公司办公自动化管理规定

公司办公自动化管理规定

1目的

为强化公司办公自动化系统的管理，确保系统各功能有

效运行，信息刚好处理和反馈。对电子公文精确、规范、平

安、刚好地进行处理，提高工作效率。

2适用范围

本规定适用公司内部各单位、解放经销商、服务站办公

自动化系统的管理。

3术语和定义

电子公文：电子公文是指在企业管理过程中所形成的具有行

政效力和规范体式，能被计算机处理、拷贝、存储和现代数

据通信技术传递的公务文书如：（确定、决议、指示、请示、

批复、通知、通告、通报、报告、会议纪要、专题会议纪要、

公函等）。文秘资源网

4职责

4.1公司办公室是公司办公自动化系统的管理部门，对公司

办公自动化系统的管理负责，定期检查、指导、评价、考核

公司办公自动化系统的运用、运转、保密状况。

4.2公司电算室是保证公司办公自动化系统正常运行的系统

维护部门，对公司办公自动化系统能否正常运行负责，并负

责对永久保留的信息备份工作。

4.3人力资源开发室负责人员流淌、用户变更信息的刚好供

应。

4.4网络室是解放经销商办公自动化系统的管理部门，对解

放经销商办公自动化系统的管理负责，定期检查、指导、评

价、考核解放经销商办公自动化系统的运用、运转、保密状

况。

4.5服务管理部是解放服务站办公自动化系统的管理部门，

对解放服务站办公自动化系统的管理负责，定期检查、指导、

评价、考核解放服务站办公自动化系统的运用、运转、保密

状况。

5管理要求

5.1电子公文管理规定。

5.1.1电子公文与纸质公文关系。

5.1.1.1各部门须指定专人负责办公系统管理，按纸质公文

办理程序处理电子公文。

5.1.1.2电子公文行文关系，与纸质公文的行文关系相同。

5.1.1.3除特殊注明外，电子公文与纸质公文具有同等的行

政效力。电子公文不加印鉴。

5.1.1.4电子公文的公文要素与纸质公文基本一样，包括：

公文版头、隐私等级、发文字号、签发人、公文标题、主送

机关、正文、附件说明、成文日期、主题词、抄报抄送机关、

附件等。

5.1.1.4电子公文的办理分为收文和发文办理，其工作流程

与纸质公文工作流程基本相同。

5.1.2上机操作人员必需熟记本人的用户代码和口令，并保

守隐私，在系统中不得从事与工作无关的活动，系统用毕应

刚好退出该系统。上机人员调离工作岗位应刚好通知办公室

和电算调整业务流程、更改用户设置。非办公系统中注册的

人员不得上机操作或阅读。

5.1.3对机密级以上（含机密级）的文件和篇幅较长的转发

附件，仍以纸质方式发送，但要形成简要说明，进入业务流

程，批复工作仍在办公系统中进行。

5.1.4运用人员要在每个工作日8：00-8：30和16:0076:30

期间察看”待办事宜二并签署看法。

5.1.5国家隐私级以上（含隐私级）和集团公司机密级隐私

公文不得以电子公文形式在网上传递。

5.1.6各部门在收到电子公文后，有必要复制成一份（经发

文机关批准可复制成多份）纸质公文，应需在所复制成的纸

质公文右上角加盖复制专用章（电子公文复制专用章图样附

后）注明复制单位、日期、份数，然后接着办理的其他程序。

所收到的相同纸质公文应作为备份存档。

5.1.7电子公文处理和存储，必需接受专用的计算机和存储

设备，由收到电子公文的人员负责管理，确保有关设备的平

安。

5.1.8电子公文介质［硬（软）磁盘、磁带、光盘等］应按下

列要求管理:

