公司内部用印管理制度

公司内部用印管理制度一、总则（一）目的为加强公司内部用印管理，规范用印行为，维护公司印章的权威性和严肃性，保障公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构，公司所有部门和员工在涉及公司经营管理活动中使用印章的行为均适用本制度。（三）基本原则1.严格审批原则：用印必须经过规定的审批流程，未经批准不得用印。2.规范使用原则：印章使用应严格按照规定的用途、范围和程序进行，确保用印文件合法、合规、真实、有效。3.安全保管原则：印章应指定专人负责保管，确保印章存放安全，防止印章被盗用、丢失或损坏。二、印章种类及用途（一）公司公章1.用途：代表公司对外行使权力，具有最高法律效力。用于公司各类重要文件、合同、协议、证明、信函等的签署。2.使用范围：以公司名义签订的各类经济合同、合作协议等。公司出具的各类公函、证明文件等。公司上报政府部门、监管机构等的重要文件。其他需要代表公司对外正式行文的文件。（二）法定代表人章1.用途：用于特定文件或票据上代表法定代表人的签字，与公司公章共同使用时具有特定法律效力。2.使用范围：法定代表人授权书等涉及法定代表人授权事项的文件。银行支票、汇票等票据上的法定代表人签章。（三）合同专用章1.用途：专门用于签订公司各类合同，明确合同的法律效力。2.使用范围：公司签订的各类经济合同、业务合同等。（四）财务专用章1.用途：用于公司财务核算、资金收付等财务相关业务，具有明确的财务法律效力。2.使用范围：公司各类财务报表、财务凭证、发票等的盖章。银行账户开户、销户、变更等相关文件的盖章。公司资金收付的票据、支票、汇票等的盖章。（五）部门章1.用途：用于各部门内部文件、资料的标识和确认，代表部门行使一定的管理职能。2.使用范围：部门内部的通知、通报、报告等文件。部门与其他部门之间的一般性往来文件。经部门负责人批准的其他内部文件。三、印章管理职责（一）行政部1.负责公司印章的统一归口管理，制定印章管理制度并组织实施。2.负责印章的刻制、启用、废止、收缴等工作。3.负责建立印章使用台账，记录印章使用情况。4.负责对印章保管人员进行培训和监督，确保印章使用安全。（二）印章保管人1.负责印章的日常保管，确保印章存放安全，防止印章被盗用、丢失或损坏。2.严格按照规定的审批流程和用途使用印章，对用印文件进行审核，确保用印文件合法、合规、真实、有效。3.在用印过程中，对用印情况进行详细登记，包括用印日期、文件名称、用印份数、批准人等信息。4.定期将印章使用台账交行政部核对。（三）用印申请人1.在用印前，填写《用印申请表》，详细说明用印事由、文件名称、用印份数等信息，并按照规定的审批流程提交申请。2.确保提交的用印文件合法、合规、真实、有效，对用印文件的内容和真实性负责。3.在用印后，及时将用印文件归档保存。（四）审批人1.按照规定的审批权限和流程，对用印申请进行审批，确保用印事项符合公司规定和利益。2.对用印文件的内容和真实性进行审核，对审批结果负责。四、印章的刻制、启用、废止与收缴（一）印章刻制1.因工作需要刻制公司印章的，由行政部提出申请，经公司法定代表人批准后，统一到公安机关指定的印章刻制单位刻制。2.刻制印章时，应向印章刻制单位提供公司营业执照副本复印件、法定代表人身份证明等相关资料，并明确印章的种类、规格、用途等要求。（二）印章启用1.新刻制的印章启用前，行政部应填写《印章启用申请表》，注明印章名称、启用日期、使用范围等信息，经公司法定代表人批准后，方可启用。2.印章启用时，行政部应将印章启用信息通知相关部门和人员，并在公司内部进行公示。（三）印章废止1.因公司名称变更、机构调整、印章损坏等原因需要废止印章的，由行政部提出申请，经公司法定代表人批准后，办理印章废止手续。2.印章废止后，行政部应及时将废止印章封存，并在公司内部进行公示。（四）印章收缴1.员工离职、岗位调动等原因不再使用公司印章的，应将所保管的印章及时交回行政部。2.行政部在收到员工交回的印章后，应进行核对，并办理印章收缴手续。五、用印审批流程（一）一般用印审批流程1.