宣传展览活动管理办法

宣传展览活动管理办法总则目的为了规范本公司宣传展览活动的组织与管理，提高活动质量和效果，充分发挥宣传展览活动在公司形象塑造、业务推广、信息传播等方面的积极作用，依据国家相关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，特制定本办法。适用范围本办法适用于公司内部各部门、下属分支机构及关联单位举办或参与的各类宣传展览活动，包括但不限于产品展示会、品牌推介会、行业研讨会、主题展览等。管理原则1.合法性原则：活动必须严格遵守国家法律法规、行业规范和公司的各项规章制度，确保活动内容、形式和流程合法合规。2.计划性原则：宣传展览活动应纳入公司年度工作计划，按照既定的目标、预算和时间安排有序开展，避免盲目性和随意性。3.实效性原则：注重活动的实际效果，以提高公司知名度、美誉度和市场竞争力为目标，合理配置资源，确保活动能够达到预期的宣传和推广效果。4.安全性原则：高度重视活动的安全管理，制定完善的安全预案，确保活动现场人员、物资和设施的安全。活动策划与审批活动策划1.需求调研：活动主办部门应在活动策划前进行充分的市场调研和需求分析，了解目标受众的需求和期望，明确活动的主题、目的和定位。2.方案制定：根据需求调研结果，制定详细的活动策划方案，包括活动时间、地点、内容、形式、预算、宣传推广方案、人员安排等。策划方案应具有可行性和创新性，能够充分展示公司的优势和特色。3.风险评估：对活动可能面临的风险进行全面评估，如市场风险、安全风险、法律风险等，并制定相应的风险应对措施。活动审批1.提交申请：活动主办部门应在活动举办前[X]个工作日，将活动策划方案及相关申请材料提交至公司宣传管理部门进行初审。2.初审：宣传管理部门对活动策划方案进行初审，重点审核活动的合法性、可行性、预算合理性等。初审通过后，将方案提交至公司分管领导进行审核。3.审核：公司分管领导对活动策划方案进行审核，提出审核意见。对于重大活动，需提交公司总经理办公会进行审议。4.审批：经公司总经理办公会审议通过后，由公司总经理签署审批意见。活动主办部门根据审批意见对活动策划方案进行修改和完善。活动组织与实施组织架构1.成立活动筹备组：活动主办部门应成立活动筹备组，明确各成员的职责和分工，确保活动筹备工作顺利进行。2.设立专项工作小组：根据活动的需要，设立宣传推广、场地布置、物资采购、安全保障、后勤服务等专项工作小组，负责具体的活动组织和实施工作。宣传推广1.制定宣传方案：宣传管理部门会同活动主办部门制定活动宣传推广方案，明确宣传目标、宣传渠道、宣传内容和宣传时间节点。2.发布活动信息：通过公司官网、微信公众号、微博、新闻媒体等渠道发布活动信息，扩大活动的影响力和覆盖面。3.邀请嘉宾和媒体：根据活动的性质和规模，邀请相关的嘉宾、客户、合作伙伴和媒体记者参加活动。活动主办部门应提前与嘉宾和媒体进行沟通和确认，确保他们能够按时参加活动。场地布置1.场地选择：活动主办部门应根据活动的规模和需求，选择合适的活动场地。场地应具备良好的交通条件、设施设备和安全保障措施。2.布置设计：根据活动的主题和风格，对活动场地进行精心布置和设计，营造良好的活动氛围。场地布置应突出公司的品牌形象和活动主题，展示公司的产品和服务。3.设施设备安装调试：在活动举办前，对活动场地的设施设备进行安装调试，确保其正常运行。活动主办部门应安排专人负责设施设备的维护和管理，及时处理设施设备出现的问题。物资采购1.制定采购计划：活动主办部门应根据活动的需要，制定物资采购计划，明确采购的物资种类、数量、规格和质量要求。