项目服务秘书管理办法

项目服务秘书管理办法一、总则（一）制定目的为了加强公司项目服务秘书团队的管理，规范项目服务秘书的工作行为，提高项目服务质量和效率，确保项目顺利推进，结合公司实际情况，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部所有承担项目服务秘书工作的人员。（三）相关定义项目服务秘书是指在公司项目实施过程中，负责项目沟通协调、信息传递、文档管理、进度跟踪等服务性工作，保障项目顺利开展的专业人员。（四）管理原则1.专业化原则：项目服务秘书应具备专业的知识和技能，以专业的态度和方法开展工作。2.规范化原则：明确项目服务秘书的工作流程和标准，确保各项工作有章可循。3.高效化原则：注重工作效率，及时、准确地完成各项任务，保障项目进度。4.协同化原则：加强与项目团队成员、客户及其他相关方的协同合作，形成工作合力。二、组织与职责（一）管理部门公司项目管理中心是项目服务秘书的归口管理部门，负责项目服务秘书的招聘、培训、绩效考核、调配等工作。（二）管理部门职责1.制定和完善项目服务秘书管理办法及相关制度。2.组织项目服务秘书的招聘和选拔工作。3.负责项目服务秘书的培训和职业发展规划。4.对项目服务秘书的工作进行监督和考核。5.根据项目需求，合理调配项目服务秘书。（三）项目服务秘书职责1.项目沟通协调建立与项目团队成员、客户及其他相关方的良好沟通渠道，及时传递项目信息。组织项目会议，负责会议的通知、记录和纪要整理，并跟踪会议决议的执行情况。协调解决项目实施过程中的各类问题，及时向项目负责人汇报重大问题。2.信息管理收集、整理和分析项目相关信息，建立项目信息档案。定期更新项目进度、质量、成本等信息，为项目决策提供支持。确保项目信息的安全和保密，遵守公司信息管理规定。3.文档管理负责项目文档的起草、审核、归档和保管工作。确保项目文档的完整性、准确性和规范性，符合公司文档管理标准。按照要求及时向相关部门和人员提供项目文档。4.进度跟踪制定项目进度计划，并跟踪计划的执行情况。及时发现项目进度偏差，分析原因并提出解决方案。定期向项目负责人汇报项目进度情况，确保项目按计划推进。5.其他工作完成项目负责人交办的其他工作任务。协助项目团队进行项目验收和总结工作。三、招聘与选拔（一）招聘标准1.基本条件具有大专及以上学历，专业不限。年龄在[具体年龄范围]之间，身体健康。具有良好的沟通能力、协调能力和团队合作精神。2.专业技能熟练掌握办公软件，如Word、Excel、PowerPoint等。具备一定的项目管理知识和经验，了解项目管理流程。具有较强的文字处理能力，能够起草各类项目文档。3.职业素养工作认真负责，有较强的责任心和执行力。具备良好的服务意识，能够为项目团队和客户提供优质的服务。遵守公司规章制度，保守公司机密。（二）招聘流程1.发布招聘信息：通过公司内部公告、招聘网站等渠道发布项目服务秘书招聘信息。2.简历筛选：对收到的简历进行筛选，确定符合基本条件的候选人。3.面试：组织面试，对应聘者的专业技能、沟通能力、职业素养等进行综合评估。4.背景调查：对面试合格的应聘者进行背景调查，了解其工作经历、品德等情况。5.录用：根据面试和背景调查结果，确定录用人员，并办理入职手续。（三）选拔机制对于内部员工，可通过内部选拔的方式担任项目服务秘书。选拔程序如下：1.员工自愿报名或部门推荐。2.项目管理中心对报名人员进行资格审查。3.组织选拔考试和面试，综合评估报名人员的能力和素质。4.根据选拔结果，确定担任项目服务秘书的人员。四、培训与发展（一）培训目标通过培训，提高项目服务秘书的专业技能和职业素养，使其能够更好地胜任工作。（二）培训内容1.专业知识培训：包括项目管理知识、办公软件应用、文档管理等方面的培训。2.沟通技巧培训：提高项目服务秘书的沟通能力和协调能力。3.