公司内部行文管理制度

公司内部行文管理制度一、总则（一）目的为加强公司内部行文管理，确保公司各类文件的规范、准确、及时传递，提高工作效率，促进公司各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门之间、部门与员工之间、员工与员工之间的行文管理。（三）行文原则1.准确性原则行文应内容准确、表述清晰，避免产生歧义或误解。2.时效性原则行文应及时、迅速，根据工作需要适时发出，确保信息传递的及时性。3.规范性原则行文应符合国家法律法规及公司相关规定，遵循统一的格式和规范要求。二、行文种类（一）通知适用于传达公司各项决策、部署、要求及事项等。（二）报告用于向上级部门或领导汇报工作进展、情况、问题及建议等。（三）请示当部门或员工在工作中遇到超出自身权限或无法解决的问题时，向有关上级部门或领导请求指示、批准的行文。（四）批复上级部门或领导对下级部门或员工的请示给予答复的行文。（五）函用于公司与外部单位、部门之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项等，以及公司内部各部门之间商洽工作、协调事项等。（六）纪要用于记载和传达公司会议主要精神和议定事项。三、行文格式（一）标题1.一般由发文部门、事由和文种组成，如“人力资源部关于[具体事项]的通知”。2.标题应简洁明了，准确概括行文内容。（二）主送单位行文的主要接收部门或个人，应准确填写其全称或规范简称。（三）正文1.开头应简要说明行文的目的、依据或背景。2.主体部分应详细阐述行文内容，层次分明，条理清晰。3.结尾部分应根据不同的行文种类，使用恰当的结束语，如“特此通知”“请批示”“请予支持为盼”等。（四）附件如有相关附件，应在正文后注明附件名称及序号，并按照顺序依次附上。附件应与正文内容紧密相关，且格式规范。（五）发文部门填写行文的具体部门名称，并加盖部门印章。（六）发文日期注明行文的具体年月日。四、行文流程（一）起草1.相关部门或员工根据工作需要，负责起草行文内容。2.起草人应确保行文内容符合国家法律法规及公司相关规定，语言准确、逻辑严谨、格式规范。3.涉及多个部门的行文，应由主办部门牵头，组织相关部门共同研究起草，充分征求各方意见，确保行文内容的可行性和协调性。（二）审核1.初稿完成后，起草部门负责人应对行文进行初步审核，重点审核行文内容是否准确、完整，格式是否符合要求，语言表达是否清晰等。2.对于重要的行文，应提交公司分管领导或相关职能部门进行审核。审核人应从政策法规、工作实际、格式规范等方面进行全面审查，并提出修改意见。3.审核通过后的行文，起草人应根据审核意见进行修改完善，确保行文质量。（三）签发1.经审核通过的行文，按照公司规定的审批权限，由相应的领导进行签发。2.一般行文由部门负责人签发；重要行文或涉及多个部门的行文，需经公司分管领导或主要领导签发。3.签发人应对行文内容的真实性、准确性和合法性负责，并签署明确的意见和姓名、日期。（四）编号1.公司行文应进行统一编号，以便于管理和查询。2.编号规则由公司办公室制定，一般按照年份、部门代码、文件类别代码、顺序号的顺序进行编排。3.如“[年份][部门代码][文件类别代码][顺序号]”，例如“2023HR001”。（五）印发1.办公室根据领导签发的行文，进行排版、校对、印刷，并加盖公司印章。2.印发份数应根据工作需要确定，确保相关部门和人员能够及时收到文件。3.办公室应做好行文的分发登记工作，记录行文的发送部门、份数、日期等信息。（六）存档1.行文印发后，办公室应按照公司档案管理规定，及时将行文原件及相关资料进行存档。2.存档的行文应分类存放，便于查阅和管理。3.对于重要的行文，应建立电子档案，同时备份纸质档案，确保档案资料的安全性和完整性。五、行文规范（一）语言表达1.使用规范的汉字和标点符号，避免使用生僻字、异体字和错别字。2.语言简洁明了，避免冗长、复杂的表述，做到通俗易懂。3.条理清晰，逻辑严谨，避免出现前后矛盾、指代不明等问题。（二）格式要求1.标题字体一般为宋体加粗，二号字，居中排列。2.主送单位字体为宋体，三号字，顶格书写，后加冒号。3.正文格式为宋体，小四号字，段落间距为1.5倍行距。4.一级标题字体为宋体加粗，四号字；二级标题字体为宋体加粗，小四号字。5.附件名称字体为宋体，小四号字，在正文后空一行，左起空两格注明“附件：[附件名称]”，如有多个附件，应依次注明序号和名称。6.发文部门和发文日期字体为宋体，小四号字，位于正文右下角。7.页码一般位于页面底部居中，格式为宋体，小五号字。（三）保密要求1.涉及公司机密信息的行文，应按照公司保密制度的规定，标明密级，并采取相应的保密措施。2.严格控制行文的发放范围，确保机密信息不泄露。3.对于需要销毁的涉密行文，应按照公司规定进行销毁处理，防止信息外流。（四）紧急程度根据行文内容的紧急程度，可分为“特急”“加急”“平急”。1.“特急”文件应在最短的时间内送达接收部门或个人，并及时办理。2.“加急”文件应优先处理，确保在规定时间内完成相关工作。3.“平急”文件应按照正常流程办理。六、行文管理（一）文件登记1.办公室应建立行文登记台账，对公司内部行文进行详细登记。2.登记内容包括行文编号、标题、主送单位、发文部门、发文日期、印发份数、发放范围、签收记录等。（二）文件传阅1.对于需要传阅的行文，办公室应按照规定的传阅范围和顺序，及时将文件传递给相关人员。2.传阅人员应在文件传阅单上签字，注明传阅日期，确保文件能够及时、准确地传递。3.传阅过程中，如有领导批示或相关意见，应及时进行记录，并反馈给相关部门或人员。（三）文件催办1.办公室应对重要行文的办理情况进行跟踪催办，确保文件能够得到及时处理。2.对于超过规定办理期限仍未处理的文件，办公室应及时了解原因，并向有关部门或人员发出催办通知。（四）文件归档1.行文办理完毕后，承办部门应按照公司档案管理规定，及时将文件原件及相关资料移交办公室进行归档。2.办公室应定期对归档的行文进行整理、分类、编目，确保档案资料的完整性和规范性。（五）文件查询1.公司员工因工作需要查询相关行文时，应向办公室提出申请，并填写文件查询申请表。2.办公室应根据申请内容，在规定的时间内提供相关文件的复印件或电子文档。3.查询人员应妥善保管所查询的文件资料，不得擅自复印、传播或用于其他非工作用途。七、违规处理（一）对违反本制度规定的行文，办公室有权退回行文起草部门，要求重新按