5.1.8.1电子公文介质的运用和保存，等同纸质公文的运用

和保存。

5.1.8.2电子公文介质的维护和修理，由公司电算室负责。

5.1.8.3电子公文介质的销毁，等同纸质公文的销毁，须进

行登记并由两人监销，确保不漏销、不丢失。

5.1.9用户认证管理。

5.1.9.1用户密码方式：用户首次登陆时系统强制更改密码,

日常要求每隔1个月修改用户密码。

5.1.9.2建议系统接受电子身份认证卡确保系统的平安。

5.1.10用户管理。

5.1.10.1用户重新审核：将现有的。a用户按部门列表由用

户所在部门领导签字确认。

5.1.10.2新用户申请程序：新增用户由本人填写新增（变更）

用户表（附后），本部门领导签字后，到人力资源开发室盖

章确认，由电算室创建用户。

5.1.10.3用户权限变更：当对用户权限有特殊须要时，请填

写用户权限变更表（附后）。

5.1.10.4用户变更：人员流淌时，由人力资源开发室填写用

户新增（变更）表（附后）供应应电算室，由电算室对这些

用户变更所属部门。

5.1.10.5用户注销：人员调离，退休、退养、离职时，由人

力资源开发室填写用户注销表（附后）供应应电算室，由电

算室注销用户。

5.1.11用户组管理。

5.1.11.1用户群组重新审核：将群组名称及群组成员列出

后，由各主管部门重新审核。

5.1.11.2新用户组申请程序：由运用部门填写用户新增（变

更）表（附后），与电算室协商创建。

5.1.11.3用户组的日常管理：用户组由电算室进行日常维

护。

5.1.11.4用户组信息的发布：为便利查询各用户组包含的成

员，电算室将每隔一个月在通知公告中发布用户组信息。

5.1.12功能模块的管理。各模块的主管单位指定专人对模块

中的文档进行维护。

5.1.13系统操作要求。

5.1.13.1要求每天早8:00打开oa办公系统，下班时触发

按钮，形成的信息由各部门专人管理并与考勤挂勾。

5.1.13.2上班期间每隔一个小时查看一次最新信息。

5.1.13.3各模块的主管理单位负责刚好更新信息。

5.1.14信息管理要求。

5.1.14.1电子邮件系统：要求经常清理，保证邮件占用空间

小于100mo

5.1.14.2通知公告、留言板：文档保留一个月时间，超期后

由电算室对文档进行删除。

5.1.14.3公文管理、党委工作、食堂管理：由办公室对文档

进行维护。

5.1.14.4政策法规、经济责任制：由企管办对文档进行定期

维护。

5.1.14.5信息发布、信息收集：由指定部门的专人负责维护。

5.1.14.6对于永久保留的信息由电算室负指责份。

5.1.14.7重要信息主管理部门要自已备份

5.2经销商电

子公文管理规定。

5.2.1每家经销商一个用户名，由专人管理与运用，用户名

和密码要有两人知晓，避开人员调动，其他人不能登录。

5.2.2上机人员调离工作岗位，新的操作人员应刚好更改用

户设置。

5.2.3上机操作人员必需熟记用户名和密码，并保守隐私。

5.2.4上机操作人员在系统中不得从事与工作无关的活动，

系统用毕应刚好退出该系统。

5.2.5不许将ie阅读器设置成“表单自动提示密码”。

5.2.6上机人员不得在邮件系统中向全部用户群发邮件，一

经发觉，作为劣迹记入经销商综合考评。

5.2.7运用人员要每日登录系统，至少保证早、晚各一次，

并刚好将一汽贸易总公司的有关信息通知到相关人员。

5.3服务商电子公文管理规定。

5.3.1外来公文进行登记、处理，在收文流程中处理，例如:

一汽网上公文、服务通报、月报审核通知及其它形式的文件

等。由服务站资料员负责管理流程。

5.3.2服务站内部制定的公文，需按流程办理且归档，在发

文流程中办理。由服务站资料员负责管理流程。

5.3.3信息采编用来从各种媒体采集各种相关信息，经筛选

整理编辑后形成各种主题刊物，进行发布。例如：质量信息

反馈、重大质量问题汇报、用户信息、索赔申请、市场信息

等。主要由持有一汽贸易公司颁发的培训上岗证的服务经

理、鉴定员、资料员负责。

5.3.4公共服务为各服务站供应资料和服务，资料内容由服

务管理部整理更新后供查询、运用。

5.3.4.1服务系统通讯录，供服务站运用，主要由贸易公司

电算室负责。

5.3.4.2服务信息通报、月报审核信息每月由服务管理部进

行编写，以供服务站查看。

5.3.4.3资料管理是涉及日常工作需共享的各方面资料，例

如：新车型信息、产品改进信息、零部件信息、故障编码、

保用标准等。主要由服务管理部负责。

5.3.4.4电子公告板用于发布各类公共信息和通知等，各服

务站均可发布。

5.3.5干脆发送电子邮件主要是用于小范围内的信息沟通。

5.3.6关于磁盘上机运用的规定。

5.3.6.1凡从外单位带回、拷回或购回的磁盘，必需由有关

服务站站长同意并经服务站计算机管理人员作病毒检查后，

方可上机运用。

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