护，确保印章清晰、完好。3.财务专用章：由公司财务部门指定专人保管。保管人员严格按照财务制度规定使用财务专用章，负责财务票据、报表等的盖章事宜。4.法定代表人章：由公司法定代表人或其授权人保管。保管人员根据法定代表人的指示使用法定代表人章。（二）印章使用审批流程1.申请使用印章的部门或个人应填写《印章使用申请表》，详细说明用章事项、用章内容、用章时间、用章份数等信息，并经部门负责人签字确认。2.审核申请表提交后，根据用章事项的性质和审批权限，依次由相关部门或领导进行审核。一般性文件、通知等用章，由行政部门负责人审核。涉及合同签订、重要文件等用章，需经合同管理部门、法务部门审核，必要时还需公司分管领导或法定代表人审批。3.批准经审核通过后，审批人在《印章使用申请表》上签署批准意见，并注明批准日期。4.用章印章保管人员凭经批准的《印章使用申请表》用章。用章时应在《印章使用登记簿》上详细记录用章日期、用章事项、用章文件名称、用章份数、批准人等信息，并要求用章人签字确认。（三）特殊情况用章规定1.紧急情况下（如因时间紧迫无法按正常流程审批）需用章的，经请示公司分管领导同意后，可先行用章，但事后应及时补办审批手续。2.异地用章的，原则上应通过邮寄等方式将用章文件寄回公司，由印章保管人员按规定用章。特殊情况确需在异地用章的，应提前与公司取得联系，经批准后由当地分支机构指定专人负责监章，并将监章情况及时反馈公司。（四）印章的停用与销毁1.因公司机构变动、印章损坏、名称变更等原因，需要停用印章的，由行政部门负责统一收回印章，并填写《印章停用申请表》，经公司领导批准后办理停用手续。2.停用的印章应及时进行封存，并按照公司档案管理规定进行妥善保管。保管期限届满后，由行政部门会同法务部门等相关人员共同审核，经批准后予以销毁。销毁过程应进行详细记录，包括销毁时间、地点、参与人员、印章名称及编号等信息，并由参与人员签字确认。三、合同管理（一）合同起草1.合同承办部门应根据业务需要起草合同文本。合同文本应具备明确的合同主体、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等条款，确保合同内容完整、准确、合法。2.涉及公司重大利益、复杂法律关系或专业性较强的合同，可由法务部门或外聘律师参与起草，以提高合同质量，防范法律风险。（二）合同审核1.合同起草完成后，承办部门应将合同文本及相关资料提交合同管理部门进行审核。合同管理部门应重点对合同条款的合法性、完整性、准确性以及合同风险进行审查，并提出审核意见。2.法务部门负责对合同的法律条款进行专业审核，确保合同符合法律法规要求，避免法律漏洞和风险。法务部门审核通过后，在合同审核意见表上签署意见并盖章。3.涉及财务、技术、业务等专业领域的合同，相关部门应根据各自职责对合同中涉及本专业的条款进行审核，并提出专业意见。4.合同审核过程中，如发现问题或需要修改的条款，承办部门应根据审核意见及时进行修改完善，并重新提交审核，直至审核通过。（三）合同签订1.经审核通过的合同，由承办部门负责与合同对方当事人进行签订。签订合同前，应确保合同对方当事人具备合法的主体资格、良好的履约能力和信用状况。2.合同签订应使用公司统一印制的合同文本。如因特殊情况需要使用对方提供的合同文本，承办部门应提前将合同文本提交合同管理部门和法务部门进行审核，确保合同条款符合公司利益和法律要求。3.合同签订时，双方当事人应在合同文本上签字（或盖章）确认。签字（或盖章）应清晰、完整，符合法律规定和合同约定。合同文本一式多份，根据需要分送相关部门和人员留存。4.法定代表人或其授权代表签订合同的，应出具法定代表人授权委托书。授权委托书应明确授权范围、期限等内容，并由法定代表人签字（或盖章），加盖公司公章。（四）合同履行与跟踪1.合同签订后，承办部门应负责组织合同的履行。履行过程中，应严格按照合同约定的条款和时间要求履行义务，确保合同顺利执行。2.承办部门应建立合同履行台账，对合同履行情况进行详细记录，包括合同执行进度、款项收付情况、质量验收情况、争议解决情况等。如发现合同履行过程中出现问题或风险，应及时向部门负责人汇报，并采取有效措施加以解决。3.合同管理部门应对合同履行情况进行跟踪检查，定期了解合同执行进度，督促承办部门及时履行合同义务。如发现合同履行存在重大问题或风险，应及时向公司领导报告，并会同相关部门研究解决方案。（五）合同变更与解除1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同内容的，承办部门应及时与合同对方当事人协商，并签订书面的合同变更协议。合同变更协议应按照合同签订的审批流程进行审核和批准。2.如因不可抗力或其他原因需要解除合同的，承办部门应及时通知合同对方当事人，并按照合同约定或法律规定办理解除合同手续。解除合同应签订书面的解除协议，并对合同解除后的相关事宜进行明确约定，如款项结算、违约责任承担等。3.合同变更或解除后，承办部门应及时将相关情况通知合同管理部门、法务部门等相关部门，并对合同履行台账进行更新。（六）合同纠纷处理1.在合同履行过程中如发生纠纷，承办部门应及时收集相关证据材料，并与合同对方当事人进行沟通协商，争取通过友好协商解决纠纷。2.如协商不成，承办部门应及时向公司领导汇报，并会同法务部门研究制定纠纷解决方案。根据纠纷的具体情况，可选择通过仲裁、诉讼等法律途径解决纠纷。3.在纠纷处理过程中，承办部门应积极配合法务部门等相关部门开展工作，提供必要的支持和协助，确保纠纷得到妥善解决，维护公司合法权益。四、监督与检查（一）内部审计监督公司内部审计部门定期对公司印章使用及合同管理情况进行审计监督，检查印章使用审批流程是否合规、合同签订及履行是否符合公司规定和法律要求等。对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）日常检查合同管理部门和行政部门应定期对印章使用及合同管理情况进行日常检查，重点检查印章保管是否安全、使用是否规范、合同签订及履行是否及时等。对检查中发现的问题及时进行纠正，并对相关责任人进行批评教育。（三）责任追究对违反本制度规定，擅自使用印章、签订合同或因工作失误导致公司利益受损的部门或个人