采茶厂预算外支出特别审批流程制度

采茶厂预算外支出特别审批流程制度

一、总则（一）目的为规范采茶厂预算外支出管理，确保资金使用的合理性、必要性和效益性，保障采茶厂的正常运营和健康发展，结合本厂实际情况，特制定本制度。本制度旨在明确预算外支出的审批流程、责任界定和监督机制，提高财务管理的透明度和决策科学性，同时体现采茶厂“品质至上、高效协作、关爱员工、回馈社会”的企业文化和“以优质茶叶产品满足客户需求，实现企业与员工共同成长”的经营理念。（二）适用范围本制度适用于采茶厂全体员工涉及的预算外支出事项，以及与本厂有业务往来需本厂进行预算外资金支付的相关外部单位或个人（如供应商、客户等）。（三）基本原则1.必要性原则：预算外支出应是为了维持采茶厂正常生产经营、应对突发情况或支持具有重要战略意义的项目而发生，确属不可避免的支出。2.效益性原则：支出应能为采茶厂带来相应的经济效益或社会效益，投入产出比应符合本厂的经营目标和发展规划。3.合规性原则：预算外支出必须符合国家法律法规、财务制度以及本厂的相关规定，确保支出的合法性和规范性。4.审批原则：严格执行审批流程，未经规定程序审批通过的预算外支出，财务部门不予支付。二、组织架构与职责划分（一）预算外支出审批小组1.组成人员：由厂长担任组长，财务主管、各部门负责人为成员。小组实行扁平化管理模式，减少层级沟通成本，确保信息快速准确传递，提高决策效率。2.职责：负责对预算外支出事项进行综合评估和审批，根据本厂的经营状况、资金状况以及发展战略，判断支出的必要性、合理性和可行性。审批小组定期召开会议，讨论重大预算外支出项目，及时解决审批过程中出现的问题。（二）财务部门1.职责：负责对预算外支出的申请进行初步审核，审查支出的合规性、金额的准确性以及相关票据的真实性和完整性。对已审批通过的预算外支出进行账务处理，跟踪资金流向，定期向审批小组汇报预算外支出的执行情况，为绩效考核提供财务数据支持。同时，从财务管理角度对预算外支出提出专业意见和建议，协助各部门合理安排资金，提高运营效益。（三）各业务部门1.职责：负责提出预算外支出申请，详细说明支出的原因、用途、金额、预期效果等内容。在预算外支出项目实施过程中，严格按照审批意见执行，确保资金专款专用，对项目的实施进度和质量负责。项目完成后，及时向财务部门和审批小组提交项目执行情况报告，接受监督和考核。三、管理流程（一）预算外支出申请1.各业务部门在遇到需要进行预算外支出的情况时，应填写《预算外支出申请表》。申请表应包括支出项目名称、申请部门、申请日期、支出金额、详细用途、预计资金使用时间、预期效果等内容，并附上相关的证明材料，如合同、协议、报价单、情况说明等。2.申请部门负责人对申请表进行审核签字，确保申请内容真实、准确、完整，并对支出的必要性和合理性进行初步判断。（二）财务初审1.申请部门将填写完整并经部门负责人签字的《预算外支出申请表》提交至财务部门。财务部门收到申请后，对申请表及相关证明材料进行详细审核。审核内容包括支出是否符合财务制度和相关法律法规、金额计算是否准确、票据是否合规、是否有相应的资金来源等。2.财务部门在审核过程中如发现问题，应及时与申请部门沟通，要求其补充或修改相关材料。审核通过后，财务部门在申请表上签署审核意见，并报预算外支出审批小组审批。（三）审批小组审批1.预算外支出审批小组收到财务部门提交的《预算外支出申请表》及相关材料后，根据本厂的经营状况、资金状况、发展战略以及支出的必要性、合理性和可行性进行综合评估。2.对于金额较小（具体金额标准由本厂根据实际情况确定）的预算外支出事项，审批小组可采取传阅审批的方式，由小组成员在规定时间内签署审批意见。如无异议，则视为审批通过；如有不同意见，可提交小组会议讨论决定。3.对于金额较大或涉及重大事项的预算外支出，审批小组应召开专门会议进行讨论。