公司原始凭证管理制度

公司原始凭证管理制度一、总则（一）目的为了加强公司财务管理，规范原始凭证的填制、审核、传递、保管等行为，保证会计信息的真实、准确、完整，根据国家有关法律法规及公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各部门、各分支机构。（三）基本原则1.合法性原则：原始凭证的取得和填制必须符合国家法律法规的规定。2.真实性原则：原始凭证所记录的经济业务必须真实发生，不得虚构、歪曲。3.准确性原则：原始凭证的内容必须准确无误，包括日期、金额、摘要、业务内容等。4.完整性原则：原始凭证必须具备规定的基本要素，手续齐全。5.及时性原则：原始凭证应及时填制、取得，并及时传递、审核。二、原始凭证的种类及基本要求（一）种类1.发票：包括增值税专用发票、增值税普通发票、机动车销售统一发票等。2.收据：公司内部收据、财政监制收据等。3.报销单：如差旅费报销单、费用报销单等。4.借款单：用于员工因公借款。5.自制原始凭证：如工资表、领料单、入库单、出库单等。6.外来原始凭证：如供应商提供的发票、运输发票、行政事业性收费收据等。（二）基本要求1.原始凭证必须具备以下基本内容：凭证名称；填制日期；填制凭证单位名称或者填制人姓名；经办人员的签名或者盖章；接受凭证单位名称；经济业务内容；数量、单价和金额。2.从外单位取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章；从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或者盖章。自制原始凭证必须有经办部门负责人或其指定人员的签名或者盖章。对外开出的原始凭证，必须加盖本单位公章。3.凡填有大写和小写金额的原始凭证，大写与小写金额必须相符。购买实物的原始凭证，必须有验收证明。支付款项的原始凭证，必须有收款单位和收款人的收款证明。4.一式几联的原始凭证，应当注明各联的用途，只能以一联作为报销凭证。一式几联的发票和收据，必须用双面复写纸（发票和收据本身具备复写纸功能的除外）套写，并连续编号。作废时应当加盖“作废”戳记，连同存根一起保存，不得撕毁。5.发生销货退回的，除填制退货发票外，还必须有退货验收证明；退款时，必须取得对方的收款收据或者汇款银行的凭证，不得以退货发票代替收据。6.职工公出借款凭据，必须附在记账凭证之后。收回借款时，应当另开收据或者退还借据副本，不得退还原借款收据。7.经上级有关部门批准的经济业务，应当将批准文件作为原始凭证附件。如果批准文件需要单独归档的，应当在凭证上注明批准机关名称、日期和文件字号。三、原始凭证的填制（一）填制要求1.原始凭证应按照规定的格式和内容逐项填写齐全，不得遗漏或省略。2.填制原始凭证的文字、数字要清晰、工整、规范，易于辨认。不得使用未经国务院公布的简化汉字。3.阿拉伯数字应当一个一个地写，不得连笔写。阿拉伯金额数字前面应当书写货币币种符号或者货币名称简写和币种符号。币种符号与阿拉伯金额数字之间不得留有空白。凡阿拉伯数字前写有币种符号的，数字后面不再写货币单位。4.所有以元为单位（其他货币种类为货币基本单位，下同）的阿拉伯数字，除表示单价等情况外，一律填写到角分；无角分的，角位和分位可写“00”，或者符号“—”；有角无分的，分位应当写“0”，不得用符号“—”代替。5.大写金额数字到元或者角为止的，在“元”或者“角”字之后应当写“整”字或者“正”字；大写金额数字有分的，分字后面不写“整”或者“正”字。6.大写金额数字前未印有货币名称的，应当加填货币名称，货币名称与金额数字之间不得留有空白。7.阿拉伯金额数字中间有“0”时，大写金额要写“零”字；阿拉伯数字金额中间连续有几个“0”时，大写金额中可以只写一个“零”字；阿拉伯金额数字元位是“0”，或者数字中间连续有几个“0”、元位也是“0”但角位不是“0”时，大写金额可以只写一个“零”字，也可以不写“零”字。（二）填制规范1.发票的填制：发票应按照税务机关规定的格式和内容开具，不得自行扩大专用发票的使用范围。发票开具时，应做到项目齐全，与实际交易相符；字迹清楚，不得压线、错格；发票联和抵扣联加盖发票专用章；按照增值税纳税义务的发生时间开具。不符合规定的发票，不得作为财务报销凭证，任何单位和个人有权拒收。2.