工会+印章管理制度

工会+印章管理制度一、总则（一）目的为加强公司工会印章及公司各类印章的管理，规范印章使用流程，确保印章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司及工会的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司工会及公司各部门、各分支机构在经营管理活动中涉及印章使用的相关事宜。（三）印章种类1.工会印章：包括工会委员会章、工会经费审查委员会章、工会女职工委员会章等。2.公司行政印章：包括公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章等。3.部门印章：各部门根据工作需要刻制的专用印章。二、印章的刻制与启用（一）工会印章刻制1.工会印章的刻制需按照国家相关法律法规及工会章程的规定进行。由工会委员会提出申请，经上级工会批准后，到公安机关指定的刻章单位刻制。2.申请刻制工会印章时，应提交以下材料：上级工会的批准文件。工会委员会出具的刻章申请函，注明印章名称、规格、材质等信息。法定代表人身份证明。3.刻章单位完成印章刻制后，工会应及时领取印章，并进行登记备案。登记内容包括印章名称、规格、材质、编号、领取日期、领取人等。（二）公司行政印章刻制1.公司行政印章的刻制由公司行政部门负责。根据公司经营管理需要，由相关部门提出申请，经公司法定代表人批准后，到公安机关指定的刻章单位刻制。2.申请刻制公司行政印章时，应提交以下材料：公司法定代表人签署的刻章申请文件，注明印章名称、规格、材质、用途等信息。营业执照副本复印件。法定代表人身份证明。3.刻章单位完成印章刻制后，公司行政部门应及时领取印章，并进行登记备案。登记内容包括印章名称、规格、材质、编号、领取日期、领取人等。（三）部门印章刻制1.部门印章的刻制由各部门提出申请，经公司行政部门审核，报公司分管领导批准后，到公安机关指定的刻章单位刻制。2.申请刻制部门印章时，应提交以下材料：部门出具的刻章申请函，注明印章名称、规格、材质、用途等信息。部门负责人身份证明。3.刻章单位完成印章刻制后，部门应及时领取印章，并将印章领取情况报公司行政部门备案。备案内容包括印章名称、规格、材质、编号、领取日期、领取人等。（四）印章启用1.新刻制的印章启用前，应在公司内部进行公示，公示期不少于[X]个工作日。公示内容包括印章名称、启用日期、使用范围等。2.公示无异议后，由印章管理部门填写《印章启用申请表》，经相关领导签字批准后，方可正式启用。3.印章启用后，印章管理部门应及时将印章启用情况通知相关部门和人员，并在印章使用登记簿上进行记录。三、印章的保管（一）保管原则1.实行专人负责制，确保印章安全保管。2.严格执行印章保管制度，防止印章被盗用、冒用、丢失等情况发生。3.印章保管人员应具备高度的责任心和保密意识，不得擅自将印章交予他人保管或使用。（二）工会印章保管1.工会印章由工会办公室指定专人保管。保管人员应妥善保管印章，确保印章存放安全，防止印章损坏、遗失或被盗用。2.工会印章应存放在保险柜或专门的印章保管箱内，并设置密码或钥匙进行双重保护。3.保管人员因特殊原因需要临时离岗时，应将印章交由工会主席指定的其他人员代为保管，并办理交接手续。交接手续应包括印章名称、数量、交接时间、交接双方签字等内容。（三）公司行政印章保管1.公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章等重要行政印章由公司行政部门指定专人保管。保管人员应具备良好的职业道德和专业素养，熟悉印章管理规定。2.公司行政印章应存放在保险柜或专门的印章保管室，并配备必要的安全设施，如监控设备、报警装置等。3.保管人员因特殊原因需要临时离岗时，应将印章交由公司行政部门负责人指定的其他人员代为保管，并办理交接手续。交接手续应包括印章名称、数量、交接时间、交接双方签字等内容。（四）部门印章保管1.部门印章由各部门指定专人保管。保管人员应负责本部门印章的日常保管和使用，并严格按照本制度规定的流程进行操作。2.部门印章应存放在安全可靠的地方，如文件柜、抽屉等，并确保存放地点有必要的防盗、防火、防潮措施。3.保管人员因特殊原因需要临时离岗时，应将印章交由部门负责人指定的其他人员代为保管，并办理交接手续。交接手续应包括印章名称、数量、交接时间、交接双方签字等内容。四、印章的使用（一）使用原则1.严格按照规定的使用范围和审批程序使用印章，确保印章使用的合法性、准确性和严肃性。2.未经授权，任何人不得擅自使用印章。3.印章使用应建立登记制度，详细记录印章使用的日期、事由、申请人、批准人、用印文件名称及编号等信息。（二）工会印章使用1.工会印章的使用范围包括：以工会名义发布的文件、通知、公告等。工会组织开展的各类活动的相关文件、资料。工会与外部单位签订的合同、协议等。工会会员的相关证明文件、资料。其他需要使用工会印章的事项。2.工会印章的使用流程：申请人填写《工会印章使用申请表》，注明用印事由、用印文件名称及编号、用印日期等信息，并签字确认。将申请表提交给工会主席或其授权的副主席进行审批。审批人应认真审核用印事由和文件内容，确保用印事项符合工会规定和相关法律法规要求。审批通过后，申请人将申请表交予工会印章保管人员。