工作联络单管理制度

工作联络单管理制度一、总则（一）目的为规范公司内部工作联络单的使用与管理，确保信息及时、准确、顺畅地在各部门之间传递，提高工作效率，避免工作失误，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门之间因工作需要进行沟通、协调、协作时所使用的工作联络单。（三）原则1.及时准确原则：工作联络单应及时填写、传递，确保信息的真实性、准确性和完整性。2.责任明确原则：明确工作联络单涉及事项的责任部门和责任人，避免推诿扯皮。3.存档备查原则：工作联络单应妥善存档，以备后续查询和追溯。二、工作联络单的格式与内容（一）格式工作联络单采用统一格式，包括标题、编号、主送部门、抄送部门、主题、内容、附件、拟稿部门、拟稿人、审核人、批准人、日期等部分。（二）内容1.标题：简要概括工作联络单的主题。2.编号：由行政部门统一编制，便于管理和查询。3.主送部门：明确接收工作联络单的主要部门。4.抄送部门：如有需要，可抄送相关部门。5.主题：具体说明工作联络的事项。6.内容：详细阐述工作联络的背景、目的、要求、具体事项等。7.附件：如有相关文件、资料、图表等，可作为附件一并附上。8.拟稿部门：填写发出工作联络单的部门。9.拟稿人：拟稿人的姓名。10.审核人：对工作联络单内容进行审核的人员姓名。11.批准人：对工作联络单进行批准的领导姓名。12.日期：工作联络单的发出日期。三、工作联络单的发起与审批（一）发起1.各部门在工作中需要与其他部门进行沟通、协调、协作时，应及时填写工作联络单。2.工作联络单应明确拟稿部门、拟稿人、主送部门、主题、内容等信息。3.拟稿人应确保工作联络单内容清晰、准确、完整，符合公司相关规定和要求。（二）审批1.工作联络单拟稿完成后，需经拟稿部门负责人审核。2.审核通过后，提交至公司分管领导批准。3.对于重要事项或涉及多个部门的工作联络单，可能需经公司总经理批准。四、工作联络单的传递与接收（一）传递1.工作联络单经批准后，由拟稿部门负责传递给主送部门。2.传递方式可采用纸质文档送达、电子邮件发送、内部办公系统推送等。3.如采用纸质文档送达，拟稿部门应确保工作联络单清晰、整洁，并在规定时间内送达主送部门。（二）接收1.主送部门收到工作联络单后，应及时进行签收。2.签收人应核对工作联络单的编号、主送部门、主题、内容等信息，确保无误。3.如发现工作联络单内容不完整、不准确或存在疑问，应及时与拟稿部门沟通核实。五、工作联络单的处理与反馈（一）处理1.主送部门收到工作联络单后，应根据内容要求及时安排人员进行处理。2.处理过程中，如有需要与其他部门协作，应及时填写相关的工作联络单或通过其他沟通方式进行协调。3.处理结果应明确、具体，并在规定时间内完成。（二）反馈1.主送部门完成工作联络单事项的处理后，应及时将处理结果反馈给拟稿部门。2.反馈方式可采用书面回复、电子邮件回复、内部办公系统反馈等。3.反馈内容应包括工作联络单事项的处理情况、结果、存在问题及建议等。六、工作联络单的存档与保管（一）存档1.工作联络单处理完成后，拟稿部门应将工作联络单原件及相关反馈资料进行整理、归档。2.归档资料应包括工作联络单的纸质文档、电子邮件记录、内部办公系统推送记录等。3.归档资料应按照时间顺序、类别等进行分类存放，便于查询和检索。（二）保管1.工作联络单的存档期限为[X]年，具体期限可根据公司实际情况确定。2.超过存档期限的工作联络单，经行政部门审核后可进行销毁。3.工作联络单的存档和保管应确保资料的安全、完整，防止丢失、损坏或泄露。七、监督与考核（一）监督1.行政部门负责对工作联络单的使用与管理情况进行监督检查。2.监督检查内容包括工作联络单的填写规范、传递及时性、处理结果反馈等。3.对于发现的问题，行政部门应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。（二）考核1.将工作联络单的使用与管理情况纳入部门和个人的绩效考核体系。2.对于工作联络单填写不规范、传递不及时、处理结果反馈不及时等情况，按照绩效考核相关规定进行扣分处理。3.对于因工作联络单管理不善导致工作失误、延误或造成其他不良影响的，将视情节轻重给予相应的处罚。八、附则（