收据的填制：公司内部收据应注明收款事由、收款金额、收款日期、交款人等信息，并加盖公司财务专用章。财政监制收据应按照财政部门规定的格式和要求填制，不得擅自更改。3.报销单的填制：报销单应填写清楚报销部门、报销日期、报销事由、金额等内容，并由报销人签名。如有多张原始凭证粘贴在报销单上，应在报销单上注明原始凭证的张数和金额合计。4.借款单的填制：借款单应填写借款人姓名、借款部门、借款日期、借款事由、借款金额等内容，并由借款人签名。借款金额应大写和小写同时填写，确保一致。四、原始凭证的审核（一）审核内容1.合法性审核：审核原始凭证是否符合国家法律法规、公司内部规章制度的规定。2.真实性审核：审核原始凭证所记录的经济业务是否真实发生，凭证是否为原件，内容是否与实际相符。3.准确性审核：审核原始凭证的金额计算是否准确，大小写金额是否一致，摘要是否清晰、准确反映经济业务内容。4.完整性审核：审核原始凭证的基本要素是否齐全，手续是否完备，如是否有填制单位公章、经办人员签名等。5.及时性审核：审核原始凭证的取得和填制是否及时，是否在规定的时间内传递到财务部门。（二）审核流程1.报销人将原始凭证粘贴在报销单上，签字后提交给部门负责人。2.部门负责人对报销事项的真实性、合理性进行审核，签字确认后提交给财务部门。3.财务部门的会计人员对原始凭证进行初步审核，重点审核凭证的合法性、准确性、完整性。对于不符合要求的原始凭证，退回报销人补充或更正。4.财务部门的审核主管对经过初步审核的原始凭证进行再次审核，审核无误后签字确认。5.财务经理对审核主管审核通过的原始凭证进行最终审核，审批同意后在报销单上签字。6.对于重大支出或特殊事项的原始凭证，还需经过公司领导审批。（三）审核责任1.审核人员应认真履行审核职责，对审核结果负责。如因审核不严导致虚假或错误的原始凭证入账，审核人员应承担相应的责任。2.对于审核中发现的问题，审核人员应及时与报销人沟通，要求其作出解释或进行更正。如报销人拒绝配合，审核人员有权拒绝受理该报销事项。五、原始凭证的传递（一）传递原则1.及时传递原则：原始凭证应在经济业务发生后及时填制、取得，并尽快传递到财务部门，确保财务信息的及时性。2.准确传递原则：原始凭证在传递过程中应保证内容准确无误，避免因传递错误导致财务信息失真。3.安全传递原则：原始凭证在传递过程中应妥善保管，防止丢失、损坏或泄露。（二）传递流程1.业务部门在经济业务发生后，应及时填制或取得原始凭证，并按照规定的格式和内容进行整理。2.业务部门将整理好的原始凭证粘贴在报销单上，签字后提交给部门负责人审核。3.部门负责人审核通过后，将报销单及原始凭证传递给财务部门。4.财务部门的会计人员在收到报销单及原始凭证后，按照审核流程进行审核。审核通过后，将原始凭证进行分类整理，编制记账凭证。5.记账凭证编制完成后，原始凭证作为记账凭证的附件，按照会计档案管理的要求进行装订、保管。（三）传递时间要求1.一般情况下，业务部门应在经济业务发生后的[X]个工作日内将原始凭证传递到财务部门。2.对于紧急事项的原始凭证，业务部门应在事项发生后的[X]小时内传递到财务部门。六、原始凭证的保管（一）保管要求1.财务部门应指定专人负责原始凭证的保管，确保原始凭证的安全、完整。2.原始凭证应按照类别、年度、月份等进行分类整理，装订成册，并在封面上注明凭证种类、起止号码、年度、月份、凭证张数等信息。3.原始凭证应存放在安全、干燥、通风的地方，防止受潮、发霉、虫蛀等。4.对于电子原始凭证，应进行备份，并存储在安全的介质上，定期进行检查和维护，确保数据的完整性和可用性。（二）保管期限1.原始凭证的保管期限按照国家有关法律法规和公司会计档案管理制度的规定执行。一般情况下，原始凭证的保管期限为[X]年。2.对于涉及到重要经济业务、税务事项等的原始凭证，保管期限应适当延长。（三）销毁规定1.原始凭证保管期满后，需要销毁的，应按照公司会计档案销毁程序进行。2.销毁原始凭证时，应由财务部门会同审计部门等相关部门共同进行监销，并在销毁清单上签字确认。3.销毁清单应作为会计档案的一部分进行保管，以备查阅。七、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对原始凭证的管理情况进行审计监督，检查原始凭证的填制、审核、传递、保管等环节是否符合规定。2.财务部门应建立内部自查制度，定期对原始凭证进行自查，发现问题及时整改。