保管人员核对申请表内容无误后，在用印登记簿上进行登记，并按照规定的用印方式进行用印。用印完成后，保管人员应在申请表上加盖“已用印”章，并将申请表存档保管。同时，在印章使用登记簿上记录用印时间、用印人等信息。（三）公司行政印章使用1.公司公章的使用范围包括：公司对外发布的文件、通知、公告等。公司与外部单位签订的合同、协议等。公司出具的各类证明文件，如营业执照副本复印件、法定代表人身份证明等。公司内部管理文件、资料的盖章确认。其他需要使用公司公章的事项。2.合同专用章的使用范围：专门用于公司签订各类合同、协议等经济往来文件。3.财务专用章的使用范围：主要用于公司财务收支、结算等相关业务，如开具发票、支票、汇票等。4.法定代表人章的使用范围：与公司法定代表人的授权委托相关，如在授权委托书、合同文本等文件上加盖法定代表人章。5.公司行政印章的使用流程：申请人填写《公司行政印章使用申请表》，注明用印事由、用印文件名称及编号、用印日期等信息，并签字确认。根据用印事项的性质和审批权限，将申请表提交给相应的审批人进行审批。审批人应认真审核用印事由和文件内容，确保用印事项符合公司规定和相关法律法规要求。审批通过后，申请人将申请表交予公司行政印章保管人员。保管人员核对申请表内容无误后，在用印登记簿上进行登记，并按照规定的用印方式进行用印。用印完成后，保管人员应在申请表上加盖“已用印”章，并将申请表存档保管。同时，在印章使用登记簿上记录用印时间、用印人等信息。（四）部门印章使用1.部门印章的使用范围限于本部门内部管理需要，如部门文件、通知、报表等的盖章确认。2.部门印章的使用流程：申请人填写《部门印章使用申请表》，注明用印事由、用印文件名称及编号、用印日期等信息，并签字确认。将申请表提交给部门负责人进行审批。审批人应认真审核用印事由和文件内容，确保用印事项符合本部门规定和相关工作要求。审批通过后，申请人将申请表交予部门印章保管人员。保管人员核对申请表内容无误后，在用印登记簿上进行登记，并按照规定的用印方式进行用印。用印完成后，保管人员应在申请表上加盖“已用印”章，并将申请表存档保管。同时，在印章使用登记簿上记录用印时间、用印人等信息。五、印章的更换与废止（一）印章更换1.因磨损、损坏、遗失等原因需要更换印章时，由印章保管部门填写《印章更换申请表》，详细说明印章更换的原因，并提交原印章。2.按照印章刻制的审批程序，经相关领导批准后，到公安机关指定的刻章单位重新刻制印章。3.新印章刻制完成后，按照印章启用的相关规定进行启用，并将原印章交回印章管理部门统一销毁。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、销毁方式、监销人等信息。（二）印章废止1.因公司名称变更、机构调整、业务范围变化等原因，需要废止部分印章时，由印章管理部门填写《印章废止申请表》，详细说明印章废止的原因，并提交需要废止的印章。2.按照印章刻制的审批程序，经相关领导批准后，对废止的印章进行封存保管，并在公司内部进行公示，公示期不少于[X]个工作日。3.公示无异议后，由印章管理部门将废止的印章统一销毁。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、销毁方式、监销人等信息。六、印章的监督与检查（一）监督检查部门公司设立印章管理监督小组，由公司行政部门、工会办公室、审计部门等相关人员组成。监督小组负责对公司印章管理制度的执行情况进行定期检查和不定期抽查。（二）监督检查内容1.印章保管情况，包括保管人员是否符合规定、保管设施是否安全可靠等。2.印章使用情况，包括使用流程是否规范、审批手续是否齐全、用印记录是否完整等。3.印章的更换与废止情况，包括更换与废止的程序是否合规、印章销毁是否彻底等。（三）监督检查方式1.定期检查：每季度对公司印章管理制度的执行情况进行一次全面检查。检查人员通过查阅印章使用登记簿、申请表、存档文件等资料，实地查看印章保管情况等方式进行检查。2.不定期抽查：根据工作需要，对公司印章使用情况进行不定期抽查。抽查内容包括印章使用的合规性、审批手续的完整性等。3.专项检查：针对印章管理中出现的重大问题或特殊情况，组织开展专项检查，深入调查问题原因，提出整改措施。（四）问题处理1.对于监督检查中发现的问题，监督小组应及时向公司领导汇报，并下达《印章管理问题整改通知书》，要求责任部门限期整改。2.责任部门应针对问题制定详细的整改措施，并在规定的时间内完成整改。整改完成后，向监督小组提交整改报告。3.监督小组对整改情况进行跟踪复查，确保问题得到彻底解决。对于整改不力的部门和个人，公司将按照相关规定进行严肃处理。七、印章使用的风险防范（一）加强印章使用人员培训1.定期组织印章使用人员参加培训，培训内容包括印章管理制度、法律法规、职业道德等方面的知识。2.通过培训，提高印章使用人员的业务水平和风险防范意识，使其熟悉印章使用流程和审批程序，确保印章使用的合法性、准确性和严肃性。（二）强化印章使用审批环节1.严格执行印章使用审批制度，明确各级审批人员的职责和权限。审批人员应认真审核用印事由和文件内容，确保用印事项符合公司规定和相关法律法规要求。2.对于重大事项或涉及金额较大的合同、协议等文件，应实行集体决策审批制度，确保决策的科学性和公正性。（三）建立印章使用风险预警机制1.加强对印章使用情况的统计分析，及时发现印章使用过程