公司临时加油管理制度

公司临时加油管理制度一、总则（一）目的为加强公司车辆临时加油管理，规范加油行为，确保加油安全，降低运营成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有因工作需要临时外出使用的车辆加油管理。（三）基本原则1.安全第一原则：确保加油过程符合安全规范，保障人员和车辆安全。2.规范操作原则：严格按照规定流程进行加油操作，杜绝违规行为。3.成本控制原则：合理安排加油，降低不必要的燃油消耗，节约公司资源。二、加油申请与审批（一）申请流程1.车辆使用部门或个人根据出行计划，预估所需燃油量，填写《临时加油申请表》。申请表应包括车辆车牌号、预计出行时间、目的地、预计行驶里程、预估加油量等信息。2.将填写好的申请表提交至本部门负责人审核。部门负责人需对出行必要性、加油量合理性等进行审核，并签署意见。3.经部门负责人审核通过后，申请表流转至车辆管理部门。车辆管理部门根据车辆油耗标准等进行再次审核，确认无误后，提交至分管领导审批。4.分管领导审批通过后，申请表返回车辆使用部门或个人，作为加油的依据。（二）审批权限1.单次加油金额在[X]元以下的，由部门负责人审批。2.单次加油金额在[X]元至[X]元之间的，由分管领导审批。3.单次加油金额超过[X]元的，由公司总经理审批。（三）特殊情况处理如遇紧急情况无法提前提交申请，车辆使用人员应在加油前电话向本部门负责人和车辆管理部门说明情况，经同意后方可加油。加油后应在[X]个工作日内补齐申请表及审批手续。三、加油站点选择（一）指定加油站公司指定[具体加油站名称及地址]为主要临时加油站点。选择该加油站的原因如下：1.该加油站距离公司较近，方便车辆前往加油，可减少因加油路程过长导致的燃油消耗增加。2.该加油站油品质量有保障，能确保车辆发动机正常运行，减少故障发生概率。3.与该加油站建立了长期合作关系，在价格、服务等方面有一定优惠和便利。（二）特殊情况选择其他加油站1.若因特殊原因无法前往指定加油站加油，如车辆在偏远地区且指定加油站距离过远，影响正常工作开展时，车辆使用人员应提前向车辆管理部门报备。2.报备时需说明选择其他加油站的原因、拟前往的加油站名称及地址等信息。车辆管理部门审核同意后方可前往其他加油站加油。3.加油后，车辆使用人员应保留加油发票及相关凭证，并在回公司后及时提交给车辆管理部门备案。四、加油操作规范（一）加油前准备1.车辆到达加油站后，驾驶员应将车辆熄火，拉手刹，确保车辆处于安全状态。2.检查车辆油箱盖是否正常，如有损坏应及时维修或更换，防止加油过程中出现燃油泄漏。3.准备好加油卡或现金，以便支付加油费用。（二）加油过程1.驾驶员应前往加油站营业室，向工作人员提供加油卡或说明加油金额，并告知车辆车牌号等信息。2.工作人员核对信息无误后，安排加油员进行加油操作。加油员应使用专用加油枪，将加油枪插入车辆油箱口，确保连接紧密，防止燃油溢出。3.在加油过程中，驾驶员不得吸烟、使用手机或进行其他可能产生明火或静电的行为，应站在安全距离外观察加油情况。4.加油完毕后，加油员应将加油枪拔出，确认无燃油滴漏后，驾驶员方可关闭油箱盖。（三）加油后确认1.驾驶员应再次检查车辆周围是否有燃油泄漏迹象，如有异常应及时告知加油站工作人员进行处理。2.核对加油金额与加油量是否相符，确认无误后，从加油站工作人员处获取加油发票。发票内容应包括加油站名称、加油日期、加油金额、车辆车牌号等信息，确保发票真实有效。3.将加油发票妥善保存，作为报销凭证。五、燃油费用报销（一）报销凭证要求1.车辆使用人员应在加油后[X]个工作日内，将加油发票及《临时加油申请表》一并提交至财务部门进行报销。2.加油发票应清晰、完整，不得涂改、伪造。发票上的加油站名称、加油日期、加油金额、车辆车牌号等信息应与实际加油情况及申请表一致。3.如使用加油卡加油，还需提供加油卡交易记录明细，明细应能体现每次加油的时间、金额、加油站等信息。（二）报销流程1.车辆使用人员将整理好的报销凭证提交至本部门财务专员。财务专员对凭证的真实性、完整性、合规性进行初步审核，审核通过后在报销凭证上签字确认。2.部门财务专员将审核后的报销凭证提交至部门负责人进行审批。部门负责人主要审核加油的必要性、费用合理性等，审批通过后签字。3.经部门负责人审批后的报销凭证流转至财务部门。财务部门再次对报销凭证进行审核，重点审核费用是否符合公司财务制度及相关标准，审核无误后办理报销手续。（三）报销标准1.公司根据车辆型号及油耗标准，制定相应的燃油费用报销标准。具体标准如下：[车型1]：每百公里油耗标准为[X]升，每升燃油报销上限为[X]元。[车型2]：每百公里油耗标准为[X]升，每升燃油报销上限为[X]元。……2.实际加油费用超过报销标准的部分，由车辆使用人员自行承担；低于报销标准的，按实际发生金额报销。六、监督与检查（一）内部监督1.车辆管理部门定期对加油情况进行统计分析，检查加油申请与实际加油情况是否相符，是否存在异常加油行为。2.财务部门在报销审核过程中，如发现加油费用存在疑问或不符合规定的情况，应及时与车辆使用部门及相关人员沟通核实，并将情况反馈至车辆管理部门。3.公司审计部门不定期对加油管理制度的执行情况进行审计检查，重点检查加油申请审批流程的合规性、燃油费用报销的真实性与合理性等，对发现的问题及时提出整改意见。（二）外部监督1.鼓励公司员工对加油过程中的违规行为进行监督举报。如发现有驾驶员违反加油管理制度，私自加油、虚报加油量等情况，任何员工均可向车辆管理部门或公司领导反映。2.对于举报属实的员工，公司将给予一定的奖励；对于违规行为，将按照公司相关规定进行严肃处理，情节严重的将依法追究责任。七、违规处理（一）违规行为界定1.未按规定流程申请加油，擅自加油的。2.虚报加油量，骗取燃油费用的。3.选择非指定加油站加油，未按规定报备的。4.在加油过程中违反安全操作规范，引发安全事故的。5.其他违反本制度规定的加油行为。（二）处理措施1.对于首次违规且情节较轻的员工，给予警告处分，并责令其改正违规行为。2.对于多次违规或情节严重的员工，除责令其退还违规所得外，视情节轻重给予罚款、降职、降薪等处理，直至解除劳动合同。3.因违规行为给公司造成经济损失的，违规员工应承担