用印申请人填写《用印申请表》，详细说明用印事由、文件名称、用印份数等信息，并签字确认。2.将《用印申请表》提交给部门负责人进行初审，部门负责人应审核用印事项是否符合部门工作需要和公司规定，对用印文件的内容和真实性进行审核，并签字批准。3.初审通过后，将《用印申请表》提交给行政部进行审核，行政部应审核用印事项是否符合公司印章管理制度，对用印文件的格式、内容等进行审核，并签字批准。4.行政部审核通过后，将《用印申请表》提交给公司分管领导进行审批，公司分管领导应根据审批权限对用印事项进行审批，并签字批准。5.审批通过后，用印申请人将《用印申请表》及用印文件一并提交给印章保管人，印章保管人按照规定的用途和程序进行用印，并在用印申请表上加盖印章使用记录章。（二）重要文件用印审批流程1.对于涉及公司重大决策、重要合同、大额资金支出等重要文件的用印，除按照一般用印审批流程进行审批外，还需经公司法定代表人审批。2.用印申请人在填写《用印申请表》后，依次提交部门负责人、行政部、公司分管领导审核，最后提交给公司法定代表人审批。3.公司法定代表人审批通过后，用印申请人将《用印申请表》及用印文件一并提交给印章保管人，印章保管人按照规定的用途和程序进行用印，并在用印申请表上加盖印章使用记录章。（三）紧急用印审批流程1.因工作紧急需要立即用印的，用印申请人可通过电话、邮件等方式向部门负责人、行政部、公司分管领导或公司法定代表人说明情况，并申请紧急用印。2.在获得批准后，用印申请人应在事后及时补办《用印申请表》，并按照一般用印审批流程进行后续审批。3.印章保管人在接到紧急用印通知后，应按照规定的用途和程序进行用印，并在用印申请表上加盖印章使用记录章。六、用印规范（一）用印位置1.公司公章、合同专用章、法定代表人章等重要印章应加盖在文件首页的右上角或骑缝处，确保印章清晰、完整。2.财务专用章应加盖在财务相关文件规定的盖章位置。3.部门章应加盖在部门内部文件规定的盖章位置。（二）用印方式1.印章应使用红色印油，确保印章颜色鲜艳、清晰。2.用印时应使用专用的印章垫，避免印章直接接触桌面等硬物，防止印章损坏。3.用印过程中应确保印章加盖端正、清晰，不得歪盖、斜盖或重盖。（三）用印份数1.用印份数应根据文件实际需要确定，不得随意增加或减少用印份数。2.如需多份文件用印，应在《用印申请表》中注明用印份数，并确保每份文件用印清晰、一致。（四）用印登记1.印章保管人在用印过程中，应按照规定的格式对用印情况进行详细登记，包括用印日期、文件名称、用印份数、批准人等信息。2.用印登记应及时、准确、完整，不得漏登、错登或不登。3.用印登记台账应妥善保管，以备查阅。七、印章的保管与存放（一）保管要求1.公司各类印章应指定专人负责保管，印章保管人应具备高度的责任心和保密意识，确保印章安全。2.印章保管人不得擅自将印章交与他人保管或使用，如有特殊情况需要委托他人代管的，应经行政部批准，并办理相关交接手续。3.印章保管人应妥善保管印章存放的钥匙、密码等，不得随意泄露。（二）存放地点1.公司公章、合同专用章、法定代表人章等重要印章应存放在公司保险柜中，保险柜钥匙由印章保管人负责保管，密码由行政部指定专人掌握。2.财务专用章应存放在公司财务部门的保险柜中，由财务部门指定专人负责保管。3.部门章应存放在各部门指定的安全地点，由部门负责人指定专人负责保管。八、监督与检查（一）定期检查1.行政部应定期对公司印章的使用情况进行检查，检查内容包括印章使用台账的登记情况、用印文件的审批情况、印章的保管情况等。2.定期检查应形成书面报告，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况。（二）不定期抽查1.公司领导或行政部可根据工作需要，不定期对公司印章的使用情况进行抽查，确保印章使用规范、安全。2.抽查发现问题的，应及时责令相关责任人进行整改，并按照公司规定进行处理。（三）违规处理1.对于违反本制度规定使用印章的行为，公司将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款、解除