置业公司报销管理制度

置业公司报销管理制度一、总则（一）目的为了加强公司财务管理，规范报销行为，合理控制费用支出，确保公司各项工作的顺利开展，特制定本报销管理制度。（二）适用范围本制度适用于置业公司全体员工。（三）基本原则1.真实性原则：报销凭证必须真实、合法、有效，能够准确反映经济业务的实际情况。2.合理性原则：费用支出应符合公司业务需要，具有合理性和必要性，严禁铺张浪费。3.合规性原则：报销行为必须符合国家法律法规及公司相关规定。4.及时性原则：员工应及时办理报销手续，不得拖延，以保证公司资金的正常流转。二、报销流程（一）费用申请1.员工因工作需要发生费用支出前，应填写《费用申请表》，详细注明费用项目、金额、用途、预计发生时间等内容，并按照公司审批权限提交相关领导审批。2.对于预算内的常规费用支出，可按照既定流程直接申请；对于预算外或重大费用支出，需提前提交专项报告，说明费用发生的原因、必要性及预算安排等，经公司管理层批准后，方可进行费用申请。（二）费用报销1.费用发生后，员工应在规定时间内（一般为费用发生后的[X]个工作日内）整理好相关报销凭证，包括发票、收据、清单等，并按照要求粘贴在《费用报销单》上。2.报销凭证应具备以下要素：凭证名称、填制日期、填制单位名称或填制人姓名、经办人的签名或盖章、接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价、金额等。发票必须是由税务机关统一印制的正规发票，并加盖发票专用章；收据等其他凭证也应符合相关规定。3.员工在填写《费用报销单》时，应确保各项信息准确无误，包括报销部门、员工姓名、费用明细、金额合计等。如有多个费用项目，应分别填写并汇总。4.将填写完整的《费用报销单》及相关报销凭证一并提交给部门负责人进行初审。部门负责人应根据业务实际情况，对费用的真实性、合理性进行审核，并签署审核意见。（三）财务审核1.部门初审通过后，报销单据流转至财务部门。财务人员对报销凭证的合法性、合规性、完整性以及费用金额的准确性进行审核。2.财务审核主要内容包括：报销凭证是否符合规定格式和要求；发票等凭证的真实性、有效性；费用支出是否符合公司相关制度和预算安排；报销金额计算是否正确等。3.对于不符合要求的报销单据，财务人员应及时通知报销人进行补充、更正或重新提供合法有效的凭证。（四）审批1.根据公司审批权限，财务审核通过后的报销单据提交给相应层级的领导进行审批。2.审批人应认真审查报销内容，对费用的合理性、必要性进行最终把关，并签署审批意见。审批通过后，报销单据方可进入报销支付环节。（五）报销支付1.经审批同意报销的费用，财务部门按照公司财务支付流程进行支付。2.支付方式可根据实际情况选择现金支付、银行转账等。对于超过一定金额（如[X]元）的报销，原则上采用银行转账方式支付。3.报销款项支付后，财务人员应及时登记入账，并在报销凭证上加盖“已报销”印章，防止重复报销。三、各类费用报销规定（一）差旅费1.差旅费是指员工因公务出差期间发生的交通、住宿、餐饮等费用。2.交通费用：员工应根据公司规定的出差标准选择合适的交通工具。乘坐飞机应优先选择经济舱，因特殊情况需要乘坐商务舱或头等舱的，需提前经上级领导批准。乘坐火车时，原则上应选择硬座或硬卧，如因工作需要乘坐软卧或高铁一等座的，需经上级领导批准。市内交通费用应根据实际情况合理报销，一般采用公共交通方式，如因特殊情况需要乘坐出租车的，应注明事由。3.住宿费用：员工应按照公司规定的出差地区分类标准选择相应档次的酒店住宿。住宿费用应在标准范围内凭正规发票报销。多人一同出差的，如因工作需要安排合住的，应在报销单上注明合住人员姓名及房间号。4.餐饮费用：公司按照出差天数给予一定标准的餐饮补贴，补贴标准根据出差地区不同分为[X]档，具体标准如下：[详细列出各档补贴标准及适用地区]。餐饮补贴已包含在出差费用中，员工无需再单独报销餐饮发票，但如因业务需要发生的招待费用，应按照招待费相关规定进行报销。5.出差审批：员工出差前应填写《出差申请表》，注明出差事由、目的地、预计出差时间等信息，并按照公司审批权限提交审批。未经批准擅自出差的，费用不予报销。（二）业务招待费1.业务招待费是指公司为开展业务活动需要而发生的宴请、礼品、娱乐等费用。2.业务招待应遵循必要性、合理性和适度性原则，严格控制招待费用支出。3.招待费用报销时，应提供详细的招待清单，包括招待时间、地点、人员、事由等信息，并注明招待费用的具体用途。4.招待费用应在发生后的[X]个工作日内办理报销手续，报销金额超过[X]元的，需提前经公司总经理批准。5.严禁利用业务招待费进行违规消费或谋取私利，如发现此类行为，将严肃追究相关人员责任。