高校物资采购管理办法

高校物资采购管理办法一、总则（一）目的为了规范高校物资采购行为，加强物资采购管理，提高资金使用效益，保证采购物资的质量，维护学校的合法权益，促进廉政建设，根据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国招标投标法》等相关法律法规和行业标准，结合本校实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于本校各部门、各单位使用财政性资金、自有资金以及其他资金进行的物资采购活动。本办法所称物资是指各种形态和种类的物品，包括但不限于教学设备、科研仪器、办公用品、图书资料、家具、建材、耗材等。（三）采购原则高校物资采购应当遵循公开、公平、公正和诚实信用的原则，严格按照规定的采购方式和程序进行，确保采购活动的透明度和规范性。同时，要注重采购效益，兼顾质量与价格，优先采购节能环保、自主创新的产品。二、采购管理机构及职责（一）采购工作领导小组学校成立采购工作领导小组，由校长任组长，分管副校长任副组长，成员包括财务处、资产管理处、审计处、监察处等相关部门负责人。采购工作领导小组的主要职责是：1.审议学校物资采购工作的重大政策和规章制度；2.审定年度采购计划和预算；3.协调解决采购工作中的重大问题；4.监督采购工作的执行情况。（二）采购管理部门学校设立专门的采购管理部门（以下简称采购部门），负责全校物资采购的组织、实施和管理工作。采购部门的主要职责是：1.贯彻执行国家有关采购的法律法规和学校的采购管理办法；2.编制年度采购计划和预算草案，报采购工作领导小组审定；3.组织实施各类物资采购活动，包括制定采购方案、发布采购信息、组织开标、评标、定标等；4.签订采购合同，并监督合同的履行；5.负责采购档案的整理、归档和保管工作；6.协调处理采购过程中的投诉和纠纷。（三）使用部门使用部门是物资采购的需求提出者和使用者，其主要职责是：1.根据教学、科研和管理工作的实际需要，提出物资采购申请；2.参与采购需求论证，明确采购物资的技术规格、性能要求、数量等；3.参与采购过程，对采购物资的质量、数量、规格等进行验收；4.负责采购物资的使用和保管，定期进行清查盘点。（四）财务部门财务部门负责物资采购资金的管理和核算工作，其主要职责是：1.审核年度采购计划和预算，确保采购资金的合理安排；2.按照合同约定及时支付采购款项；3.对采购资金的使用情况进行监督和检查，确保资金使用的合规性和安全性。（五）审计部门审计部门负责对物资采购活动进行审计监督，其主要职责是：1.对采购计划、预算的编制和执行情况进行审计；2.对采购方式的选择、采购程序的执行情况进行审计；3.对采购合同的签订和履行情况进行审计；4.对采购资金的使用效益进行审计评价。（六）监察部门监察部门负责对物资采购活动进行纪律监督，其主要职责是：1.监督采购工作人员的廉洁自律情况；2.受理对采购活动中违规违纪行为的举报和投诉，并进行调查处理；3.对采购活动中的违规违纪行为进行责任追究。三、采购计划与预算管理（一）采购计划的编制使用部门应当根据教学、科研和管理工作的实际需要，在每年[具体时间]前向采购部门报送下一年度的物资采购计划。采购计划应当包括采购物资的名称、规格、型号、数量、预算金额、采购时间等内容。采购部门应当对各使用部门报送的采购计划进行汇总、审核和平衡，编制学校年度采购计划草案，报采购工作领导小组审定。（二）采购预算的编制财务部门应当根据审定后的年度采购计划，结合学校的财务状况，编制年度采购预算草案，报学校党委会或校长办公会审议通过后执行。采购预算应当包括采购物资的价款、运输费、安装调试费、税费等所有与采购相关的费用。（三）采购计划和预算的调整采购计划和预算一经确定，原则上不得随意调整。如因特殊情况确需调整的，使用部门应当提出书面申请，说明调整的原因、内容和金额，经采购部门审核后，报采购工作领导小组审批。涉及预算调整的，还需报财务部门审核，并按规定程序调整预算。四、采购方式及程序（一）采购方式高校物资采购可以采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等方式。具体采购方式的选择应当根据采购物资的性质、数量、金额、时间要求等因素，按照国家有关法律法规和学校的规定执行。1.公开招标：是指采购部门以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。公开招标适用于采购金额较大、技术规格较为复杂、市场竞争充分的物资采购项目。2.邀请招标：是指采购部门以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。邀请招标适用于采购金额较大、技术规格有特殊要求、供应商数量有限的物资采购项目。3.竞争性谈判：是指采购部门通过与多家供应商进行谈判，确定成交供应商的采购方式。竞争性谈判适用于技术规格不明确、市场竞争不充分、采购时间紧迫的物资采购项目。4.单一来源采购：是指采购部门向唯一供应商进行采购的方式。单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购、必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购等情况。5.询价：是指采购部门向多家供应商发出询价单，对供应商的报价进行比较，确定成交供应商的采购方式。询价适用于采购金额较小、技术规格简单、市场价格相对稳定的物资采购项目。（二）采购程序1.公开招标程序编制招标文件：采购部门根据采购需求编制招标文件，招标文件应当包括招标项目的技术规格、数量、质量要求、交货时间、地点、投标报价要求、评标标准和方法等内容。发布招标公告：采购部门在指定的媒体上发布招标公告，公告期不得少于[具体天数]。