职业技术学院人事档案转递与保管管理办法​

职业技术学院人事档案转递与保管管理办法​

一、总则1.为了加强学院人事档案转递与保管工作的规范化、科学化管理，有效保护和利用人事档案，根据国家有关法律法规和上级主管部门的相关规定，结合学院实际情况，特制定本办法。2.人事档案是组织、人事等部门在培养、选拔和任用教职工等工作中形成的，反映教职工个人经历、政治思想、业务能力、工作表现、奖惩情况等内容的文件材料，是历史地、全面地考察教职工的依据。人事档案管理工作必须贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策，严格保密，确保档案的安全与完整。二、档案转递（一）转递范围1.教职工因工作调动、辞职、退休等原因，需要将人事档案转至新的工作单位或相关档案管理机构。2.学院接收新教职工时，需从原单位或档案管理机构转递其人事档案。（二）转递要求1.转出要求-学院人事部门在接到教职工调动、辞职等相关通知后，应及时整理其人事档案，确保档案材料完整、准确。-填写《人事档案转递通知单》，详细注明档案材料的名称、数量等信息，并密封档案。-通过机要交通或专人送取的方式转递档案，严禁个人自带档案转递。-对转出的档案，应在《人事档案转出登记册》上进行详细登记，记录转递日期、接收单位、档案编号等信息。2.接收要求-学院人事部门收到新教职工人事档案时，应认真检查档案的密封情况，核对档案材料的数量和完整性。-与档案转递单位核对《人事档案转递通知单》内容，确认无误后，在回执上签字盖章并及时返回给原单位。-将接收的档案及时进行整理、分类、编号，并录入学院人事档案管理系统。（三）特殊情况处理1.如档案在转递过程中出现丢失、损坏等情况，转出单位应及时查找原因，并采取相应的补救措施。属于机要交通或专人送取过程中造成的问题，由相关责任部门负责协调解决；属于转出单位自身原因造成的，转出单位应承担相应责任。2.若接收单位发现档案材料不齐全或存在疑问，应及时与转出单位沟通联系，转出单位应在规定时间内给予答复并协助解决问题。三、档案保管（一）保管场所1.学院设立专门的人事档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案保管环境符合国家规定的标准。2.档案库房应保持清洁、通风，温度控制在14℃-24℃之间，相对湿度控制在45%-60%之间。（二）保管制度1.实行专人管理制度，人事档案管理人员应具备良好的政治素质、职业道德和专业知识，严格遵守档案管理的各项规章制度。2.建立健全档案查阅、借阅登记制度。非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。因工作需要查阅或借阅人事档案的，必须填写《人事档案查阅申请表》或《人事档案借阅申请表》，经所在部门负责人和学院分管领导审批后，方可进行查阅或借阅。3.对人事档案进行定期检查和清点，确保档案的数量准确、存放有序。如发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取修复或抢救措施。4.按照档案管理的有关规定，对人事档案进行分类、编号、编目、装订等工作，保证档案的规范化管理。（三）档案材料收集与整理1.收集-学院各部门应积极配合人事部门做好人事档案材料的收集工作，及时将本部门形成的属于人事档案归档范围的材料移交至人事部门。-人事档案管理人员应定期对各部门移交的档案材料进行检查和审核，确保材料的真实性、完整性和规范性。2.整理-人事档案管理人员按照档案整理的有关规定，对收集到的档案材料进行分类、排序、编目、装订等整理工作。-对不符合要求的档案材料，应及时通知形成部门或本人进行补充、完善或重新制作。四、监督与检查1.学院人事部门负责对人事档案转递与保管工作进行日常监督和检查，及时发现问题并加以解决。2.定期对人事档案管理工作进行评估和考核，对在档案管理工作中表现突出的部门和个人给予表彰和奖励；对违反档案管理规定的行为，视情节轻重，