（三）办公用品及低值易耗品1.办公用品及低值易耗品是指公司日常办公所需的文具、纸张、电脑耗材、办公家具等物品。2.各部门应根据实际工作需要，制定办公用品及低值易耗品采购计划，并填写《办公用品采购申请表》，经部门负责人审核后提交给行政部门。3.行政部门负责统一采购办公用品及低值易耗品，采购过程中应遵循货比三家、性价比最优的原则，确保所购物品符合质量要求且价格合理。4.办公用品及低值易耗品采购后，行政部门应及时办理入库手续，并建立库存台账。领用办公用品及低值易耗品时，需填写《办公用品领用登记表》，由领用人签字确认。5.员工报销办公用品及低值易耗品费用时，应提供发票及详细的物品清单，并注明领用部门和用途。行政部门应定期对办公用品及低值易耗品的使用情况进行统计和分析，合理控制费用支出。（四）通讯费1.通讯费是指员工因工作需要发生的手机话费、固定电话费等费用。2.公司根据员工岗位性质和工作需要，制定不同的通讯费补贴标准，具体标准如下：[详细列出各岗位通讯费补贴标准]。3.员工可凭手机话费发票或固定电话费发票在补贴标准范围内报销通讯费。发票抬头应与员工姓名一致，如发票金额超过补贴标准，超出部分不予报销；如发票金额低于补贴标准，按照实际发票金额报销。4.员工如需更换手机号码或固定电话，应及时通知行政部门进行备案，否则可能影响通讯费报销。（五）车辆费用1.车辆费用包括车辆购置费用、车辆保险费用、车辆维修保养费用、燃油费用、过路过桥费用等。2.车辆购置：公司因工作需要购置车辆的，应按照公司固定资产管理规定进行审批和购置，购置费用按照相关财务制度进行核算和折旧。3.车辆保险：公司统一为车辆购买保险，保险费用按照实际发生金额报销。车辆保险到期前，行政部门应及时办理续保手续。4.车辆维修保养：车辆发生维修保养费用时，应选择正规的维修保养厂家，并取得合法有效的发票。维修保养费用报销时，应提供维修保养清单，注明维修保养项目、金额等信息。5.燃油费用：公司车辆燃油费用按照实际消耗情况进行报销。驾驶员应妥善保管加油发票，并在报销时注明加油日期、车辆牌号等信息。6.过路过桥费用：车辆在行驶过程中发生的过路过桥费用凭发票据实报销。四、报销凭证要求（一）发票要求1.发票必须是由税务机关统一印制的正规发票，发票内容应填写完整，包括发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容、金额、税率、税额等信息，并加盖发票专用章。2.发票应在规定的使用期限内开具，过期发票无效。发票上的字迹应清晰可辨，不得有涂改、挖补等痕迹。3.对于增值税专用发票，报销时应确保发票信息准确无误，包括公司名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等。如因发票信息错误导致无法抵扣或报销的，责任由报销人承担。（二）其他凭证要求1.除发票外，其他报销凭证如收据、清单等也应符合相关规定。收据应加盖收款单位财务专用章或发票专用章，清单应详细列出费用明细、数量、单价、金额等信息。2.报销凭证上的签字必须齐全，包括经办人、证明人、部门负责人、审批人等签字。签字应真实、清晰，不得代签。3.报销凭证应按照公司规定的格式和要求进行粘贴，确保整齐、美观，便于审核和存档。粘贴时应使用胶水或胶棒，不得使用订书钉等易脱落的物品。五、报销审批权限（一）一般费用报销审批权限1.报销金额在[X]元以下的，由部门负责人初审，财务审核后，报分管领导审批。2.报销金额在[X]元（含）至[X]元之间的，由部门负责人初审，财务审核后，报分管领导审核，总经理审批。3.报销金额在[X]元（含）以上的，由部门负责人初审，财务审核后，报分管领导审核，总经理审核，董事长审批。（二）特殊费用报销审批权限1.对于预算外费用、重大费用支出以及涉及公司重大决策的费用报销，无论金额大小，均需提前提交专项报告，经公司管理层集体研究决定后，按照上述审批流程进行审批。2.对于涉及公司关联交易、对外投资、融资等重大事项的费用报销，除按照上述审批流程进行审批外，还需遵循国家法律法规及公司相关规定，履行必要的审批程序和信息披露义务。六、报销时间规定（一）日常费用报销员工应在费用发生后的[X]个工作日内整理好报销凭证，并提交报销申请。如遇节假日或特殊情况，可适当顺延，但最长不得超过[X]个工作日。（二）差旅费报销员工出差归来后，应在[X]个工作日内办理差旅费报销手续。如因特殊原因未能及时报销的，需提前向财务部门说明情况，并经批准后方可延期报销。（三）其他费用报销对于其他定期发生的费用，如通讯费、车辆费用等，应按照公司规定的时间周期进行报销，一般为每月[具体日期]前提交上月费用报销申请。七、附