服务意识培训：强化项目服务秘书的服务意识，树立良好的服务形象。4.法律法规培训：了解与项目相关的法律法规和政策要求。（三）培训方式1.内部培训：由公司内部的专业人员进行授课，包括集中培训、在线学习等方式。2.外部培训：选派项目服务秘书参加外部培训机构举办的培训课程。3.实践培训：通过实际项目操作，让项目服务秘书在实践中积累经验。（四）职业发展规划1.建立项目服务秘书职业发展通道，为其提供晋升机会。2.根据项目服务秘书的工作表现和能力水平，分为初级、中级、高级项目服务秘书。3.为不同级别的项目服务秘书制定相应的培训和发展计划，鼓励其不断提升自身能力。五、工作规范（一）工作纪律1.遵守公司的作息时间，按时上下班，不得迟到、早退和旷工。2.严格遵守公司的各项规章制度，保守公司机密。3.服从项目负责人的工作安排，认真履行工作职责。（二）工作流程1.项目启动阶段协助项目负责人制定项目计划和项目实施方案。建立项目信息档案，收集项目相关资料。与项目团队成员和客户进行沟通，了解项目需求和期望。2.项目实施阶段按照项目计划，跟踪项目进度，及时发现和解决问题。定期组织项目会议，汇报项目进展情况，协调解决项目中的问题。负责项目文档的整理和归档工作，确保文档的完整性和准确性。3.项目收尾阶段协助项目负责人进行项目验收工作，整理项目验收资料。对项目进行总结和评估，提出改进建议。完成项目文档的最终归档和保管工作。（三）沟通规范1.与项目团队成员和客户沟通时，应使用礼貌、规范的语言，尊重对方的意见和建议。2.及时回复邮件、电话等沟通信息，确保信息传递的及时性和准确性。3.对于重要信息和问题，应采用书面形式进行沟通，并做好记录。（四）文档规范1.项目文档应按照公司规定的格式和模板进行编写，确保文档的规范性和统一性。2.文档内容应准确、清晰、完整，避免出现错别字、语病等问题。3.文档应及时更新和维护，确保其时效性和有效性。六、绩效考核（一）考核原则1.客观公正原则：以客观事实为依据，对项目服务秘书的工作进行公正评价。2.量化考核原则：将工作任务和目标进行量化，以便准确衡量工作绩效。3.注重结果与过程相结合原则：既考核工作成果，也关注工作过程中的表现。4.激励与约束相结合原则：通过绩效考核，激励项目服务秘书积极工作，同时对表现不佳的进行约束。（二）考核指标1.工作业绩指标项目进度跟踪的准确性和及时性。项目文档管理的完整性和规范性。项目沟通协调的效果，如问题解决的效率和客户满意度。2.工作能力指标专业技能水平，如办公软件应用能力、项目管理知识掌握程度。沟通协调能力，包括与项目团队成员、客户的沟通效果。问题解决能力，能否及时有效地解决项目中出现的问题。3.工作态度指标工作责任心，是否认真负责地完成各项工作任务。团队合作精神，是否积极与项目团队成员协作。服务意识，是否为项目团队和客户提供优质的服务。（三）考核周期绩效考核分为月度考核、季度考核和年度考核。月度考核主要关注工作任务的完成情况，季度考核和年度考核则综合考虑工作业绩、工作能力和工作态度等方面。（四）考核方法1.自评：项目服务秘书对自己的工作进行自我评价，填写自评表。2.上级评价：项目负责人对项目服务秘书的工作进行评价。3.客户评价：收集客户对项目服务秘书服务质量的评价。4.综合评价：根据自评、上级评价和客户评价，综合计算项目服务秘书的绩效考核得分。（五）考核结果应用1.绩效奖金：根据绩效考核得分，发放相应的绩效奖金。2.晋升与调薪：绩效考核结果作为项目服务秘书晋升和调薪的重要依据。3.培训与发展：针对绩效考核中发现的问题，为项目服务秘书制定个性化的培训和发展计划。4.淘汰机制：对于连续多次绩效考核不合格的项目服务秘书，予以淘汰。七、薪酬与福利（一）薪酬结构项目服务秘书的薪酬由基本工资、绩效工资和奖金组成。1.基本工资：根据项目服务秘书的岗位级别和工作经验确定。2.绩效工资：根据绩效考核结果发放，与工作业绩挂钩。3.奖金：包括项