保险公司档案管理制度

保险公司档案管理制度一、总则（一）目的为加强保险公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案利用效率，为公司各项工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构的所有档案管理工作，包括但不限于业务档案、人事档案、财务档案、行政档案等各类档案资料。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁和利用等工作。2.真实完整原则：档案应如实反映公司各项业务活动和管理工作的实际情况，确保档案内容的真实性和完整性。3.安全保密原则：加强档案的安全防护措施，确保档案的安全保管，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。4.方便利用原则：建立健全档案检索体系，提高档案利用效率，为公司各项工作提供及时、有效的档案信息服务。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司档案管理制度，制定和完善公司档案管理的各项规章制度和操作流程。2.负责公司各类档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架、保管等工作。3.建立健全档案检索体系，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查询和利用。4.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，按照规定程序进行销毁。5.负责档案库房的安全管理，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案的安全保管。6.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高公司员工的档案意识和档案管理水平。7.积极推进档案信息化建设，实现档案管理的数字化、网络化，提高档案管理工作效率和服务质量。（二）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案资料的齐全、完整和准确。2.按照档案管理部门的要求，定期将本部门整理好的档案移交至档案管理部门，并办理交接手续。3.协助档案管理部门做好档案的查询、借阅等利用工作，及时提供所需档案资料。4.负责本部门档案的日常保管和安全保密工作，防止档案丢失、损坏和泄露。5.积极参加档案管理部门组织的档案业务培训和学习活动，不断提高自身的档案管理水平。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备专业的档案管理知识和技能，熟悉公司档案管理的各项规章制度和操作流程。2.负责档案的具体管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架、保管、鉴定、销毁和利用等环节，确保档案管理工作的规范、有序进行。3.严格遵守档案安全保密制度，保守档案机密，不得擅自提供、抄录、公布、销毁档案资料。4.积极主动地为公司各部门提供档案利用服务，及时准确地查找和提供所需档案资料，满足公司工作需要。5.定期对档案管理工作进行总结和分析，及时发现问题并提出改进措施，不断提高档案管理工作质量和效率。6.协助档案管理部门做好档案信息化建设工作，负责档案数据的录入、维护和管理，确保档案信息系统的正常运行。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司在各项业务活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、合同、协议、报表等各类纸质和电子档案。2.公司员工在工作中形成的重要文件、报告、总结、论文、著作等个人业务档案。3.公司在行政管理、财务管理、人力资源管理等方面形成的各类档案资料，如会议纪要、工作计划、财务报表、人事档案等。4.公司在对外交往中形成的各类文件、函件、协议、合同等档案资料。5.其他与公司业务活动和管理工作相关的具有保存价值的档案资料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，按照档案收集范围及时收集本部门在工作中形成的各类档案资料，并确保档案资料的齐全、完整和准确。2.对于重要的档案资料，应在形成后及时收集，不得拖延或遗漏。对于涉及多个部门的档案资料，由主办部门负责收集，并及时与相关部门沟通协调，确保档案资料的完整性。3.档案资料应保持原始记录状态，不得擅自修改、涂抹、伪造或销毁。对于不符合要求的档案资料，应及时退回相关部门进行补充或更正。4.电子档案应与纸质档案同步收集，并确保电子档案的格式规范、内容完整、存储安全。电子档案应按照公司规定的命名规则进行命名，并存储在指定的存储介质和文件夹中。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类整理，确保档案分类科学、合理、清晰。3.档案整理应做到规范化、标准化，统一采用国家规定的档案整理方法和标准，如《归档文件整理规则》等。（四）整理方法1.分类：根据档案的性质和内容，将档案分为业务档案、人事档案、财务档案、行政档案等大类，然后在每大类下再根据具体情况进行细分。例如，业务档案可分为保险业务档案、理赔档案、客户档案等；人事档案可分为员工履历档案、考核档案、培训档案等。2.编号：对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的查找和管理。编号可采用数字编码、字母编码或数字与字母相结合的方式，如“YYYYMMDD001”，其中“YYYYMMDD”表示档案形成日期，“001”表示该日期下的档案顺序号。3.装订：对纸质档案进行装订，装订应牢固、整齐，便于翻阅和保管。装订时应去除文件上的金属物，如订书钉、回形针等，采用线装或胶装的方式进行装订。4.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等项目，确保目录信息准确、完整。档案目录可采用纸质形式或电子形式进行保存，以便于查询和利用。四、档案的保管（一）保管期限1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。