商超设备采购招标规定

商超设备采购招标规定

商超设备采购招标规定一、总则1.目的为规范本商超设备采购招标行为，确保设备采购的公平、公正、公开，保证采购设备的质量和性能符合商超运营需求，降低采购成本，特制定本规定。2.适用范围本规定适用于本商超所有设备的采购招标活动，包括但不限于货架、冷藏设备、收银系统、监控设备、通风设备等各类用于商超日常运营的设备采购。3.原则-公平原则：给予所有潜在供应商平等的机会参与投标，不偏袒任何一方。-公正原则：严格按照既定的招标程序和标准进行评标、定标，确保结果公正合理。-公开原则：招标信息、招标程序、中标结果等相关信息及时向社会公开，接受监督。-诚实信用原则：参与招标活动的各方应诚实守信，不得有欺诈、串通等违法行为。二、招标组织与职责1.招标领导小组-组成：由商超总经理担任组长，副总经理担任副组长，成员包括行政部、财务部、采购部、技术部等相关部门负责人。-职责：-负责制定和修订设备采购招标相关政策和制度。-审批招标计划、招标文件等重要文件。-对招标过程中的重大事项进行决策，如确定中标候选人、处理招标争议等。2.招标工作小组-组成：由采购部负责人担任组长，成员从行政部、技术部、财务部等部门抽调人员组成。-职责：-具体组织实施招标活动，包括编制招标文件、发布招标公告、组织开标、评标等工作。-对投标文件进行初步审查，筛选出符合要求的投标供应商。-协助招标领导小组进行中标候选人的评审和确定。-负责与中标供应商签订采购合同，并跟踪合同执行情况。3.监督小组-组成：由商超纪检部门负责人担任组长，成员包括部分员工代表和外部监督人员（如有）。-职责：-对招标全过程进行监督，确保招标活动严格按照法律法规和本规定执行。-受理供应商的质疑和投诉，对违规行为进行调查和处理。三、招标方式1.公开招标-适用于采购金额较大、技术要求复杂、市场竞争充分的设备采购项目。通过在商超官网、行业媒体、公共资源交易平台等渠道发布招标公告，邀请不特定的供应商参与投标。-招标公告应包含项目名称、采购内容、技术要求、投标人资格条件、投标截止时间、开标时间及地点等详细信息。2.邀请招标-适用于技术复杂或有特殊要求，只有少量潜在投标人可供选择；或采用公开招标方式的费用占项目合同金额的比例过大的项目。-由招标工作小组根据项目需求和供应商情况，邀请不少于三家具备相应资质和能力的供应商参与投标，并向其发送投标邀请书。投标邀请书内容与公开招标公告类似。3.竞争性谈判-适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要等情况。-由招标工作小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其提供谈判文件。谈判文件应明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款以及评定成交的标准等事项。4.单一来源采购-适用于只能从唯一供应商处采购；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十等情况。-采用单一来源采购方式的，应经招标领导小组批准，并在商超内部进行公示，公示期不少于三个工作日。公示无异议后，方可与唯一供应商进行采购谈判并签订合同。四、招标程序1.需求申报与审批-各部门根据实际工作需要，填写《设备采购需求申请表》，详细说明设备名称、规格型号、数量、技术参数、预计使用时间等信息。-《设备采购需求申请表》经部门负责人审核后，报采购部汇总。采购部对各部门申报的需求进行综合分析和审核，编制《设备采购招标计划》，明确招标项目名称、采购预算、招标方式等内容。-《设备采购招标计划》报招标领导小组审批，经批准后正式启动招标程序。2.招标文件编制-招标工作小组根据招标项目的特点和需求，编制招标文件。招标文件应包括以下内容：-招标公告（或投标邀请书）。-投标人须知，包括投标文件的编制要求、投标报价说明、投标有效期、投标保证金等内容。-技术规格要求，详细描述采购设备的技术参数、性能指标、质量标准等。-商务条款，包括合同条款、付款方式、交货期、售后服务等内容。-评标标准和方法，明确评标委员会对投标文件进行评审和比较的标准和方法。-投标文件格式，提供投标函、开标一览表、投标报价明细表、技术规格偏离表、商务条款偏离表、资格证明文件等格式。-招标文件编制完成后，应组织相关部门进行审核，确保文件内容准确、完整、清晰，避免出现歧义或漏洞。审核通过后，报招标领导小组审批。3.招标公告发布与投标邀请-如采用公开招标方式，招标工作小组应按照规定在指定的媒体上发布招标公告。招标公告发布时间不得少于二十日。-如采用邀请招标方式，招标工作小组应向邀请的供应商发送投标邀请书，并同时提供招标文件。4.投标人资格审查-潜在投标人在规定时间内报名并购买招标文件后，招标工作小组对其资格进行审查。资格审查内容包括：-投标人的营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本（或三证合一营业执照副本），以证明其具有合法经营资格。-投标人的资质证书，如生产许可证、质量认证证书等，根据采购设备的要求确定具体资质证书要求。-投标人的业绩证明材料，如类似项目的合同复印件等，以考察其以往的项目经验和能力。-投标人的财务状况证明材料，如财务报表、银行资信证明等，评估其财务实力。-投标人拟派项目负责人及技术人员的资格证书和业绩证明材料（如有要求）。