职业技术学院办公设备档案管理工作规定​

职业技术学院办公设备档案管理工作规定​

一、总则1.为加强学院办公设备档案管理，提高办公设备管理水平和使用效益，充分发挥办公设备档案在学院教学、科研、管理等工作中的作用，根据国家有关档案管理规定，结合学院实际情况，特制定本规定。2.办公设备档案是指学院在办公设备的购置、验收、使用、维修、报废等全过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、数据、声像等不同形式的历史记录。3.办公设备档案管理工作应遵循集中统一管理、确保完整安全、便于开发利用的原则。二、管理职责1.档案管理部门-负责制定和完善办公设备档案管理制度，并监督制度的执行情况。-对全院办公设备档案工作进行统筹规划、组织协调和业务指导。-接收、整理、保管、鉴定、统计和提供利用全院办公设备档案。-负责办公设备档案信息化建设，建立电子档案数据库，实现档案资源共享。2.设备使用部门-明确专人负责本部门办公设备档案的收集、整理和移交工作。-在办公设备购置、验收、维修、报废等过程中，及时收集相关文件材料，并按要求整理成册。-负责向档案管理部门移交本部门已整理好的办公设备档案，并确保档案的真实性、完整性和准确性。-配合档案管理部门做好办公设备档案的利用工作。3.设备采购部门-在办公设备采购过程中，负责收集设备的采购合同、技术协议、产品说明书、质量检验报告等文件材料，并及时移交档案管理部门或设备使用部门。-对采购过程中形成的文件材料的完整性和准确性负责。4.设备维修部门-做好办公设备维修记录，包括维修申请、维修方案、维修过程记录、维修费用结算等材料。-将维修记录及时整理并移交设备使用部门，由设备使用部门按规定纳入办公设备档案管理。三、档案收集1.收集范围-办公设备购置方面：采购申请、采购预算、采购合同、招投标文件、设备验收报告、设备清单、设备发票复印件等。-设备技术资料：设备产品说明书、操作手册、技术图纸、技术参数、合格证、质量检验报告等。-设备使用方面：设备领用登记表、使用记录、操作规程、安全注意事项等。-设备维修方面：维修申请单、维修记录、维修费用明细、更换零部件清单等。-设备报废方面：报废申请报告、报废鉴定意见、报废处理记录等。-其他与办公设备有关的重要文件材料，如设备获奖证书、技术改造资料等。2.收集时间-办公设备采购合同签订后、设备验收完成后一周内，采购部门应将相关文件材料移交档案管理部门或设备使用部门。-设备投入使用后，使用部门应及时收集整理设备使用记录、操作规程等文件材料，每学期末统一移交档案管理部门。-办公设备维修完成后，维修部门应在三个工作日内将维修记录移交设备使用部门。-办公设备报废手续办理完毕后，相关部门应在一周内将报废申请报告、报废鉴定意见等材料移交档案管理部门。四、档案整理1.档案管理部门接收设备使用部门或采购部门移交的办公设备档案后，应按照分类标准进行整理。分类可按照设备类型（如计算机、打印机、复印机等）、购置时间、使用部门等进行。2.对每份文件材料进行编号、编目，编制档案目录，目录应包含文件名称、文号、日期、来源、保管期限等内容。3.对整理好的档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于保管和查阅。对于不宜装订的文件材料，如照片、图纸等，应进行分类装盒，并编制相应的目录。4.建立电子档案目录数据库，将纸质档案目录信息录入数据库，实现档案的信息化管理。五、档案保管1.档案管理部门应设立专门的库房保管办公设备档案，库房应保持清洁、干燥、通风，具备防火、防潮、防虫、防盗等安全防护设施。2.档案应按照分类标准进行上架存放，排列整齐，便于查找和管理。同时，应建立档案存放索引，标明档案的存放位置。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。4.严格控制档案库房的温度和湿度，温度一般控制在14℃-24℃，相对湿度控制在45%-60%。六、档案鉴定与销毁1.档案管理部门应定期对办公设备档案进行鉴定，鉴定工作由档案管理部门会同设备使用部门、财务部门等相关人员组成鉴定小组进行。2.根据档案的保存价值、设备的使用年限、设备的报废情况等因素，确定档案的保管期限。保管期限分为短期（1-3年）、中期（3-5年）、长期（5年以上）。3.对已到保管期限且无保存价值的档案，由鉴定小组提出销毁意见，填写档案销毁清册，经学院主管领导批准后进行销毁。4.档案销毁应采用合适的方式，如粉碎、焚烧等，确保档案信息不被泄露。销毁过程应有专人监督，并在销毁清册上签字确认。七、档案利用1.学院内部各部门因工作需要查阅办公设备档案的，应填写档案查阅申请表，经部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出查阅场所，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损或抽取、撤换档案材料。3.如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定进行登记。复印或摘录的档案内容应妥善保管，不得擅自传播和使用。4.外单位人员因工作需要查阅学院办公设备档案的，应持单位介绍信，经学院相关部门负责人和主管领导批准后，按照学院档案查阅规定办理查阅手续。八、奖励与处罚1.对在办公设备档案管理工作中表现突出的部门和个人，学院将给予表彰和奖励。2.对违反本规定，有下列行为之一的，学院将视情节轻重，对直接责任人员和部门负责人给予批评教育或相应的行政处分：-未按规定收集、整理、移交办公设备档案的；-故意损坏、丢失办公设备档案的；-擅