为加强用印管理制度

为加强用印管理制度一、总则（一）目的为加强公司用印管理，规范用印行为，维护公司印章的权威性和严肃性，保障公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构，公司所有部门、员工在涉及公司事务需要使用印章时，均应遵守本制度。（三）基本原则1.依法依规原则：用印必须严格遵守国家法律法规和公司各项规章制度。2.审批把关原则：用印前需按规定履行审批程序，未经批准不得用印。3.登记备案原则：对每一次用印情况进行详细登记，留存相关资料备案。4.专人专管原则：公司印章由专人负责保管，确保印章安全。二、印章种类及用途（一）公司公章1.用于以公司名义对外签订的合同、协议、文件等重要法律文书。2.用于公司对外的正式信函、公文、报表等。3.用于公司授权委托书、介绍信等证明文件。（二）合同专用章专门用于公司签订各类经济合同。（三）财务专用章用于公司财务结算、票据开具、资金收付等相关财务业务。（四）法定代表人章用于特定的财务票据、文件签署等，与财务专用章配合使用。（五）部门章1.各部门根据工作需要刻制的部门章，用于部门内部文件、资料等。2.部门章使用范围严格限定在部门内部，不得对外使用。三、印章的刻制、启用与废止（一）印章刻制1.公司各类印章的刻制由行政部门统一负责，根据工作需要提出申请，经公司领导审批后，到公安机关指定的正规印章刻制单位刻制。2.申请刻制印章时，需提供详细的印章名称、样式、规格、用途等信息。（二）印章启用1.新刻制的印章启用前，行政部门应填写《印章启用申请表》，注明印章名称、启用日期、使用范围等内容，经公司领导批准后，方可启用。2.印章启用时，行政部门应将印章启用信息在公司内部进行公告，并留存相关记录。（三）印章废止1.因公司机构变更、业务调整等原因，不再使用的印章，由行政部门及时收缴，并填写《印章废止申请表》，经公司领导批准后，办理废止手续。2.废止的印章应及时销毁，销毁过程应进行登记，并由行政部门、财务部门等相关人员共同监督。四、印章的保管（一）保管人员1.公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章由行政部门指定专人负责保管。2.部门章由各部门指定专人负责保管。（二）保管要求1.印章保管人员应妥善保管印章，确保印章安全，不得将印章转借他人或带出办公区域。2.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。3.印章保管人员因特殊原因暂时离岗时，应将印章交由部门负责人或公司指定的其他人员代管，并办理交接手续。五、用印审批流程（一）一般用印审批1.用印申请人填写《用印申请表》，详细说明用印事由、用印文件名称、份数、用印日期等信息。2.将《用印申请表》提交至本部门负责人审核，部门负责人应根据实际情况对用印事项进行审核，签署审核意见。3.经部门负责人审核通过后，将《用印申请表》提交至分管领导审批，分管领导应根据公司相关规定和实际情况进行审批，签署审批意见。4.对于涉及重要事项、金额较大或存在风险的用印申请，需经公司总经理审批。5.用印申请人持经审批通过的《用印申请表》到印章保管人员处办理用印手续。（二）紧急用印审批1.因特殊紧急情况需要立即用印的，用印申请人可通过电话、邮件等方式向部门负责人、分管领导或总经理报告用印事由，并在事后及时补办《用印申请表》审批手续。2.印章保管人员在确认用印事由紧急且符合相关规定的情况下，可先予以用印，但需在用印后及时督促用印申请人补办审批手续。六、用印登记与备案（一）用印登记1.印章保管人员在用印时，应按照《用印申请表》的内容进行详细登记，包括用印日期、用印文件名称、用印份数、用印申请人、审批人等信息。2.用印登记应使用专门的《用印登记簿》，确保登记内容准确、完整、清晰。（二）备案资料留存1.对于重要的用印文件，如合同、协议等，印章保管人员在用印后应留存一份复印件，并与《用印申请表》、《用印登记簿》等资料一并归档保存。2.备案资料应妥善保管，以备查阅和审计。七、用印规范（一）用印位置1.用印应在文件规定的位置加盖印章，确保印章清晰、端正、完整。2.对于多页文件，应在骑缝处加盖印章，以保证文件的完整性和真实性。（二）用印数量1.用印数量应与《用印申请表》中注明的份数一致，不得擅自增加或减少。2.如需增加用印份数，应重新办理审批手续。（三）用印方式1.一般应使用红色印油加盖印章，确保印章颜色鲜艳、清晰。2.对于电子文件用印，应按照公司相关规定使用电子印章系统进行操作，并确保电子印章的安全性和有效性。八、监督与检查（一）内部监督1.行政部门负责定期对公司印章的保管、使用情况进行检查，确保印章管理规范、用印行为合规。2.财务部门负责对涉及财务印章的使用情况进行监督检查，确保财务资金安全。（二）审计监督1.公司审计部门定期对公司用印管理制度的执行情况进行审计，检查用印审批流程是否合规、用印登记是否完整、备案资料是否齐全等。2.对于审计中发现的问题，审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。九、违规处理（一）违规行为界定1.未经批准擅自用印的。2.超越审批权限用印的。3.用印内容与审批事项不符的。4.未按规定进行用印登记和备案的。5.其他违反本制度规定的用印行为。（二）处理措施1.对于首次违规且情节较轻的，给予批评教育，责令改正。2.对于多次违规或情节严重的，视情节轻重给予警告、罚款、降职、撤职等处分；给公司造成经济损失的