公司办公用品日常使用管理制度

公司办公用品日常使用管理制度一、总则（一）目的为加强公司办公用品管理，规范办公用品的采购、使用、保管等流程，提高办公用品使用效率，节约办公成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工。（三）基本原则1.按需配备原则：根据工作实际需要，合理配置办公用品，避免浪费。2.节约使用原则：倡导员工节约办公用品，降低办公成本。3.统一管理原则：办公用品由公司统一采购、发放和管理。4.责任到人原则：明确各部门及员工在办公用品使用管理中的责任。二、办公用品的分类及标准（一）办公文具类1.书写工具：如中性笔、圆珠笔、铅笔、钢笔等。标准配置：根据岗位需求，普通办公人员每人每月配备中性笔[X]支、圆珠笔[X]支、铅笔[X]支；文职人员可适当增加配备量。2.纸张类：如A4纸、A3纸、便签纸、笔记本等。标准配置：普通办公人员每月A4纸发放量为[X]包；文职人员根据工作需求适当增加。便签纸根据需要按需领取。笔记本每人每季度发放[X]本。3.文件夹、档案袋类：用于文件分类整理。标准配置：各部门根据文件管理实际需求领取。（二）办公设备类1.电脑、打印机、复印机、传真机等设备。配置标准：根据工作岗位及业务需求，由公司统一规划配置。新员工入职时，根据岗位安排配备相应办公设备。2.办公桌椅：根据员工岗位性质配备合适的办公桌椅。标准配置：普通员工配备标准办公桌椅；管理人员可根据级别配备相应规格的桌椅。（三）办公耗材类1.墨盒、硒鼓、打印纸等打印机耗材。标准配置：根据打印机使用频率，每月统计各部门墨盒、硒鼓使用量，按需发放。打印纸根据实际需求领取。2.其他耗材：如订书钉、回形针、胶水、胶带等。标准配置：各部门按需领取，每月统计使用量进行适当补充。（四）办公家具类文件柜、沙发、茶几等办公家具。1.标准配置：根据部门功能及人员数量，合理配备文件柜等办公家具。会议室沙发、茶几根据会议室规模配置。三、办公用品的采购（一）采购计划1.各部门应于每月末根据本部门办公用品的使用情况及下月工作安排，填写《办公用品采购申请表》，详细列出所需办公用品的名称、规格、数量等信息。2.行政部门汇总各部门的采购申请，结合办公用品库存情况，编制月度办公用品采购计划。（二）采购流程1.行政部门根据采购计划，选择合格的供应商进行询价、比价。2.确定供应商后，签订采购合同，明确采购物品的规格、数量、价格、交货时间等条款。3.对于紧急需求的办公用品，由使用部门填写《紧急办公用品采购申请表》，经部门负责人审批后，行政部门及时采购。（三）采购验收1.办公用品到货后，行政部门负责组织相关人员进行验收。2.验收内容包括数量、规格、质量等方面，确保所采购的办公用品符合要求。3.验收合格后，办理入库手续；如发现问题，及时与供应商沟通解决。四、办公用品的发放（一）发放标准1.行政部门根据办公用品的标准配置及各部门的实际需求，确定发放数量。2.新员工入职时，由行政部门发放基本的办公用品套装，包括笔记本、中性笔、文件夹等。（二）发放流程1.各部门指定专人负责领取本部门的办公用品。2.领取人凭有效证件到行政部门办公用品仓库领取，并在《办公用品发放登记表》上签字确认。3.对于价值较高的办公用品，如电脑、打印机等，实行领用登记制度，详细记录领用时间、使用人等信息。五、办公用品的使用（一）使用规范1.员工应爱护办公用品，按照正确的使用方法进行操作，延长其使用寿命。2.节约使用办公用品，如双面打印、复印纸张，尽量减少纸张浪费。3.不得将办公用品挪作私用，如将公司的文具带回家使用等。（二）使用监督1.行政部门定期对各部门办公用品的使用情况进行检查，发现浪费或违规使用现象及时纠正。2.鼓励员工互相监督，对于发现违规使用办公用品的行为，可向行政部门举报。六、办公用品的保管（一）仓库管理1.行政部门设立办公用品仓库，安排专人负责仓库管理。2.仓库应保持整洁、通风，确保办公用品的质量不受影响。3.办公用品应分类存放，标识清晰，便于查找和发放。（二）库存盘点1.每月末，行政部门对办公用品仓库进行盘点，核对库存数量与账目是否一致。2.盘点结果如有差异，应及时查明原因，并进行调整。3.根据盘点情况，合理调整办公用品的采购计划和库存水平。七、特殊办公用品管理（一）贵重办公用品管理1.对于价值较高的办公用品，如电脑、打印机、复印机等，实行固定资产管理。2.建立固定资产台账，详细记录设备的型号、规格、购置时间、使用部门、使用人等信息。3.定期对固定资产进行清查盘点，确保资产安全完整。（二）限量领用办公用品管理1.对于一些消耗量大或易浪费的办公用品，如打印纸、墨盒等，实行限量领用制度。2.各部门每月领用此类办公用品的数量不得超过规定限额，如需超量领用，需经部门负责人审批。（三）临时办公用品管理1.因工作需要临时使用的办公用品，由使用部门填写《临时办公用品申请表》，经部门负责人审批后，到行政部门领取。2.使用完毕后，及时归还行政部门，并办理归还手续。八、违规处理（一）对于浪费办公用品的行为，行政部门将给予批评教育，并责令其改正。（二）对于将办公用品挪作私用的行为，公司将