租户门禁卡管理制度

租户门禁卡管理制度一、总则（一）目的为了加强公司办公区域的安全管理，规范租户门禁卡的使用，保障公司及租户的财产安全和正常办公秩序，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于所有租赁本公司办公区域的租户及其员工、访客。（三）基本原则1.安全第一原则：确保办公区域的人员和财产安全，防止未经授权的人员进入。2.规范管理原则：对门禁卡的申请、发放、使用、挂失、补办等环节进行规范管理。3.服务至上原则：在保障安全的前提下，为租户提供便捷、高效的门禁服务。二、门禁卡管理职责（一）人事行政部1.负责门禁卡管理制度的制定、修订和解释。2.统一管理门禁卡的制作、发放、挂失、补办等工作。3.定期对门禁卡系统进行维护和检查，确保系统正常运行。4.对违反门禁卡管理制度的行为进行处理。（二）租户1.负责本租户员工门禁卡的申请、使用和保管。2.督促本租户员工遵守门禁卡管理制度，对违规行为进行纠正。3.配合人事行政部做好门禁卡的相关管理工作。三、门禁卡的申请与发放（一）申请流程1.租户如需为员工申请门禁卡，应填写《门禁卡申请表》，注明申请人员姓名、部门、联系方式等信息。2.《门禁卡申请表》经租户负责人签字确认后，提交至人事行政部。3.人事行政部对申请信息进行审核，审核通过后安排制作门禁卡。（二）发放方式1.门禁卡制作完成后，人事行政部通知租户负责人领取。2.租户负责人领取门禁卡时，应核对门禁卡信息是否准确，并在《门禁卡发放登记表》上签字确认。3.租户负责人将门禁卡发放给本租户员工，并告知员工门禁卡的使用规定和注意事项。四、门禁卡的使用（一）正常使用1.员工进入办公区域时，应将门禁卡贴近门禁读卡器，听到“嘟”的一声且指示灯变绿后，方可开门进入。2.员工离开办公区域时，应随手关门，确保门禁系统正常关闭。3.门禁卡仅限本人使用，不得转借他人。如因工作需要他人使用，应提前向人事行政部申请临时授权。（二）特殊情况处理1.如门禁卡无法正常使用，员工应及时联系人事行政部，说明情况。人事行政部核实后，可采用手动开门等方式协助员工进入办公区域，并及时安排维修或补办门禁卡。2.如遇门禁系统故障，人事行政部应及时通知专业维修人员进行维修，并在办公区域显著位置张贴通知，告知租户临时的出入方式。五、门禁卡的挂失与补办（一）挂失1.员工发现门禁卡丢失或被盗后，应立即向本租户负责人报告，并填写《门禁卡挂失申请表》。2.租户负责人将《门禁卡挂失申请表》提交至人事行政部，同时告知人事行政部挂失原因及可能丢失的时间范围。3.人事行政部接到挂失申请后，立即对该门禁卡进行挂失处理，防止他人冒用。（二）补办1.挂失成功后，员工如需补办门禁卡，应填写《门禁卡补办申请表》，注明补办原因、原门禁卡卡号等信息。2.《门禁卡补办申请表》经租户负责人签字确认后，提交至人事行政部。3.人事行政部对补办申请进行审核，审核通过后收取补办费用，并安排制作新的门禁卡。4.新门禁卡制作完成后，人事行政部通知租户负责人领取，租户负责人将新门禁卡发放给员工，并收回已挂失的门禁卡。六、门禁卡的回收与注销（一）回收1.租户退租时，应将本租户所有员工的门禁卡收回，并交至人事行政部。2.员工离职时，所在租户负责人应及时收回其门禁卡，并交至人事行政部。（二）注销1.人事行政部收到回收的门禁卡后，对门禁卡进行注销处理，确保门禁卡不再具有使用权限。2.注销后的门禁卡应妥善保管，以备后续查验。七、门禁卡使用规定（一）遵守门禁时间1.办公区域门禁开放时间为[具体开门时间][具体关门时间]。租户员工应在门禁开放时间内进出办公区域，非工作时间如需进入，应提前向人事行政部申请并获得批准。2.访客应在预约的时间内到达办公区域，并在前台登记后，由被访人员带领进入。如未提前预约，一般不予接待。（二）文明使用门禁1.员工在使用门禁时应保持良好的秩序，不得拥挤、推搡，不得故意损坏门禁设备。2.如发现门禁设备出现故障或异常情况，应及时向人事行政部报告，不得擅自处理。（三）配合检查1.人事行政部及公司安保人员有权对门禁卡的使用情况进行检查，租户员工应积极配合。2.如发现有违反门禁卡管理制度的行为，人事行政部将视情节轻重给予相应的处理。八、违规处理（一）违规行为1.转借门禁卡给他人使用。2.使用他人门禁卡进入办公区域。3.故意损坏门禁设备。4.未按规定时间进出办公区域，且未提前申请批准。5.协助他人未经授权进入办公区域。（二）处理措施1.对于首次违规的租户员工，人事行政部将给予口头警告，并记录在案。2.对于多次违规或情节严重的租户员工，人事行政部将视情况给予书面警告、罚款、限制门禁卡使用权限等处理措施，并通报其所在租