后勤保障部印章管理制度

后勤保障部印章管理制度总则1.目的为加强后勤保障部印章管理，维护公司印章的权威性和严肃性，确保印章使用的合法性、规范性和安全性，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于后勤保障部各类印章的刻制、保管、使用、废止等全过程管理。3.印章种类后勤保障部印章包括但不限于部门公章、合同专用章、财务专用章、业务专用章、法人名章等。印章的刻制1.刻制申请因工作需要刻制印章的，由相关业务部门填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格等信息，并经部门负责人签字确认后，报后勤保障部审核。2.审核与批准后勤保障部对《印章刻制申请表》进行审核，重点审查印章刻制的必要性、名称与用途的一致性等。审核通过后，报公司分管领导审批。3.刻制执行经公司分管领导批准后，由后勤保障部统一安排到公安机关指定的具有资质的印章刻制单位进行刻制。刻制完成后，后勤保障部负责对印章进行验收，检查印章的规格、材质、图案、文字等是否符合要求。4.印章备案印章刻制完成后，后勤保障部应及时将印章的样式、启用时间等信息报公司办公室备案，并留存印章印模。印章的保管1.保管原则印章保管遵循“专人负责、安全保密”的原则，确保印章存放安全，防止印章被盗用、丢失或损坏。2.保管人员根据印章种类和用途，确定专人负责印章保管。印章保管人员应具备高度的责任心和保密意识，不得擅自将印章交他人保管或使用。3.保管方式印章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，并设置密码或钥匙进行双重防护。对于重要印章，如部门公章、合同专用章等，应实行双人保管制度，分别掌握保险柜密码和钥匙。4.保管环境印章保管场所应保持清洁、干燥、通风良好，避免印章受潮、生锈或损坏。同时，应安装必要的安全防范设施，如监控摄像头、报警装置等，确保印章保管安全。印章的使用1.使用范围后勤保障部印章的使用必须严格限定在规定的业务范围内，不得超出范围使用。具体使用范围如下：部门公章：用于后勤保障部对外发布的文件、通知、报告等正式公文；与外单位签订的合同、协议等；向上级主管部门报送的各类报表、材料等。合同专用章：用于后勤保障部与外单位签订的各类经济合同、业务合同等。财务专用章：用于后勤保障部办理财务收支、结算、报销等业务。业务专用章：用于后勤保障部特定业务领域的文件、资料、报表等的盖章确认，如物资采购、设备维修、物业服务等。法人名章：用于后勤保障部办理涉及法人授权的相关业务，如银行开户、账户变更、支票签发等。2.使用流程填写申请表：使用印章时，应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、份数、用印时间等信息，并经部门负责人签字确认。审核：《印章使用申请表》经部门负责人签字后，提交后勤保障部印章管理人员进行审核。印章管理人员重点审核用印事项是否符合规定的使用范围、用印文件内容是否真实、准确、完整等。审批：对于涉及重要事项或金额较大的用印申请，需报公司分管领导审批。审批通过后，方可进行用印。用印：经审核和审批同意后，印章保管人员在用印前应再次核对用印文件内容与《印章使用申请表》一致，并在用印位置加盖印章。用印应清晰、端正，不得模糊、歪斜或遗漏。登记：印章使用完毕后，印章保管人员应及时在《印章使用登记簿》上进行登记，记录用印日期、用印事项、用印文件名称、份数、审批人等信息。3.禁止事项严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章。未经审批，不得擅自为外单位或个人加盖印章。不得将印章携带外出使用，如因特殊情况确需携带外出的，必须经公司分管领导批准，并由印章保管人员和使用人员共同携带，确保印章安全。不得私自委托他人代盖印章。印章的废止1.废止原因印章因磨损、损坏、机构变更、业务调整等原因不再使用时，应及时办理废止手续。2.废止申请由后勤保障部填写《印章废止申请表》，详细说明印章废止原因、废止时间等信息，并经部门负责人签字确认后，报公司办公室审核。3.审核与批准公司办公室对《印章废止申请表》进行审核，审核通过后，报公司分管领导审批。4.废止处理经公司分管领导批准后，后勤保障部负责将废止的印章交回公司办公室统一销毁。销毁过程应进行详细记录，包括销毁时间、地点、参与人员等，并由参与人员签字确认。印章的监督与检查1.定期检查后勤保障部应定期对印章的保管和使用情况进行检查，检查内容包括印章保管是否安全、使用流程是否规范、登记记录是否完整等。检查周期为每季度一次。2.不定期抽查公司办公室将不定期对后勤保障部印章管理情况进行抽查，发现问题及时督促整改。3.违规处理对于违反本制度规定使用印章的行为，将视情节轻重