职场设备设施管理制度

职场设备设施管理制度一、总则（一）目的为加强公司职场设备设施的管理，确保设备设施的正常运行，提高使用效率，保障公司各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有办公设备设施、生产设备设施、生活设施等的管理。（三）管理原则1.统一管理原则：公司对设备设施实行统一规划、统一采购、统一调配、统一维修保养的管理方式。2.分级负责原则：根据设备设施的使用部门和管理职责，实行分级负责管理，确保设备设施管理责任落实到人。3.效益优先原则：在设备设施管理过程中，要注重提高设备设施的使用效益，降低使用成本，实现资源的优化配置。4.安全第一原则：设备设施的管理和使用要始终坚持安全第一的原则，确保设备设施的安全运行，保障员工的生命财产安全。二、设备设施的采购与配置（一）需求申请1.各部门根据工作需要，填写《设备设施需求申请表》，详细说明设备设施的名称、规格型号、数量、用途、采购预算等内容，并提交至部门负责人审核。2.部门负责人对申请内容进行审核，确认需求的合理性和必要性后，签字批准并提交至行政管理部门。（二）采购审批1.行政管理部门收到各部门提交的《设备设施需求申请表》后，进行汇总整理，并根据公司的实际情况和预算安排，提出采购建议。2.采购建议经公司分管领导审核后，提交至公司总经理审批。总经理根据公司的发展战略、财务状况等因素，对采购申请进行最终审批。（三）采购实施1.经总经理审批通过的采购申请，由行政管理部门负责组织实施采购工作。采购人员应根据采购审批意见，选择合适的供应商进行采购。2.在采购过程中，采购人员应严格按照公司的采购流程和相关规定进行操作，确保采购过程的公开、公平、公正。同时，要与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，确保采购设备设施的质量和售后服务。（四）设备设施配置1.采购到货的设备设施，由行政管理部门组织相关人员进行验收。验收内容包括设备设施的数量、规格型号、外观质量、技术性能等方面。2.验收合格的设备设施，由行政管理部门根据公司的实际情况和各部门的需求，进行统一配置和发放。配置发放过程中，要填写《设备设施配置发放登记表》，详细记录设备设施的名称、规格型号、数量、发放部门、领取人等信息。3.对于一些特殊设备设施或专用设备设施，行政管理部门应根据使用部门的要求，进行安装调试，并对使用人员进行操作培训，确保设备设施能够正常运行。三、设备设施的使用与维护（一）使用管理1.各部门负责本部门设备设施的日常使用管理工作，指定专人负责设备设施的操作和维护，并确保设备设施的安全使用。2.使用人员应严格按照设备设施的操作规程进行操作，不得擅自更改设备设施的运行参数和设置。在使用过程中，如发现设备设施出现异常情况，应立即停止使用，并及时报告部门负责人和行政管理部门。3.严禁非专业人员擅自拆卸、维修设备设施。如需对设备设施进行维修或保养，应按照公司的相关规定，填写《设备设施维修保养申请表》，提交至行政管理部门审批。（二）维护保养1.行政管理部门负责制定公司设备设施的维护保养计划，并组织实施。维护保养计划应根据设备设施的使用情况、性能特点等因素，合理安排维护保养的时间、内容和方式。2.设备设施的维护保养分为日常维护保养、一级保养和二级保养。日常维护保养由使用人员负责，主要内容包括设备设施的清洁、润滑、紧固、检查等；一级保养以设备设施的操作人员为主，维修人员为辅，主要内容包括设备设施的局部解体检查和清洗、调整设备设施各部位的配合间隙、紧固设备设施的各个部位等；二级保养以维修人员为主，操作人员参加，主要内容包括设备设施的全面解体检查和清洗、修复或更换磨损的零部件、检查和调整设备设施的精度、性能等。3.在维护保养过程中，要做好维护保养记录，填写《设备设施维护保养记录表》，详细记录维护保养的时间、内容、维修更换的零部件等信息。维护保养记录应妥善保存，以备查阅。（三）故障维修1.设备设施出现故障时，使用人员应及时报告部门负责人和行政管理部门。行政管理部门接到报告后，应及时安排维修人员进行维修。2.维修人员在接到维修任务后，应及时到达现场进行故障诊断和维修。维修过程中，要认真检查故障原因，采取有效的维修措施，确保设备设施能够尽快恢复正常运行。3.对于一些复杂的故障或维修难度较大的设备设施，维修人员应及时向上级汇报，并组织相关技术人员进行会诊，共同制定维修方案。维修完成后，要填写《设备设施维修记录表》，详细记录故障原因、维修措施、维修时间、维修人员等信息。四、设备设施的盘点与清查（一）盘点计划1.