2.选择供应商：活动主办部门应通过招标、询价等方式选择合适的供应商，确保物资的质量和价格合理。3.物资验收：物资采购回来后，活动主办部门应组织相关人员进行验收，确保物资的数量、规格和质量符合采购要求。安全保障1.制定安全预案：活动主办部门应制定详细的活动安全预案，明确安全保障措施和应急处置流程。安全预案应包括消防安全、食品安全、交通安全、人员安全等方面的内容。2.加强安全管理：活动举办期间，活动主办部门应加强对活动现场的安全管理，安排专人负责安全巡查和监督，及时发现和消除安全隐患。3.应急处置：如活动现场发生突发事件，活动主办部门应立即启动安全预案，采取有效的应急处置措施，确保人员生命财产安全。后勤服务1.餐饮服务：活动主办部门应根据活动的时间和规模，安排合适的餐饮服务。餐饮服务应符合食品安全标准，提供多样化的餐饮选择。2.住宿服务：对于需要安排住宿的嘉宾和工作人员，活动主办部门应提前与酒店进行沟通和协调，确保他们能够得到良好的住宿服务。3.交通服务：活动主办部门应根据活动的需要，安排合适的交通服务。交通服务应确保安全、便捷、舒适。活动总结与评估活动总结1.撰写总结报告：活动结束后，活动主办部门应及时撰写活动总结报告，对活动的组织实施情况进行全面总结和分析。总结报告应包括活动的基本情况、活动效果、存在的问题和改进措施等内容。2.召开总结会议：活动主办部门应组织召开活动总结会议，邀请活动筹备组和专项工作小组的成员参加会议，对活动进行总结和交流。会议应总结经验教训，提出改进建议，为今后的活动组织提供参考。活动评估1.制定评估指标体系：宣传管理部门应会同活动主办部门制定活动评估指标体系，明确评估的内容、方法和标准。评估指标应包括活动的参与度、满意度、宣传效果、经济效益等方面的内容。2.开展评估工作：活动结束后，宣传管理部门应组织相关人员对活动进行评估。评估工作可以采用问卷调查、访谈、数据分析等方法进行。3.反馈评估结果：宣传管理部门应及时将活动评估结果反馈给活动主办部门和公司领导。活动主办部门应根据评估结果，对活动策划和组织实施过程中存在的问题进行整改和完善。活动预算与财务管理预算编制1.编制预算方案：活动主办部门应根据活动策划方案，编制详细的活动预算方案，明确各项费用的支出标准和金额。预算方案应包括场地租赁费用、宣传推广费用、物资采购费用、人员费用、餐饮住宿费用等方面的内容。2.审核预算方案：宣传管理部门会同财务部门对活动预算方案进行审核，重点审核预算的合理性、准确性和合规性。审核通过后，将预算方案提交至公司分管领导进行审批。3.审批预算方案：公司分管领导对活动预算方案进行审批，提出审批意见。活动主办部门根据审批意见对预算方案进行修改和完善。财务管理1.建立活动经费台账：财务部门应建立活动经费台账，对活动经费的收支情况进行详细记录和管理。2.严格费用报销制度：活动主办部门应严格按照公司的费用报销制度进行费用报销，报销凭证应真实、合法、有效。财务部门应对报销凭证进行审核，对于不符合规定的报销凭证，不予报销。3.进行财务审计：活动结束后，财务部门应对活动经费的使用情况进行审计。审计结果应及时反馈给活动主办部门和公司领导。监督与检查内部监督1.宣传管理部门监督：宣传管理部门应加强对宣传展览活动的监督和检查，定期对活动的组织和实施情况进行检查和评估。2.财务部门监督：财务部门应加强对活动经费的监督和管理，定期对活动经费的使用情况进行检查和审计。3.纪检监察部门监督：纪检监察部门应加强对活动组织和实施过程中的廉政情况进行监督和检查，防止出现违规违纪行为。外部监督