工会平台采购管理办法

工会平台采购管理办法总则目的为规范工会平台采购行为，加强采购管理，提高工会经费使用效益，确保采购活动公开、公平、公正，维护工会和职工的合法权益，根据《中华人民共和国政府采购法》《中华全国总工会关于加强基层工会经费收支管理的通知》等相关法律法规和政策规定，结合本工会实际情况，制定本办法。适用范围本办法适用于本工会平台组织的各类采购活动，包括但不限于办公用品、职工福利、活动物资、服务项目等采购。采购原则1.依法合规原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和工会相关规定，确保采购行为合法、合规。2.公开透明原则：采购信息应及时、准确、全面地公开，采购过程应接受工会会员和社会的监督。3.公平竞争原则：为供应商提供公平竞争的机会，不得设置不合理的条件限制或者排斥潜在供应商。4.诚实信用原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。5.效益原则：在保证采购质量的前提下，注重采购成本的控制，提高工会经费的使用效益。采购组织与职责采购管理委员会1.组成：由工会主席担任主任，工会委员、财务人员、职工代表等组成。2.职责审议和批准工会平台采购管理制度和年度采购计划。审定重大采购项目的采购方式和采购方案。监督采购活动的执行情况，协调解决采购过程中出现的重大问题。对采购工作进行绩效评估和考核。采购部门1.组成：可根据实际情况设立专门的采购部门或指定专人负责采购工作。2.职责负责编制年度采购计划和采购预算。组织实施具体的采购活动，包括发布采购信息、邀请供应商、组织开标、评标、定标等。与供应商签订采购合同，并跟踪合同的执行情况。负责采购文件的整理、归档和保管工作。财务部门1.职责负责审核采购预算和采购资金的使用情况。按照合同约定及时支付采购款项。对采购活动进行财务监督和审计。监督部门1.组成：由工会纪检委员和职工代表组成。2.职责对采购活动的全过程进行监督，确保采购行为合法、合规、公正。受理供应商的投诉和举报，调查处理采购过程中的违规行为。向采购管理委员会报告监督情况。采购方式公开招标1.适用范围：采购金额达到一定标准（具体标准根据当地规定和工会实际情况确定）的大型采购项目，应采用公开招标方式进行采购。2.操作流程采购部门编制招标文件，明确采购项目的技术要求、商务条款、评标标准等内容。在工会平台和相关媒体上发布招标公告，邀请符合条件的供应商参与投标。组织开标、评标和定标工作，确定中标供应商。与中标供应商签订采购合同。邀请招标1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式进行采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.操作流程采购部门选择符合条件的供应商，向其发出投标邀请书。后续流程与公开招标基本相同。竞争性谈判1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式进行采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.操作流程采购部门制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款等。邀请符合条件的供应商进行谈判。通过谈判确定成交供应商，并与其签订采购合同。单一来源采购1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用单一来源方式进行采购：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.操作流程采购部门提出单一来源采购申请，说明采购理由和拟采购的供应商。经采购管理委员会批准后，与供应商进行协商谈判，确定采购价格和合同条款。签订采购合同。询价采购1.适用范围：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价采购方式。2.操作流程采购部门向不少于三家符合相应资格条件的供应商发出询价通知书，要求其报价。对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。与成交供应商签订采购合同。采购程序采购计划编制1.各部门根据工作需要和实际情况，于每年[具体时间]前向采购部门提交下一年度的采购需求计划。2.采购部门对各部门提交的采购需求计划进行汇总、审核和分析，结合工会经费预算和实际情况，编制年度采购计划。3.年度采购计划经采购管理委员会审议通过后，报工会主席批准实施。采购申请1.各部门在需要进行采购时，应填写《采购申请表》，注明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、用途等信息，并经部门负责人签字确认。2.《采购申请表》报采购部门审核，采购部门根据年度采购计划和实际情况进行审批。对于超出年度采购计划的项目，需经采购管理委员会批准后方可进行采购。采购实施1.采购部门根据批准的采购申请，按照本办法规定的采购方式组织采购活动。2.在采购过程中，采购部门应严格按照规定的程序和要求进行操作，确保采购活动的公平、公正、公开。3.采购部门应及时与供应商沟通，了解采购项目的进展情况，协调解决出现的问题。验收1.采购项目完成后，采购部门应组织相关人员进行验收。验收人员应根据采购合同和相关标准，对采购项目的数量、质量、规格型号等进行检查和测试。2.验收合格后，验收人员应填写《验收报告》，并签字确认。对于验收不合格的项目，采购部门应及时与供应商协商解决，要求其进行整改或更换货物。付款1.财务部门根据《采购申请表》《采购合同》《验收报告》等相关文件，审核采购款项的支付申请。2.审核无误后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间，及时支付采购款项。采购合同管理合同签订1.采购部门应在确定中标供应商或成交供应商后，及时与供应商签订采购合同。2.采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等内容。3.采购合同应由采购部门负责人和供应商法定代表人或其授权代表签字，并加盖双方公章。合同履行1.采购部门和供应商应严格按照合同约定履行各自的义务。采购部门应及时提供必要的协助和配合，供应商应按时、按质、按量提供货物或服务。2.在合同履行过程中，如出现变更、解除等情况，双方应协商一致，并签订书面协议。合同保管1.采购部门应将采购合同原件交财务部门存档保管，同时留存一份复印件作为采购工作的依据。2.采购合同的保管期限按照相关规定执行。供应商管理供应商选择1.采购部门应建立供应商库，对供应商的资质、信誉、业绩、产品质量、价格等进行综合评估和筛选。2.在选择供应商时，应优先选择信誉良好、产品质量可靠、价格合理、售后服务完善的供应商。3.对于新供应商，采购部门应进行实地考察或要求其提供相关证明材料，以确保其具备相应的供应能力。供应商评价1.采购部门应定期对供应商的表现进行评价，评价内容包括交货及时性、产品质量、售后服务等方面。2.根据评价结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告、限制合作或取消供应商资格。供应商投诉处理1.供应商对采购活动有异议或投诉的，应在规定的时间内以书面形式向监督部门提出。2.监督部门应及时受理供应商的投诉，并进行调查处理。调查结果应及时反馈给供应商和采购部门。采购文件管理文件内容采购文件包括采购申请表、招标文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告、付款凭证等与采购活动有关的所有文件和资料。文件整理与归档1.采购部门应在采购活动结束后，及时对采购文件进行整理和归档。2.采购文件应按照项目进行分类整理，装订成册，并注明项目名称、采购时间、采购方式等信息。3.采购文件应存放在专门的档案柜中，妥善保管，防止文件丢失、损坏或泄露。文件查阅与使用1.本工会内部人员因工作需要查阅采购文件的，应填写《文件查阅申请表》，经采购部门负责人批准后，方可查阅。2.外部单位或个人因特殊原因需要查阅采购文件的，应持相关证明文件，经工会主席批准后，方可查阅。查阅过程中，应遵守相关保密规定。监督与责任追究监督检查1.监督部门应定期对采购活动进行监督检查，检查内容包括采购程序的执行情况、采购文件的完整性、采购资金的使用情况等。2.监督部门可采取定期检查、不定期抽查、专项检查等方式进行监督检查，并及时向采购管理委员会报告检查结果。责任追究1.对于在采购活动中违反本办法规定的单位和个人，应依法依规