-资格审查可采用资格预审或资格后审的方式。资格预审是在投标截止时间前对潜在投标人进行资格审查，只有通过资格预审的供应商才能参与投标；资格后审是在开标后对投标人进行资格审查，如投标人资格不符合要求，其投标将被否决。5.投标文件的编制与提交-投标人应按照招标文件的要求编制投标文件。投标文件应包括商务部分、技术部分和价格部分。-商务部分主要包括投标函、法定代表人身份证明、授权委托书、投标报价表、商务条款偏离表、资格证明文件等内容。-技术部分主要包括技术方案、技术规格偏离表、设备性能参数说明、技术支持与售后服务承诺等内容。-价格部分主要包括投标总价、分项报价明细表等内容。-投标文件应密封包装，并在封口处加盖投标人公章。投标人应在招标文件规定的投标截止时间前，将投标文件送达指定地点。如投标人在投标截止时间后送达投标文件，招标人将不予受理。6.开标-开标应在招标文件规定的时间和地点公开进行。开标由招标工作小组主持，邀请所有投标人参加。-开标时，首先由投标人或其推选的代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标报价、投标文件的其他主要内容。-开标过程应记录在案，由参加开标的各方面代表签字确认。开标记录应包括开标时间、地点、参加开标人员名单、投标人名称、投标报价、投标文件密封情况等内容。7.评标-开标结束后，由招标工作小组组建评标委员会进行评标。评标委员会由技术、经济等方面的专家和招标人代表组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。专家应从政府相关部门设立的专家库中随机抽取。-评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审和比较。评标分为初步评审和详细评审两个阶段。-初步评审主要对投标文件的形式、资格和响应性进行审查，检查投标文件是否符合招标文件的要求，是否存在重大偏差。如投标文件存在重大偏差，将被否决。-详细评审主要对通过初步评审的投标文件进行技术和商务方面的评审，对投标文件的技术方案、设备性能、售后服务、投标价格等进行综合比较和评估。评标委员会可以要求投标人对投标文件中含义不明确、对同类问题表述不一致或者有明显文字和计算错误的内容作出必要的澄清、说明或者补正。-评标委员会根据评审结果，推荐中标候选人名单。中标候选人应当不超过三名，并标明排序。评标委员会应向招标领导小组提交书面评标报告，详细说明评标过程、评标结果和推荐中标候选人的理由。8.定标-招标领导小组根据评标委员会推荐的中标候选人名单，确定中标人。一般情况下，招标人应确定排名第一的中标候选人为中标人。如排名第一的中标候选人放弃中标、因不可抗力提出不能履行合同，或者招标文件规定应当提交履约保证金而在规定的期限内未能提交的，招标人可以确定排名第二的中标候选人为中标人，依此类推。-中标人确定后，招标工作小组应在商超官网、行业媒体等渠道发布中标公告，公告期不少于三个工作日。中标公告应包括中标人名称、中标金额、中标项目名称等内容。9.合同签订-中标公告期满无异议后，招标工作小组应在规定时间内与中标人签订采购合同。合同内容应根据招标文件和中标人的投标文件确定，明确双方的权利和义务，包括设备规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务、付款方式等条款。-合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。如一方违反合同约定，应承担相应的违约责任。五、投标保证金与履约保证金1.投标保证金-招标人可以要求投标人在提交投标文件的同时，提交投标保证金。投标保证金的金额一般不超过招标项目估算价的百分之二，但最高不得超过八十万元人民币。-投标保证金可以采用现金、支票、汇票、银行保函等形式提交。投标人应按照招标文件规定的方式和时间提交投标保证金。-如投标人在投标有效期内撤回投标文件，或中标后无正当理由不与招标人签订合同，或在签订合同时向招标人提出附加条件，招标人有权没收其投标保证金。-未中标的投标人的投标保证金，招标人应在中标通知书发出后五日内退还；中标的投标人的投标保证金，招标人应在采购合同签订后五日内退还。2.履约保证金-招标人可以要求中标人在签订采购合同前，提交履约保证金。履约保证金的金额一般不超过中标合同金额的百分之十。-履约保证金可以采用现金、支票、汇票、银行保函等形式提交。中标人应按照招标文件和合同约定的方式和时间提交履约保证金。-如中标人未能按照合同约定履行义务，招标人有权扣除履约保证金；如履约保证金不足以弥补招标人的损失，中标人还应承担相应的赔偿责任。-中标人按照合同约定履行完所有义务后，招标人应在规定时间内退还履约保证金。六、监督与投诉处理1.监督-监督小组应对招标活动的全过程进行监督，包括招标文件的编制、招标公告的发布、开标、评标、定标等环节。监督小组有权查阅相关文件和资料，对发现的问题及时提出整改意见。-招标人应主动接受政府相关部门的监督检查，如实提供有关情况和资料。2.投诉处理-供应商认为招标活动不符合法律法规和本规定的，可以在知道或者应知其权益受到损害之日起七个工作日内，以书面形式向招标人提出质疑。招标人应在收到质疑后七个工作日内作出答复，并以书面形式通知质疑供应商和其他有关供应商。-供应商对招标人的答复不满意或者招标人未在规定的时间内作出答复的，可以在答复期满后