职业技术学院心理健康教育档案管理工作办法​

职业技术学院心理健康教育档案管理工作办法​

一、总则1.为加强我院心理健康教育档案管理工作，规范档案的建立、使用、保管与维护，充分发挥心理健康教育档案在学生心理健康教育工作中的作用，依据国家相关法律法规及教育部关于高校学生心理健康教育工作的有关要求，结合我院实际情况，特制定本办法。2.心理健康教育档案是学生心理健康状况的重要记录，是学院开展心理健康教育与辅导工作的重要依据。档案管理工作应遵循科学性、保密性、完整性、动态性原则，确保档案信息真实、准确、安全。二、管理职责1.心理健康教育中心-负责统筹规划全院心理健康教育档案管理工作，制定档案管理制度和工作流程，并监督执行。-组织开展学生心理健康测评工作，收集、整理、分析测评数据，为学生建立心理健康档案基础信息。-指导、培训各系部辅导员及相关工作人员开展心理健康教育档案的日常管理工作，定期检查档案管理情况。-负责心理健康教育档案的信息化建设与管理，维护档案管理系统的正常运行，确保档案数据的安全存储与有效利用。-依据档案信息，为学院心理健康教育工作提供决策支持，针对学生群体的心理健康状况提出工作建议和干预措施。2.系部-配合心理健康教育中心开展学生心理健康测评工作，组织本系学生按时完成测评任务。-负责收集、整理本系学生心理健康相关资料，包括但不限于学生日常心理表现记录、心理咨询预约及咨询记录、心理危机干预记录等，并及时提交至心理健康教育中心。-协助心理健康教育中心对本系有心理健康问题的学生进行跟踪关注，将学生的动态信息反馈至心理健康教育中心，以便更新档案内容。-负责本系心理健康教育档案的初步审核工作，确保档案资料的真实性、完整性和规范性。3.辅导员-关注班级学生的心理健康状况，及时发现学生心理问题并记录相关情况，将重要信息反馈给系部和心理健康教育中心。-协助心理健康教育中心和系部开展心理健康教育档案的建立工作，指导学生如实填写个人心理健康相关信息。-配合心理健康教育中心和系部对重点关注学生进行日常跟踪管理，记录学生在学习、生活中的心理变化情况，为档案更新提供依据。三、档案建立1.建立对象全体在校学生均应建立心理健康教育档案。2.建立内容-基本信息：包括学生姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、家庭住址、联系方式、家庭主要成员信息等。-心理健康测评结果：涵盖入学时及在校期间定期或不定期开展的各类心理健康测评数据，如症状自评量表（SCL-90）、大学生心理健康普查问卷等测评结果及分析报告。-心理咨询记录：学生接受个体心理咨询或团体心理辅导的相关记录，包括咨询时间、地点、咨询师、咨询主题、咨询过程摘要、咨询效果评估等。-心理危机干预记录：针对出现心理危机的学生，详细记录危机事件的发生时间、地点、事件经过、采取的干预措施、干预效果及后续跟踪情况等。-日常心理表现记录：由辅导员、任课教师或班级心理委员提供的学生在学习、生活中的日常心理表现，如情绪状态、人际关系、学习态度、行为异常等方面的记录。-其他相关资料：与学生心理健康教育有关的其他资料，如心理治疗病历、心理康复训练记录等。3.建立流程-信息收集：心理健康教育中心通过学院信息管理系统获取学生基本信息，同时组织学生进行心理健康测评，收集测评数据。各系部辅导员及相关工作人员负责收集学生日常心理表现记录、心理咨询预约及咨询记录、心理危机干预记录等资料。-整理归档：心理健康教育中心对收集到的各类信息进行整理、分类，按照统一的档案编号规则为每个学生建立独立的心理健康教育档案，并将档案资料录入档案管理系统。-审核完善：系部对本系学生的心理健康教育档案进行初步审核，确保档案内容完整、准确。心理健康教育中心对全院学生档案进行最终审核，对存在问题的档案及时反馈并要求补充完善。四、档案使用1.查阅权限-心理健康教育中心专职心理咨询师因工作需要，可查阅学生心理健康教育档案。查阅时需填写《心理健康教育档案查阅申请表》，经心理健康教育中心负责人审批同意后，在档案管理人员的监督下进行查阅，并做好查阅记录。-系部辅导员在处理学生心理健康问题时，如需查阅学生档案，应向心理健康教育中心提交《心理健康教育档案查阅申请表》，说明查阅原因及查阅内容，经心理健康教育中心负责人审批同意后，可在心理健康教育中心指定地点查阅相关档案信息。-学院主管领导因工作需要了解学生心理健康整体情况时，可在心理健康教育中心负责人陪同下查阅相关统计数据和汇总报告，但不得查阅学生个体详细档案信息。如需查阅个体档案，须经心理健康教育中心负责人同意，并严格遵循保密规定。-其他人员因特殊原因需要查阅学生心理健康教育档案的，须经心理健康教育中心负责人和学院主管领导审批同意，并按照规定办理查阅手续。2.使用原则-档案的使用必须遵循保密原则，任何查阅人员不得擅自将档案内容泄露给无关人员。对违反保密规定的人员，将按照学院相关规定严肃处理。-档案信息仅供学院心理健康教育工作及学生管理工作参考，不得用于其他任何目的。使用档案信息时，应注重保护学生的隐私和合法权益。-查阅人员应根据工作实际需要合理使用档案信息，不得随意更改、删除档案内容。如需对档案信息进行更新或调整，应按照档案管理流程进行操作。五、档案保管与维护1.保管方式-心理健康教育档案实行纸质档案与电子档案双轨制管理。纸质档案应存放在专门的档案库房，按照系部、年级、班级顺序进行分类存放，并配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，确保档案安全。-电子档案应存储在专门的档案管理系统服务器中，定期进行数据备份，备份数据应异地存储，防止数据丢失。同时，要加强对档案管理系统的安全防护，设置访问权限和密码，防止数据被非法访问和篡改。2.保管期限学生心理健康教育档案保管期限为学生在校期间及毕业后[X]年。保管期满后，经心理健康教育中心负责人审核批准，按照档案销毁程序进行销毁处理。3.维护更新-心理健康教育中心和各系部应指定专人负责心理健康教育档案的维护更新工作。档案管理人员应定期对档案进行检查，及时发现并处理档案信息缺失、错误等问题。-当学生心理健康状况发生重大变化或有新的心理健康相关信息时，相关人员应及时将信息反馈给心理健康教育中心，由档案管理人员对档案进行更新，确保档案信息的动态性和时效性。六、监督与考核1.心理健康教育中心定期对各系部心理健康教育档案管理工作进行检查，检查内容包括档案建立的完整性、准确性，档案使用的规范性，档案保管的安全性等。2.将心理健康教