公司内部请购管理制度

公司内部请购管理制度一、总则（一）目的为规范公司内部请购流程，加强对物资采购及费用支出的管理，确保公司各项工作的顺利开展，提高资金使用效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门因生产经营、办公需求等进行的各类物资及服务的请购活动。（三）基本原则1.计划性原则各部门应根据工作需要和预算安排，提前制定请购计划，避免盲目请购。2.必要性原则请购物资及服务应符合公司实际工作需求，杜绝不必要的浪费。3.审批规范原则严格按照规定的审批流程进行请购审批，确保请购事项合理、合规。二、请购流程（一）请购需求提出1.使用部门填写请购单各部门根据工作实际需求，由具体使用人员填写《请购单》。请购单应详细注明请购物资或服务的名称、规格型号、数量、预计金额、需求日期等信息。对于技术复杂或特殊要求的物资，应附上详细的技术资料或说明。2.需求说明使用部门应在请购单中对请购原因进行清晰、准确的阐述，以便审批人员了解请购的必要性和紧迫性。（二）部门负责人审核1.初审使用部门负责人对本部门提交的请购单进行初审。审核内容包括请购需求是否真实、合理，是否与本部门工作计划相符，数量及规格等是否准确无误。2.意见签署如审核通过，部门负责人应在请购单上签署意见，明确同意请购，并注明预计费用支出对本部门预算的影响；如审核不通过，应注明原因，退回请购单给使用人员修改。（三）财务部门审核1.预算审核财务部门收到经部门负责人审核后的请购单，首先对请购事项进行预算审核。检查请购金额是否在本部门预算范围内，如超出预算，需评估是否有额外的预算调整计划或其他资金来源。2.财务合规性审核审核请购事项是否符合公司财务制度和相关法律法规的规定，包括采购方式是否合理、费用报销标准是否合规等。3.意见反馈财务部门根据审核情况，在请购单上签署意见。如预算和财务合规性均无问题，签署同意请购意见；如存在问题，应详细说明原因，退回请购单给使用部门重新调整。（四）分管领导审批1.综合评估分管领导收到经财务部门审核的请购单后，对请购事项进行综合评估。考虑因素包括请购对公司整体业务的影响、与公司战略目标的契合度、资源配置的合理性等。2.审批决策根据评估结果，分管领导做出审批决策。如同意请购，在请购单上签署审批意见；如不同意请购，应明确说明理由，退回请购流程。（五）总经理审批（重大请购事项）1.界定标准对于涉及金额较大、对公司业务有重大影响的请购事项，需提交总经理审批。具体金额标准由公司在制度中另行明确，例如单次请购金额超过[X]元，或年度累计请购金额超过[X]元等。2.审批流程请购单经分管领导审核后，提交总经理审批。总经理将从公司全局战略、资金状况、市场情况等多方面进行考量，做出最终的审批决定。（六）采购执行1.采购部门接收请购单经各级审批通过的请购单流转至采购部门，采购部门负责按照请购单要求实施采购。2.采购方式选择根据请购物资或服务的性质、市场供应情况等因素，选择合适的采购方式，包括但不限于招标采购、询价采购、单一来源采购等。3.采购实施采购人员严格按照既定的采购流程进行采购操作，与供应商进行洽谈、签订合同等，并确保采购物资及服务的质量、交货期等符合请购要求。（七）采购验收1.验收准备采购物资到货前，使用部门应做好验收准备工作，明确验收标准和验收人员。对于需要专业技术检验的物资，应提前联系专业人员参与验收。2.到货验收物资到货后，采购部门应及时通知使用部门进行验收。验收人员按照请购单要求及合同约定，对物资的数量、规格型号、质量等进行逐一核对和检验。3.验收报告验收合格后，验收人员应填写《验收报告》，详细记录验收情况，并签字确认。如验收不合格，应及时通知采购部门与供应商协商处理，直至达到验收标准。