行政管理部门负责制定公司设备设施的盘点计划，明确盘点的时间、范围、方法和人员等。盘点计划应根据公司的实际情况和管理需要，定期或不定期进行。2.盘点计划经公司分管领导审核后，提交至公司总经理审批。总经理批准后，行政管理部门应组织相关人员按照盘点计划进行盘点工作。（二）盘点实施1.盘点人员应按照盘点计划，对公司内所有设备设施进行逐一清点和核对。盘点过程中，要认真记录设备设施的名称、规格型号、数量、存放地点、使用状态等信息，并与《设备设施台账》进行核对。2.对于盘点中发现的账实不符情况，盘点人员应及时查明原因，并填写《设备设施盘点差异表》，详细记录差异的设备设施名称、规格型号、数量、差异原因等信息。（三）清查处理1.行政管理部门根据盘点结果，对盘点差异进行分析和处理。对于盘盈的设备设施，要查明原因，按照规定进行入账处理；对于盘亏的设备设施，要查明责任，属于正常损耗的，要按照规定进行核销处理；属于人为原因造成的，要追究相关人员的责任，并要求其赔偿损失。2.在清查处理完成后，行政管理部门应及时更新《设备设施台账》，确保账实相符。同时，要将盘点清查情况形成报告，提交至公司领导审阅。五、设备设施的报废与处置（一）报废鉴定1.设备设施出现下列情况之一的，可以申请报废：已超过规定使用年限，且技术性能落后，无法满足工作需要的；因意外事故或自然灾害等原因，造成设备设施严重损坏，无法修复的；因技术进步等原因，现有设备设施已被淘汰，且无使用价值的；其他符合报废条件的情况。2.对于拟报废的设备设施，使用部门应填写《设备设施报废申请表》，详细说明设备设施的名称、规格型号、购置时间、报废原因等内容，并提交至行政管理部门。3.行政管理部门收到《设备设施报废申请表》后，应组织相关技术人员对设备设施进行报废鉴定。鉴定人员应根据设备设施的实际情况，对其技术性能、使用价值等进行评估，确定是否符合报废条件。（二）报废审批1.经鉴定符合报废条件的设备设施，由行政管理部门填写《设备设施报废审批表》，提交至公司分管领导审核。分管领导审核通过后，提交至公司总经理审批。2.总经理根据公司的相关规定和实际情况，对设备设施的报废申请进行最终审批。审批通过后，设备设施方可进行报废处置。（三）报废处置1.设备设施报废后，行政管理部门应按照公司的相关规定，组织进行报废处置。报废处置方式包括出售、转让、捐赠、报废拆解等。2.在报废处置过程中，要严格按照国家有关法律法规和公司的相关规定进行操作，确保报废处置过程的合法合规。同时，要做好报废处置记录，填写《设备设施报废处置记录表》，详细记录报废设备设施的名称、规格型号、数量、处置方式、处置时间、处置收入等信息。3.报废处置收入应按照公司的财务制度进行管理，上缴公司财务部门统一核算。六、设备设施的档案管理（一）档案建立1.行政管理部门负责建立公司设备设施的档案管理制度，明确档案管理的职责、范围、内容、流程等。2.设备设施档案应包括设备设施的采购合同、验收报告、使用说明书、维护保养记录、维修记录、盘点清查记录、报废处置记录等相关资料。3.在设备设施采购到货后，行政管理部门应及时收集整理相关资料，建立设备设施档案，并按照档案管理的要求进行分类、编号、装订和存放。（二）档案保管1.设备设施档案应妥善保管，确保档案的完整性和安全性。档案保管期限应根据国家有关法律法规和公司的实际情况确定，一般为设备设施使用寿命结束后[X]年。2.档案管理人员应定期对设备设施档案进行检查和整理，确保档案的存放有序、查阅方便。同时，要做好档案的防潮、防虫、防火、防盗等工作，防止档案损坏或丢失。（三）档案查阅1.因工作需要查阅设备设施档案的，查阅人员应填写《设备设施档案查阅申请表》，经部门负责人签字批准后，提交至行政管理部门。2.行政管理部门档案管理人员根据查阅申请表，为查阅人员提供档案查阅服务。查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。查阅过程中，要爱护档案，不得在档案上涂改、标记、损坏等。3.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，并在《设备设施档案查阅登记表》上签字确认。七、监督与考核（一）监督检查1.行政管理部门负责对公司设备设施的管理情况进行定期或不定期的监督检查。监督检查内容包括设备设施的采购、配置、使用、维护、盘点、报废等各个环节。2.在监督检查过程中，发现问题应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。整改完成后，责任部门应将整改情况书面报告行政管理部门。（二）考核评价1.公司将设备设施管理工作纳入各部门的绩效考核体