防疫紧急采购管理办法

防疫紧急采购管理办法一、总则（一）目的为有效应对突发公共卫生事件，规范防疫紧急采购行为，确保在疫情防控期间能够及时、高效、合规地采购到所需的防疫物资和服务，保障公司员工的生命健康安全和公司的正常运营，根据国家相关法律法规、行业标准以及公司的实际情况，特制定本管理办法。（二）适用范围本办法适用于公司在防疫紧急情况下，为满足疫情防控工作需要而进行的各类物资、设备和服务的采购活动。（三）定义1.防疫紧急情况：指国家、地方政府发布疫情防控相关应急响应，或公司内部出现疫情传播风险，需要立即采取防控措施的情况。2.防疫紧急采购：在防疫紧急情况下，为满足疫情防控的紧迫需求，无法按照正常采购流程进行的采购活动。（四）基本原则1.紧急优先原则：在防疫紧急情况下，采购工作应优先保障疫情防控的紧迫需求，确保物资和服务能够及时供应。2.合规合法原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规、行业标准和公司的相关规定，确保采购行为合法合规。3.质量保证原则：在保证采购效率的同时，要严格把控采购物资和服务的质量，确保所采购的物资和服务符合防疫要求。4.信息公开原则：除涉及国家机密、商业秘密和个人隐私外，采购信息应及时、准确、公开，接受公司内部和外部的监督。二、组织架构与职责（一）防疫紧急采购领导小组1.组成：由公司高层管理人员组成，组长由公司总经理担任。2.职责-负责统筹协调公司的防疫紧急采购工作，制定采购战略和决策。-审批重大采购项目和采购预算。-协调解决采购过程中出现的重大问题。（二）采购执行小组1.组成：由采购部门人员组成，组长由采购部门负责人担任。2.职责-负责具体的采购操作，包括供应商的选择、采购合同的签订、采购物资的验收等。-及时向防疫紧急采购领导小组汇报采购进展情况。-建立采购档案，保存采购相关的文件和资料。（三）质量监督小组1.组成：由质量控制部门、技术部门等相关人员组成，组长由质量控制部门负责人担任。2.职责-对采购物资和服务的质量进行监督和检验，确保符合防疫要求。-参与供应商的评估和选择，提出质量方面的建议。-对采购过程中的质量问题进行调查和处理。（四）财务审核小组1.组成：由财务部门人员组成，组长由财务部门负责人担任。2.职责-审核采购预算和采购合同，确保资金使用合理、合规。-办理采购款项的支付手续，进行财务核算和监督。-对采购成本进行分析和控制。三、采购流程（一）需求提出1.各部门根据疫情防控工作的实际需要，及时向采购执行小组提出采购需求。需求应明确物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、使用时间等信息。2.采购执行小组对各部门提出的采购需求进行汇总和整理，评估需求的合理性和紧迫性，并及时向防疫紧急采购领导小组汇报。（二）预算审批1.财务审核小组根据采购需求，结合公司的财务状况和预算安排，制定采购预算。2.采购预算经防疫紧急采购领导小组审批通过后，作为采购活动的资金依据。（三）供应商选择1.在防疫紧急情况下，采购执行小组可以通过多种渠道寻找供应商，包括现有供应商、行业协会推荐、网络搜索等。2.对供应商的选择应遵循以下原则-优先选择具有良好信誉和资质、能够提供符合防疫要求的物资和服务的供应商。-对供应商的生产能力、质量保证体系、交货能力等进行评估，确保其能够满足采购需求。-在时间允许的情况下，应尽量选择多家供应商进行比较和竞争，以获得最优的采购价格和服务。（四）采购合同签订1.采购执行小组与选定的供应商协商采购合同的条款和条件，合同应明确物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式等内容。2.采购合同经公司法律部门审核通过后，由采购执行小组代表公司与供应商签订。在紧急情况下，可先通过电话、传真、电子邮件等方式达成初步采购协议，后续再补签正式合同。（五）物资验收1.物资到货后，质量监督小组应及时组织人员按照合同要求和相关标准进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、质量、包装等。2.对验收合格的物资，由质量监督小组出具验收报告，采购执行小组办理入库手续。对验收不合格的物资，采购执行小组应及时与供应商协商退换货事宜。（六）款项支付1.财务审核小组根据采购合同和验收报告，办理采购款项的支付手续。在紧急情况下，可根据实际情况适当简化支付流程，但必须确保资金安全和合规。2.财务审核小组应及时进行财务核算和账务处理，对采购成本进行监控和分析。四、采购方式（一）单一来源采购1.适用情形-只能从唯一供应商处采购的。-发生了不可预见的紧急情况，不能从其他供应商处采购的。2.采购程序-采购执行小组提出单一来源采购的申请，说明采购的原因和理由。-申请经防疫紧急采购领导小组审批通过后，采购执行小组与唯一供应商进行协商谈判，签订采购合同。（二）竞争性谈判采购1.适用情形-招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。-技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。-采用招标所需时间不能满足防疫紧急需要的。2.采购程序-采购执行小组确定参与谈判的供应商名单，一般不少于三家。-向参与谈判的供应商发出谈判文件，明确谈判的时间、地点和要求。-组织谈判小组与供应商进行谈判，谈判小组由采购执行小组、质量监督小组、财务审核小组等相关人员组成。-根据谈判结果，确定成交供应商，签订采购合同。（三）询价采购1.适用情形-采购的物资规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的。2.采购程序-采购执行小组向三家以上供应商发出询价单，询价单应明确物资的规格、数量、质量要求等。-供应商在规定的时间内报价。-采购执行小组对供应商的报价进行比较和分析，选择报价最低且符合要求的供应商，签订采购合同。五、监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对防疫紧急采购活动进行审计和监督，检查采购流程的合规性、采购资金的使用情况、采购物资的质量等。2.各部门应相互监督，发现采购过程中的违规行为应及时向防疫紧急采购领导小组报告。（二）外部监督1.积极配合政府相关部门的监督检查，如实提供采购相关的文件和资料。2.接受社会公众的监督，对公众提出的意见和建议及时进行处理和反馈。（三）责任追究1.对在防疫紧