公司内部账户管理制度

公司内部账户管理制度一、总则（一）目的为规范公司内部账户的管理，确保公司资金安全、高效运作，提高财务管理水平，保障公司各项业务的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分公司、子公司的内部账户管理。（三）基本原则1.合法性原则内部账户的设置、使用和管理必须符合国家法律法规及公司相关规定。2.安全性原则确保账户资金安全，防范各类风险，采取必要的安全措施，防止资金被盗用、挪用等情况发生。3.规范性原则严格规范账户的开立、变更、撤销等流程，明确各部门职责，确保账户管理工作有序进行。4.效益性原则在保障资金安全的前提下，提高资金使用效率，合理安排资金，降低资金成本。二、账户设置及分类（一）基本账户基本账户是公司为满足日常经营资金收付需求而开立的主要账户，用于办理公司各类收入、支出的结算业务。（二）专用账户1.资金归集账户用于归集各分公司、子公司的资金，实现资金的集中管理，便于公司统一调配资金。2.项目资金专用账户针对特定项目设立的专用账户，专款专用，用于项目资金的收付核算，确保项目资金的独立核算和安全使用。3.备用金账户为满足公司日常小额零星支出的需要，设立备用金账户，由专人负责管理，定期进行盘点和replenishment。（三）临时账户因临时性业务需要而开立的账户，如临时性项目合作、短期融资等，业务结束后及时注销。三、账户开立与撤销（一）开立1.申请各部门因业务需要开立内部账户时，需填写《内部账户开立申请表》，详细说明账户用途、预计收支情况等，并提交相关业务证明文件。2.审批申请表经部门负责人签字后，提交财务部门审核，财务部门根据公司账户管理规定及业务实际情况进行审核，审核通过后报公司主管领导审批。3.开户经审批同意后，由财务部门负责办理开户手续，选择符合条件的银行进行开户，并按照银行要求提供相关资料，完成账户开立工作。（二）撤销1.申请当账户不再使用时，由相关部门填写《内部账户撤销申请表》，说明撤销原因。2.审批申请表经部门负责人签字后，提交财务部门审核，财务部门核实账户资金情况，确保账户无未结清款项后，报公司主管领导审批。3.销户经审批同意后，由财务部门负责办理销户手续，按照银行要求办理相关手续，确保账户顺利撤销。四、账户使用管理（一）收入管理1.公司各类收入应及时足额存入相应的内部账户，不得坐支现金。2.业务部门负责收入款项的催收和核对工作，确保收入数据的准确性和完整性。财务部门负责对收入款项进行入账处理，并定期与业务部门核对收入情况。3.对于收到的支票、汇票等票据，财务部门应及时进行审核、背书转让或托收，确保资金及时到账。（二）支出管理1.各项支出应严格按照公司财务审批流程进行审批，审批通过后方可办理支付手续。2.支付款项时，应根据资金用途选择相应的账户进行支付，确保支付的准确性。3.对于涉及大额资金支出的业务，应按照公司相关规定进行重点监控和审批，确保资金支出的合理性和安全性。4.严格控制现金支出范围，除按规定可以使用现金支付的情况外，其他支出应通过银行转账等方式进行支付。（三）资金划转1.公司内部不同账户之间的资金划转，需填写《内部资金划转申请表》，经相关部门负责人和财务负责人审批后，由财务部门办理划转手续。2.资金划转应确保用途明确、金额准确，不得随意划转资金。对于因业务调整等原因需要进行大额资金划转的，应提前进行规划和审批。3.财务部门应定期核对内部账户之间的资金划转情况，确保账目清晰、准确。五、账户监控与核对（一）监控1.财务部门负责对公司内部账户的资金流动情况进行实时监控，及时发现异常资金变动情况。2.建立账户监控预警机制，设定合理的监控指标，如资金余额下限、收支异常波动范围等。当账户资金情况达到预警指标时，及时发出预警信号，通知相关部门进行核实和处理。3.对于涉及重大资金交易或存在风险隐患的账户，应加强重点监控，密切关注资金动态，及时采取措施防范风险。（二）核对1.财务部门应定期与银行进行账户余额核对，确保公司账目与银行账目一致。每月至少进行一次银行对账单与公司日记账的核对工作，如发现不符，应及时查明原因并进行调整。2.公司内部不同部门之间应定期进行账户相关数据的核对，如业务部门与财务部门核对收入款项、资金使用部门与财务部门核对支出情况等，确保数据的准确性和一致性。3.定期对内部账户进行清理核对，检查账户余额、收支明细等情况，确保账户信息的真实性和完整性。对于长期未使用或余额为零的账户，及时进行清理和注销。六、账户密码与权限管理（一）密码管理1.每个内部账户应设置独立的操作密码，密码应具备一定的强度要求，包含字母、数字和特殊字符，且定期更换。2.密码由账户操作人员妥善保管，不得泄露给他人。如有密码遗失或遗忘，应及时按照公司规定的流程进行重置。3.禁止使用简单易猜的密码，如生日、电话号码等，以防止密码被盗用。（二）权限管理1.根据公司内部职责分工和账户管理要求，明确不同人员对账户的操作权限，如查询、录入、审核、支付等。2.权限设置应遵循不相容岗位相分离的原则，确保资金业务的审批、操作、监督等环节相互制约。3.员工因工作岗位变动等原因需要调整账户操作权限时，应及时填写《内部账户权限变更申请表》，经相关部门负责人和财务负责人审批后，由财务部门进行权限调整。七、账户档案管理（一）档案内容1.内部账户开立、变更、撤销的申请文件及审批记录。2.银行开户许可证、账户信息资料等。3.账户交易明细、对账单等财务资料。4.与账户管理相关的其他资料。（二）档案保管1.账户档案由财务部门指定专人负责保管，确保档案的完整性和安全性。2.档案应按照时间顺序进行分类整理，装订成册，并建立档案目录索引，便于查询和查阅。3.账户档案的保管期限按照国家法律法规及公司相关规定执行，期满后按照规定进行销毁或存档。（三）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅账户档案时，需填写《内部账户档案查阅申请表》，经部门负责人和财务负责人审批后，在指定地点查阅。2.查阅档案时应严格遵守档案保管制度，不得擅自复印、拍照、涂改或损毁档案资料。如需复印相关资料，应经财务负责人批准。3.外部机构因审计、检查等原因需要查阅账户档案时，应按照公司规定的流程办理相关手续，并由公司财务人员陪同查阅。八、违规处理（一）对于违反本制度规定的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。1.对于未按规定开立、使用或撤销内部账户的，责令限期改正，并对相关责任人进行批评教育。2.对于因账户管理不善导致资金损失或出现风险的，追究相关责任人的责任，情节严重的将依法追究法律责任。3.对于违规操作账