申请部门负责人需到会详细汇报支出情况，解答小组成员的疑问。审批小组经充分讨论后，采取投票表决的方式进行决策，获得半数以上成员同意的申请事项视为审批通过。（四）支出执行1.经审批小组审批通过的预算外支出申请，申请部门应按照审批意见组织实施。在支出过程中，严格遵守相关规定，确保资金使用符合审批用途，不得擅自改变资金用途或超预算支出。2.财务部门根据审批通过的申请表和相关支付凭证，按照财务流程办理资金支付手续。对于不符合审批要求或手续不全的支出，财务部门有权拒绝支付。（五）项目验收与结算1.预算外支出项目完成后，申请部门应及时组织验收。验收内容包括项目是否按照预定目标完成、质量是否符合要求、资金使用是否合理等。验收合格后，填写《预算外支出项目验收报告》，由申请部门负责人、验收人员签字确认。2.申请部门将《预算外支出项目验收报告》及相关发票、结算单等资料提交给财务部门进行结算。财务部门对结算资料进行审核，审核无误后办理结算手续，完成账务处理。四、权利与义务（一）员工权利1.员工有权对预算外支出事项提出合理化建议，如发现不合理支出或违规行为，有权向财务部门或审批小组举报。2.员工在执行预算外支出项目过程中，因合理原因导致支出超出预算的，有权按照规定程序申请调整预算，并说明原因和调整金额。（二）员工义务1.员工有义务严格遵守本制度规定的预算外支出流程，如实填写申请表格，提供真实、准确、完整的证明材料。2.在预算外支出项目实施过程中，员工应积极履行职责，确保项目顺利进行，达到预期效果。如因个人原因导致项目失败或资金浪费，应承担相应责任。（三）部门权利1.各部门有权根据工作需要提出预算外支出申请，并在审批通过后组织实施项目。在项目实施过程中，有权要求相关部门提供必要的支持和配合。2.部门对预算外支出项目的执行情况享有知情权，可定期向财务部门了解资金使用情况和项目进展情况。（四）部门义务1.各部门有义务严格控制预算外支出，尽量将支出控制在预算范围内。对于确需发生的预算外支出，应提前做好规划和论证，提高支出的必要性和效益性。2.部门应积极配合财务部门和审批小组的工作，按照要求提供相关资料，接受监督和检查。在项目完成后，及时提交项目执行情况报告和验收报告。五、监督与奖惩机制（一）监督机制1.财务部门负责对预算外支出的全过程进行监督，定期检查支出的执行情况，包括资金使用是否合规、项目进展是否顺利、是否达到预期效果等。如发现问题，应及时通知申请部门进行整改，并向审批小组报告。2.审计部门定期对预算外支出进行内部审计，审查支出的合法性、合理性和效益性，检查审批流程是否严格执行，相关资料是否完整。审计结果应形成报告，提交给厂领导和审批小组，为决策提供参考依据。3.鼓励员工对预算外支出中的违规行为进行监督举报。对于举报属实的员工，本厂将给予适当奖励，并为举报人保密。（二）奖励机制1.对于在预算外支出管理中表现优秀的部门或个人，如提出合理化建议并为采茶厂节约大量资金、严格执行制度确保支出合规合理、成功推动重要预算外项目实施并取得显著效益等，本厂将给予表彰和奖励。奖励方式包括但不限于奖金、荣誉证书、晋升机会等。2.在预算外支出项目实施过程中，如因员工创新工作方法或有效控制成本，使项目实际支出低于预算且达到预期效果的，本厂将根据节约金额的一定比例给予相关人员奖励。（三）惩罚机制1.对于违反本制度规定，未经审批擅自进行预算外支出的部门或个人，本厂将视情节轻重给予严肃处理，包括但不限于通报批评、扣减绩效奖金、警告、解除劳动合同等。由此造成的经济损失，由相关责任人承担。2.在预算外支出申请和执行过程中，如发现有虚报、瞒报、弄虚作假等行为，本厂将依法追究相关责任人的责任，追回违规支出的资金，并给予相应的纪律处分。构成犯罪的，将移交司法机关依法处理。六、附则（一）制度解释权本制度由采茶厂财务部门负责解释。在执行过程中，如遇特殊情况或对制度条款有不同理解，由财务部门会同相关