工程部合同管理制度

工程部合同管理制度一、总则1.目的为加强工程部合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于工程部对外签订的各类工程建设、设备采购、技术服务等合同。3.基本原则依法合规原则：合同的签订、履行应遵守国家法律法规和公司相关规定。平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。公平公正原则：合同条款应公平合理，不得损害国家利益、公司利益和对方合法权益。诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。二、合同签订管理1.合同承办部门及职责工程部负责合同的起草、谈判、签订等具体工作。合同承办人应具备相应的专业知识和业务能力，熟悉合同法律法规和公司合同管理制度。合同承办人负责对合同对方的主体资格、资质、信誉等进行调查核实，并收集相关证明材料。2.合同起草合同承办人应根据合同内容和要求，起草合同文本。合同文本应包括合同双方的基本信息、标的、数量、质量、价款、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等主要条款。合同文本应使用规范的语言文字，表述准确、清晰，避免歧义。合同文本涉及公司商业秘密、技术秘密等重要信息的，应采取保密措施。3.合同审核合同承办人起草的合同文本应提交工程部负责人进行初审。初审主要审查合同条款是否完整、准确，合同内容是否符合公司利益和相关规定，合同风险是否可控等。初审通过后，合同文本应提交公司法律合规部门进行审核。法律合规部门主要审查合同的合法性、合规性，对合同条款提出法律意见和建议。法律合规部门审核通过后，合同文本应提交公司分管领导进行审批。分管领导根据公司业务情况和风险评估，对合同进行最终审批。4.合同签订合同经审批通过后，由合同承办人代表公司与合同对方签订合同。签订合同应使用公司统一印制的合同文本，并加盖公司合同专用章。合同签订过程中，合同承办人应确保合同双方签字（盖章）齐全、有效，合同文本与审批通过的文本一致。合同签订后，合同承办人应及时将合同副本送财务部、档案室等相关部门备案。三、合同履行管理1.合同执行计划合同签订后，合同承办人应根据合同约定，制定合同执行计划，明确合同履行的各个环节和时间节点，确保合同顺利履行。合同执行计划应报工程部负责人审核，并送财务部、档案室等相关部门备案。2.合同履行跟踪合同承办人应定期对合同履行情况进行跟踪检查，及时掌握合同履行进度，发现问题及时解决。合同履行过程中，如出现合同变更、解除等情况，合同承办人应及时向工程部负责人报告，并按照公司相关规定办理手续。3.合同付款管理财务部应根据合同约定和合同执行情况，审核合同付款申请。付款申请应附合同副本、发票、验收报告等相关证明材料。财务部审核通过后，按照公司财务管理制度办理付款手续。付款时应严格控制付款进度，确保公司资金安全。4.合同验收管理合同履行完毕后，合同承办人应及时组织相关部门对合同标的进行验收。验收应按照合同约定的标准和要求进行，确保合同标的符合质量要求。验收合格后，验收部门应出具验收报告，并由验收人员签字（盖章）确认。验收报告应送财务部、档案室等相关部门备案。四、合同变更与解除管理1.合同变更合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同内容的，合同双方应协商一致，并签订书面变更协议。合同变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。合同变更协议签订后，合同承办人应及时将变更情况通知财务部、档案室等相关部门，并按照公司相关规定办理备案手续。2.合同解除合同履行过程中，如出现法定或约定的解除情形，合同双方应协商一致，并签订书面解除协议。合同解除协议应明确解除合同的原因、时间、双方权利义务等内容。合同解除协议签订后，合同承办人应及时将解除情况通知财务部、档案室等相关部门，并按照公司相关规定办理备案手续。合同解除后，合同双方应按照解除协议的约定，办理相关手续，如结算、返还财产等。五、合同纠纷处理1.纠纷预防合同承办人应加强对合同履行过程的管理，及时发现和解决合同履行中出现的问题，预防合同纠纷的发生。合同签订前，合同承办人应充分了解合同对方的情况，对合同风险进行评估，并采取相应的防范措施。2.纠纷处理合同履行过程中如发生纠纷，合同承办人应及时向工程部负责人报告，并会同法律合规部门研究制定纠纷解决方案。纠纷解决方案应根据纠纷的性质、原因、双方责任等情况，采取协商、仲裁、诉讼等方式解决。合同纠纷处理过程中，合同承办人应及时收集、整理相关证据材料，为纠纷处理提供有力支持。合同纠纷处理结果应及时向工程部负责人报告，并送财务部、档案室等相关部门备案。六、合同档案管理1.档案收集合同签订后，合同承办人应及时将合同文本及相关附件、审批文件、变更协议、解除协议、纠纷处理文件等资料收集齐全，并整理归档。合同档案应按照合同类别、签订时间等进行分类整理，便于查阅和管理。2.档案保管合同档案应由档案室负责保管。档案室应建立健全合同档案管理制度，确保合同档案的安全、完整。合同档案应存放在专门的档案柜中，并按照档案编号顺序排列。档案室应定期对合同档案进行检查、清点，发现问题及时处理。3.档案查阅因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经工程部负责人批准后，到档案室查阅。查阅合同档案时，查阅人员应遵守档案室的相关规定，不得擅自涂改、复印、抽取、损毁合同档案。查阅完毕后，查阅人员应及时将合同档案归还档案室，并办理归还手续。七、合同监督与考核1.监督检查公司审计部门负责对工程部合同管理情况进行定期或不定期的监督检查。监督检查内容包括合同签订、履行、变更、解除、纠纷处理、档案管理等环节。审计部门在监督检查过程中，如发现问题应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.考核评价公司将合同管理工作纳入工程部绩效考核体系，对合同管理工作成绩突出的部门和个人给予表