集团电脑电话管理办法

集团电脑电话管理办法一、引言在当今数字化办公的时代，电脑和电话作为集团日常运营中不可或缺的办公设备，其合理使用和有效管理对于提高工作效率、保障信息安全以及降低运营成本至关重要。本管理办法旨在规范集团内部电脑和电话的使用、维护、采购等各个环节，确保设备的正常运行和合理配置，以适应集团业务发展的需要。本办法依据国家相关法律法规以及行业标准制定，适用于集团总部及各下属子公司、分公司。二、适用范围本办法适用于集团内所有部门、员工使用的电脑（包括台式电脑、笔记本电脑）和电话（包括固定电话、移动电话）设备。涵盖设备的采购、使用、维护、报废等全生命周期管理。三、管理职责划分（一）信息技术部门1.负责集团电脑设备的技术支持和维护，包括系统安装、软件配置、硬件故障排除等。2.制定电脑设备的安全策略，如防火墙设置、病毒防护等，保障集团信息安全。3.对电脑设备的采购提供技术建议，参与采购选型过程。4.定期对电脑设备进行巡检，确保设备正常运行。（二）行政部门1.负责电话设备的采购、安装和日常管理。2.制定电话费用的报销标准和流程，监控电话费用的使用情况。3.协调电脑和电话设备的办公场地分配和布局。（三）各使用部门1.负责本部门电脑和电话设备的日常使用和保管，确保设备的安全和完整。2.及时向信息技术部门或行政部门反馈设备故障和问题。3.遵守集团关于电脑和电话设备的使用规定，教育本部门员工正确使用设备。（四）财务部门1.负责审核电脑和电话设备的采购预算和费用报销。2.对设备的资产进行核算和管理，定期进行资产盘点。四、电脑设备管理（一）采购管理1.需求申请：各部门根据工作需要，填写《电脑设备采购申请表》，详细说明采购的理由、设备配置要求等，经部门负责人审核后，报信息技术部门和行政部门会签。2.选型评估：信息技术部门根据各部门的需求，对市场上的电脑设备进行调研和评估，提出选型建议。行政部门负责对供应商进行筛选和谈判，确定采购价格和服务条款。3.采购审批：采购申请经信息技术部门、行政部门和财务部门审核后，报集团领导审批。审批通过后，由行政部门负责与供应商签订采购合同。4.验收交付：电脑设备到货后，信息技术部门和行政部门共同进行验收，检查设备的数量、规格、质量等是否符合合同要求。验收合格后，办理入库手续，并交付使用部门。（二）使用管理1.设备分配：行政部门根据各部门的工作需要和人员编制，合理分配电脑设备。使用部门负责将设备分配到具体的使用人员，并建立设备使用台账。2.使用规范-员工应严格按照操作规程使用电脑设备，不得擅自更改系统设置和安装未经授权的软件。-不得利用电脑设备从事与工作无关的活动，如玩游戏、看视频、炒股等。-不得在电脑设备上存储、传播非法、有害或涉密信息。3.安全管理-员工应设置强密码，并定期更换。不得将密码告知他人。-定期对电脑设备进行病毒查杀和系统更新，确保设备的安全。-涉及集团机密信息的电脑设备应采取加密措施，如设置硬盘加密、文件加密等。（三）维护管理1.日常维护：使用人员负责电脑设备的日常清洁和保养，保持设备的整洁和良好运行状态。2.故障维修：当电脑设备出现故障时，使用人员应及时向信息技术部门报修。信息技术部门应在接到报修后及时响应，尽快排除故障。对于无法自行修复的故障，应联系供应商进行维修。3.软件升级：信息技术部门根据软件的更新情况和集团的实际需求，定期对电脑设备的操作系统、办公软件等进行升级。（四）报废管理1.报废鉴定：当电脑设备达到使用年限或出现严重故障无法修复时，使用部门应填写《电脑设备报废申请表》，经信息技术部门鉴定后，报行政部门和财务部门审核。2.报废处理：经审核同意报废的电脑设备，由行政部门负责进行处理。可以采取捐赠、变卖、销毁等方式，但应确保设备中的数据得到安全清除。五、电话设备管理（一）采购管理1.需求申请：各部门根据工作需要，填写《电话设备采购申请表》，说明采购的数量、型号等，经部门负责人审核后，报行政部门。2.选型采购：行政部门根据各部门的需求，对市场上的电话设备进行选型，选择性价比高的产品进行采购。采购过程中应签订采购合同，明确双方的权利和义务。3.安装调试：电话设备到货后，行政部门负责组织安装和调试，确保设备正常使用。（二）使用管理1.设备分配：行政部门根据各部门的办公位置和工作需要，合理分配电话设备。使用部门负责将设备分配到具体的使用人员。2.使用规范-员工应使用电话设备进行与工作相关的业务沟通，不得利用电话设备进行私人通话或聊天。-不得随意拨打声讯台、国际长途等费用较高的电话。-保持电话设备的清洁和完好，不得故意损坏。3.费用管理-行政部门制定电话费用的报销标准和流程，员工应按照规定进行费用报销。-行政部门定期对电话费用进行统计和分析，对于费用异常的部门和个人进行调查和处理。（三）维护管理1.日常维护：使用人员负责电话设备的日常清洁和保养，如擦拭听筒、清理按键等。2.故障维修：当电话设备出现故障时，使用人员应及时向行政部门报修。行政部门应及时联系供应商进行维修。（四）报废管理1.报废鉴定：当电话设备达到使用年限或出现严重故障无法修复时，使用部门应填写《电话设备报废申请表》，经行政部门鉴定后，报财务部门审核。2.报废处理：经审核同意报废的电话设备，由行政部门负责进行处理。可以采取捐赠、变卖等方式。六、监督与考核（一）监督检查1.行政部门和信息技术部门应定期对集团各部门的电脑和电话设备使用情况进行检查，包括设备的使用规范、安全管理、费用控制等方面。2.财务部门应定期对设备的资产进行盘点，确保资产的账实相符。（二）考核奖惩1.对于遵守本管理办法，合理使用和管理电脑和电话设备的部门和个人，集团将给予表彰和奖励。