职业技术学院行政印章使用与保管管理规定​

职业技术学院行政印章使用与保管管理规定​

一、总则1.为加强学院行政印章的使用与保管规范化、制度化，确保印章使用的合法性、严肃性和安全性，维护学院的正常管理秩序和合法权益，特制定本规定。2.本规定所指行政印章包括学院行政公章、学院法定代表人印章以及学院各行政部门公章。二、印章的刻制与启用1.刻制-学院行政公章、学院法定代表人印章由学院办公室根据上级主管部门规定，持相关批准文件到公安机关指定的印章刻制单位刻制。-各行政部门因工作需要刻制公章，需提交书面申请，经学院主管领导审批后，由学院办公室统一办理刻制手续。申请应注明部门名称、刻章原因、印章规格等内容。-未经学院批准，任何单位和个人不得擅自刻制与学院相关的行政印章。2.启用-新印章刻制完成后，由学院办公室负责验收，并留样备案。-新印章启用前，学院办公室应发布启用通知，明确印章的名称、规格、启用时间等信息，同时收回并注销旧印章。三、印章的保管1.保管责任-学院行政公章、学院法定代表人印章由学院办公室指定专人负责保管。保管人员应具备良好的政治素质和职业道德，责任心强，严格遵守印章使用规定。-各行政部门公章由本部门负责人指定专人保管，保管人员名单需报学院办公室备案。-印章保管人员应妥善保管印章，确保印章存放安全，防止印章被盗、被抢、丢失或损坏。如发生印章丢失等异常情况，应立即报告学院办公室，并按规定采取相应措施。2.保管要求-印章应存放在专门的保险柜或文件柜中，钥匙由保管人员专人保管，密码不得泄露。-印章保管场所应具备防火、防潮、防虫等条件，确保印章的完好。-严禁将印章带出保管场所使用，如因特殊情况确需带出，须经学院主管领导批准，并安排专人陪同监督使用。四、印章的使用1.使用原则-严格执行审批制度，坚持“谁审批、谁负责”的原则。使用印章必须经过规定的审批程序，未经审批不得擅自用印。-印章使用应符合法律法规和学院规章制度，确保用印事项合法合规。-严禁在空白纸张、空白介绍信、空白合同等文件上加盖印章。2.审批流程-学院行政公章使用审批-以学院名义发布的各类公文、报告、请示等文件，经学院主管领导审核签字后，由学院办公室负责用印。-学院对外签订的合同、协议等重要文件，需经学院法律顾问审核，相关业务部门负责人、学院主管领导签字同意后，方可使用学院行政公章。-涉及学院重大事项、重要决策等需要使用行政公章的，需经学院领导班子集体研究决定，由学院院长签字批准后用印。-学院法定代表人印章使用审批-用于办理学院财务结算、银行贷款等经济业务，需经财务部门负责人审核，学院主管财务领导签字同意后，方可使用法定代表人印章。-其他需要使用法定代表人印章的事项，根据具体情况，经相关领导审批后用印。-各行政部门公章使用审批-各行政部门日常工作中使用本部门公章，由部门负责人审批。-涉及重要事项、对外行文等需要使用部门公章的，需经部门分管领导审批。3.用印登记-印章保管人员应建立印章使用登记台账，对每一次用印情况进行详细记录。登记内容包括用印日期、用印部门、用印事项、批准人、用印人等信息。-用印登记台账应妥善保存，以备查阅。保存期限不少于[X]年。4.用印规范-用印时，印章保管人员应认真核对用印内容与审批意见是否一致，确保用印准确无误。-印章应清晰、端正地加盖在文件规定位置，做到骑年盖月，印迹完整。五、印章的停用与销毁1.停用-因机构变更、名称更改、印章损坏等原因，印章不再使用时，由相关部门提出印章停用申请，经学院主管领导批准后，学院办公室负责发布印章停用通知。-停用的印章应及时收回，交学院办公室统一保管。2.销毁-对已停用且无保存价值的印章，由学院办公室登记造册，经学院主管领导批准后，按规定程序进行销毁。-印章销毁可采用粉碎、熔毁等方式，确保印章无法恢复使用。销毁过程应有专人监督，并做好记录。六、监督与责任追究1.学院办公室负责对各部门印章使用与保管情况进行监督检查，定期或不定期对印章使用登记台账、保管设施等进行检查，发现问题及时督促整改。2.对违反本规定，擅自刻制、使用、保管印章，或因保管不善导致印章丢失、被盗等情