如公司成立的重要文件、重大业务合同、财务审计报告等。2.定期保管：定期保管的档案分为30年、10年两种期限。凡是在一定时期内对公司工作有查考利用价值的档案，列为定期保管。如一般性业务文件、短期的人事档案等。3.保管期限的划分应根据国家有关规定和公司实际情况进行确定，确保档案的保管期限合理、准确。（二）保管要求1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等安全防护设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。档案管理人员应定期对库房进行检查和维护，及时发现和处理问题。3.档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，排列有序，便于查找和利用。同时，应建立档案存放位置索引，标明档案的存放位置，方便档案管理人员快速查找档案。4.对电子档案应进行备份存储，备份存储介质应定期进行检查和更新，确保电子档案的安全可靠。电子档案的存储应采用异地备份的方式，防止因自然灾害、设备故障等原因导致电子档案丢失。5.档案管理人员应定期对档案进行清点和核对，确保档案的数量准确、完整。如发现档案丢失、损坏或其他异常情况，应及时报告并采取相应的措施进行处理。（三）库房管理制度1.档案库房实行专人负责制，非档案管理人员未经许可不得进入库房。2.进入档案库房人员应遵守库房管理制度，不得在库房内吸烟、饮食、喧哗、乱扔杂物等，保持库房整洁卫生。3.档案管理人员应严格遵守档案安全保密制度，不得擅自将档案带出库房或泄露档案机密信息。4.库房内的档案设备和设施应定期进行检查和维护，确保其正常运行。如发现设备设施损坏或故障，应及时报告并安排维修。5.库房管理人员应做好库房的安全防范工作，下班前应关闭库房门窗、电源、空调等设备设施，确保库房安全。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门负责人、档案管理人员等组成。2.鉴定小组应根据国家有关规定和公司实际情况，对档案的保管期限、价值等进行全面审查和评估，确定档案的存毁。3.鉴定工作应形成鉴定报告，报告内容应包括鉴定的依据、范围、方法、结果等，经鉴定小组负责人签字后存档。（二）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，应按照规定程序进行销毁。销毁档案时，应填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、数量、保管期限、销毁原因等内容，并经档案管理部门负责人审核、公司分管领导批准。2.档案销毁应在指定的地点进行，由档案管理部门会同相关部门共同实施。销毁过程应进行现场监督，确保档案销毁彻底、安全。3.档案销毁后，应在《档案销毁申请表》上注明销毁日期、销毁方式、监销人等内容，并由监销人签字确认。同时，应将《档案销毁申请表》与销毁记录一起存档，以备查考。4.严禁将应销毁的档案出售或转让给其他单位或个人，防止档案信息泄露。六、档案的利用（一）利用范围公司员工因工作需要，可查阅、借阅、复印本部门或与本人工作相关的档案资料。因特殊原因需要查阅、借阅其他部门档案资料的，应经档案管理部门负责人批准，并办理相关手续。（二）利用方式1.查阅：员工可到档案管理部门查阅档案资料，档案管理人员应根据员工的查阅需求，及时提供所需档案资料，并做好查阅登记工作。查阅登记内容应包括查阅日期、查阅人姓名、查阅档案名称、查阅目的等。2.借阅：员工因工作需要借阅档案资料的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案名称、编号、数量、借阅期限、借阅用途等内容，并经部门负责人审核、档案管理部门负责人批准。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应办理续借手续。3.复印：员工因工作需要复印档案资料的，应填写《档案复印申请表》，注明复印档案名称、编号、数量、复印用途等内容，并经部门负责人审核、档案管理部门负责人批准。档案管理人员应按照批准的复印内容进行复印，并做好复印登记工作。复印登记内容应包括复印日期、复印人姓名、复印档案名称、复印数量等。（三）利用要求1.查阅、借阅档案资料时，应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损或抽取、撤换档案材料。2.查阅、借阅档案资料应在档案管理部门指定的地点进行，不得将档案带出档案管理部门。如需带出档案管理部门的，应经档案管理部门负责人批准，并办理相关手续。3.借阅的档案资料应按时归还，如需延期归还，应办理续借手续。如发现档案资料丢失、损坏或其他异常情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应的赔偿责任。4.档案管理人员应严格遵守档案安全保密制度，不得擅自提供、抄录、公布、销毁档案资料。对涉及公司机密的档案资料，应严格按照保密规定进行管理和利用。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务质量。2.实现档案信息资源的共享，为公司各部门提供及时、准确、全面的档案信息服务，支持公司各项业务活动的开展。3.加强档案信息安全管理，确保档案信息的安全可靠，防止档案信息泄露和丢失。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对公司现有的纸质档案进行数字化处理，将档案内容扫描成电子图像，存储在档案信息管理系统中。数字化档案应按照档案整理的要求进行分类、编号、编目等处理，确保电子档案与纸质档案的一致性和准确性。2.档案信息管理系统建设：建立档案信息管理系统，实现档案的录入、存储、检索、借阅、统计等功能。档案信息管理系统应具备用户权限管理、数据备份与恢复、安全审计等功能，确保档案信息的安全可靠。3.档案数据共享平台建设：建立档案数据共享平台，实现公司各部门之间的档案信息共享。档案数据共享平台应与公司其他业务系统进行集成，实现档案信息的自动推送和共享，提高工作效率。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息管理系统的操作技能，确保档案信息的准确录入和及时更新。