公司专用手机管理制度

公司专用手机管理制度一、总则1.目的为加强公司专用手机的管理，确保手机使用的规范化、合理化，提高工作效率，保障公司信息安全，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司全体员工因工作需要配备的专用手机。3.基本原则公司专用手机仅供员工在工作时间用于与工作相关的沟通、业务处理等用途，不得挪作他用。员工应妥善保管专用手机，保持手机的正常使用状态，不得故意损坏或丢失。公司对专用手机的使用情况进行监督和管理，确保手机使用符合公司规定和法律法规要求。二、手机配备与领取1.配备标准根据员工工作岗位的职责和需求，由公司统一为员工配备专用手机。手机型号及配置由公司综合考虑后确定。2.领取流程新员工入职时，由人力资源部门通知其到行政部门领取专用手机。行政部门在发放手机时，应与员工签订《公司专用手机领用协议》，明确双方的权利和义务。员工领取手机时，应检查手机外观、配件是否齐全，功能是否正常，并在《手机领取登记表》上签字确认。三、使用规范1.工作时间使用要求员工在工作时间必须保持专用手机畅通，不得关机、停机或设置飞行模式。因特殊原因需要暂时关机或调整状态的，应提前向部门负责人报告。及时接听工作电话，不得故意拖延或拒接。对于重要工作电话，应在第一时间接听并认真记录相关信息，按照要求及时处理。在处理工作事务时，应使用专用手机进行沟通和协调，不得使用个人手机处理工作业务，以确保工作信息的统一管理和追溯。2.业务沟通规范与客户、合作伙伴及公司内部人员沟通时，应使用礼貌、专业的语言，不得使用粗俗、不当的言辞。对于工作中的重要事项和信息，应及时、准确地传达给相关人员，并做好记录。涉及公司机密信息的，应严格按照公司保密制度进行处理，不得泄露。在使用手机进行业务沟通时，应注意保护公司和他人的隐私，不得随意传播未经授权的信息。3.禁止行为严禁使用专用手机从事与工作无关的活动，如玩游戏、看视频、浏览无关网站等。不得私自将专用手机转借他人使用，不得擅自更换手机卡或修改手机设置。禁止在专用手机上安装未经公司批准的软件或应用程序，以免影响手机性能或导致信息安全风险。不得利用专用手机进行任何违法违规活动，如发送诈骗信息、传播不良信息等。四、费用管理1.套餐费用公司为专用手机统一办理套餐，套餐费用由公司承担。套餐内容应根据员工工作需求合理确定，确保满足日常工作通信需要。2.额外费用因工作需要产生的超出套餐范围的费用，如长途通话费、短信费、数据流量费等，员工应在发生费用后的[X]个工作日内提交费用报销申请，并附上相关费用清单和说明。经部门负责人审核、财务部门审批后，按照公司报销制度进行报销。如因员工个人原因导致产生的额外费用，由员工自行承担。3.费用监控与审核财务部门定期对专用手机的费用情况进行监控和分析，如发现异常费用支出，应及时与相关部门和员工沟通核实。对于费用报销申请，财务部门应严格按照公司报销制度进行审核，确保费用支出合理、合规。对于不符合规定的费用，不予报销。五、维修与更换1.维修流程专用手机出现故障时，员工应及时向行政部门报告。行政部门对手机故障进行初步判断后，联系指定的手机维修服务商进行维修。在维修过程中，员工应配合维修人员提供必要的信息和协助，确保维修工作顺利进行。维修完成后，员工应检查手机维修情况，确认手机功能恢复正常，并在《手机维修登记表》上签字确认。2.更换条件专用手机出现以下情况之一的，可申请更换：经维修后仍无法正常使用，严重影响工作的。手机使用年限超过[X]年，性能严重下降，无法满足工作需要的。因不可抗力因素导致手机损坏，无法修复的。员工申请更换手机时，应填写《手机更换申请表》，详细说明申请更换的原因，并附上相关证明材料。经部门负责人审核、行政部门审批后，由行政部门统一安排更换。3.旧手机回收更换下来的旧手机，由行政部门统一回收处理。行政部门应建立旧手机回收台账，记录旧手机的型号、回收时间、处理方式等信息。旧手机回收后，可根据实际情况进行维修后再次利用，或按照相关规定进行报废处理。六、安全管理1.信息安全员工应妥善保管专用手机中的工作信息，不得随意泄露。对于涉及公司机密的信息，应采取加密存储、传输等措施，确保信息安全。定期对专用手机中的重要数据进行备份，可通过云存储、外部存储设备等方式进行备份，防止数据丢失。如发现专用手机丢失或被盗，应立即向部门负责人和行政部门报告，并采取措施防止信息泄露。同时，配合公司相关部门进行调查和处理。2.网络安全禁止在专用手机上连接不安全的无线网络，避免因网络安全问题导致公司信息泄露或遭受攻击。如需连接公司内部无线网络，应按照公司网络安全规定进行操作，确保网络连接的安全性。注意防范手机病毒和恶意软件，不随意点击来源不明的链接或下载未知来源的软件，定期对手机进行病毒查杀和系统更新。七、监督与考核1.监督机制行政部门负责对专用手机的使用情况进行日常监督，定期检查员工手机的使用记录、费用情况等。公司设立举报邮箱和电话，鼓励员工对违反专用手机管理制度的行为进行举报。对于举报属实的，公司将给予举报人一定的奖励。2.考核办法将专用手机的使用情况纳入员工绩效考核体系。对于严格遵守本制度，手机使用规范、工作效率高的员工，在绩效考核中给予适当加分。对于违反专用手机管理制度的员工，视情节轻重给予相应的处罚：首次违反的，给予警告，并责令改正。多次违反或情节严重的，将根据公司相关规定进行扣减绩效分、罚款、降职降薪等