接受投标文件：采购部门在规定的时间和地点接受供应商的投标文件。开标：采购部门在规定的时间和地点举行开标会议，当众拆封投标文件，宣读投标报价等内容。评标：采购部门组织评标委员会对投标文件进行评审，评标委员会由采购部门代表、使用部门代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。定标：评标委员会根据评标结果推荐中标候选人，采购部门根据评标委员会的推荐意见确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。签订合同：采购部门与中标供应商签订采购合同，合同内容应当包括采购物资的名称、规格、型号、数量、价格、交货时间、地点、质量标准、验收方式、付款方式等条款。2.邀请招标程序确定邀请供应商：采购部门根据采购项目的特点和要求，确定邀请的供应商名单，并向其发出投标邀请书。编制招标文件：采购部门根据采购需求编制招标文件，招标文件的内容和要求与公开招标基本相同。接受投标文件：采购部门在规定的时间和地点接受供应商的投标文件。开标、评标、定标和签订合同的程序与公开招标相同。3.竞争性谈判程序成立谈判小组：采购部门成立谈判小组，谈判小组由采购部门代表、使用部门代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数。制定谈判文件：谈判小组根据采购需求制定谈判文件，谈判文件应当包括谈判程序、谈判内容、合同草案条款等内容。确定邀请供应商：谈判小组从符合相应资格条件的供应商中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其发出谈判邀请书。进行谈判：谈判小组与各供应商分别进行谈判，在谈判过程中，谈判小组可以根据谈判情况对谈判文件进行实质性修改。确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定的时间内进行最后报价，采购部门根据谈判小组的推荐意见确定成交供应商，并向其发出成交通知书。签订合同：采购部门与成交供应商签订采购合同，合同内容应当与谈判文件一致。4.单一来源采购程序采购部门提出单一来源采购申请，说明采购的理由和依据，报采购工作领导小组审批。采购部门与唯一供应商进行协商谈判，确定采购价格和合同条款。签订合同：采购部门与供应商签订采购合同，合同内容应当包括采购物资的名称、规格、型号、数量、价格、交货时间、地点、质量标准、验收方式、付款方式等条款。5.询价程序成立询价小组：采购部门成立询价小组，询价小组由采购部门代表、使用部门代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数。确定被询价供应商：询价小组根据采购需求，从符合相应资格条件的供应商中确定不少于三家的供应商进行询价。发出询价单：询价小组向被询价供应商发出询价单，询价单应当包括采购物资的名称、规格、型号、数量、质量要求、交货时间、地点等内容。接收报价：被询价供应商在规定的时间内将报价文件送达询价小组。确定成交供应商：询价小组对各供应商的报价进行比较，确定成交供应商，并向其发出成交通知书。签订合同：采购部门与成交供应商签订采购合同，合同内容应当与询价单一致。五、采购合同管理（一）合同签订采购部门应当在中标通知书或成交通知书发出之日起[具体天数]内，与中标供应商或成交供应商签订采购合同。合同签订前，采购部门应当对合同条款进行认真审核，确保合同内容符合法律法规和学校的规定，明确双方的权利和义务。合同应当采用书面形式，并加盖学校公章和供应商公章。（二）合同履行采购部门和使用部门应当按照合同约定，共同做好采购物资的验收、安装调试、付款等工作。供应商应当按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供采购物资，并负责安装调试和售后服务。在合同履行过程中，如发生变更、解除等情况，应当按照国家有关法律法规和学校的规定办理相关手续。（三）合同纠纷处理如在合同履行过程中发生纠纷，采购部门和使用部门应当及时与供应商进行协商解决。协商不成的，可以通过仲裁或诉讼等方式解决。在处理合同纠纷过程中，应当注意收集和保存相关证据，维护学校的合法权益。六、采购验收与付款管理（一）采购验收采购物资到货后，使用部门应当组织相关人员按照合同约定和采购文件的要求进行验收。验收内容包括采购物资的数量、规格、型号、质量、性能等方面。验收合格后，使用部门应当出具验收报告，并由验收人员签字确认。对于大型、复杂的采购项目，还应当邀请相关专家进行验收。（二）付款管理财务部门应当根据验收报告和合同约定，及时办理采购款项的支付手续。付款方式应当按照合同约定执行，一般采用银行转账方式。在支付采购款项时，应当严格审核相关凭证，确保付款的合规性和准确性。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案是指在物资采购活动中形成的各种文件、资料，包括采购计划、采购预算、采购文件、投标文件、评标报告、合同文本、验收报告、付款凭证等。采购档案应当真实、完整、有效，能够反映采购活动的全过程。（二）档案整理与保管采购部门应当指定专人负责采购档案的整理和保管工作。采购档案应当按照采购项目进行分类整理，装订成册，并按照档案管理的有关规定进行保管。采购档案的保管期限按照国家有关法律法规和学校的规定执行。（三）档案查阅与利用学校内部各部门因工作需要查阅采购档案的，应当经采购部门负责人批准。外部单位因工作需要查阅采购档案的，应当持单位介绍信，并经学校分管领导批准。查阅采购档案时，应当遵守档案管理的有关规定，不得损坏、涂改、复制档案资料。八、监督与责任追究（一）监督检查学校审计部门、监察部门应当定期对物资采购活动进行监督检查，重点检查采购计划和预算的执行情况、采购