（八）入库及报销1.入库手续验收合格的物资，由仓库管理人员办理入库手续，填写《入库单》，注明物资名称、规格型号、数量、供应商等信息，并将物资妥善保管。2.费用报销采购完成后，采购人员应及时整理相关发票、合同等报销凭证，并填写费用报销单。按照公司费用报销流程，依次经部门负责人、财务部门审核、分管领导审批后，到财务部门办理报销手续。三、请购审批权限（一）部门内部请购审批权限1.日常办公用品请购单项金额在[X]元以下的日常办公用品请购，由使用部门负责人审批。2.一般性办公设备及耗材请购单项金额在[X]元至[X]元之间的一般性办公设备及耗材请购，先由使用部门负责人审核，再报财务部门审核通过后即可执行。（二）中层及以上管理人员请购审批权限1.部门专项业务请购各部门因专项业务需要进行的物资或服务请购，单项金额在[X]元至[X]元之间，经部门负责人审核、财务部门审核后，由分管领导审批。2.较大金额业务请购单项金额在[X]元至[X]元之间的较大金额业务请购，需依次经过部门负责人、财务部门审核、分管领导审核后，报总经理审批。（三）重大请购事项审批权限单项金额超过[X]元（或根据公司实际情况确定的其他重大金额标准）的请购事项，无论涉及何种业务，均需按照请购流程依次经部门负责人、财务部门审核、分管领导审核后，最终由总经理审批。四、特殊情况处理（一）紧急请购1.适用范围因突发事件、生产急需等特殊情况，无法按照正常流程提前进行请购的情况。2.申请流程使用部门应填写《紧急请购申请表》，详细说明紧急请购的原因、物资或服务的名称及需求时间等信息。经部门负责人签字确认后，直接提交分管领导审批。如情况特别紧急，可电话向分管领导说明情况并获得口头批准，但事后应及时补齐书面申请手续。3.后续处理紧急请购获批后，采购部门应立即启动采购程序，优先满足紧急需求。采购完成后，按照正常流程补办请购、验收、入库及报销等手续，并在相关文件中注明“紧急请购”字样及原因。（二）零星采购1.定义及范围零星采购是指单项金额较小、采购频率较高、不适合集中采购的物资及服务采购。例如，金额在[X]元以下的零星办公用品、维修材料等。2.采购流程简化对于零星采购，可适当简化请购审批流程。使用部门填写《零星采购申请表》，经部门负责人签字后，可直接交予采购部门进行采购。采购完成后，采购人员定期汇总零星采购情况，报财务部门审核备案。（三）采购变更1.变更原因在采购过程中，如因市场供应变化、技术要求调整、使用部门需求变更等原因，需要对采购的物资或服务进行变更。2.变更申请与审批采购人员应及时将变更情况告知使用部门和相关审批人员，并填写《采购变更申请表》，详细说明变更的内容及原因。按照原请购审批流程，重新进行审批。经各级审批通过后，采购人员按照变更后的要求与供应商协商调整采购合同或订单。五、监督与检查（一）监督部门职责公司设立专门的监督部门（如审计部门或综合管理部门），负责对公司内部请购管理制度的执行情况进行监督检查。（二）监督检查内容1.请购流程的执行情况，包括请购需求提出的合理性、审批环节的合规性等。2.采购过程的规范性，如采购方式的选择是否恰当、采购合同的签订与执行是否符合规定等。3.验收环节的真实性和准确性，是否存在虚假验收或验收把关不严的情况。4.费用报销的合规性，发票及报销凭证是否真实、完整，报销手续是否齐全等。（三）问题处理与整改1.监督部门在检查过程中发现的问题，应及时以书面形式通知责任部门，并要求其限期整改。2.责任部门应针对问题进行分析，制定切实可行的整改措施，并将整改情况及时反馈给监督部门。3.对于屡次违反请购管理制度的部门和个人，将按照公司相关规定进行严肃处理，包括绩效考核扣分、经济处罚等。六、附则（一）制度解释权本制度由公司人力资源部负责解释。如有