非标储罐资料管理办法

非标储罐资料管理办法一、总则（一）目的为加强公司非标储罐资料的有效管理，确保资料的完整性、准确性和可追溯性，保障公司生产运营的顺利进行，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内所有非标储罐项目从设计、采购、制造、安装、调试到竣工验收等全过程相关资料的管理。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家相关法律法规以及行业标准，确保资料管理合法合规。2.全面覆盖原则：涵盖非标储罐项目各个环节的资料，做到无遗漏。3.责任明确原则：明确各部门及人员在资料管理中的职责，确保资料管理工作有序开展。4.便于查询原则：建立科学合理的资料分类和存储体系，方便资料的查询和使用。二、管理职责（一）项目管理部门1.负责非标储罐项目资料管理工作的总体协调和指导。2.审核项目各阶段资料的完整性和准确性，确保符合项目要求和相关标准。3.组织项目资料的归档和移交工作。（二）设计部门1.负责提供非标储罐的设计资料，包括设计图纸、计算书、技术规格书等。2.对设计变更进行记录和说明，及时将变更资料传递给相关部门。3.协助项目管理部门对设计资料进行审核和归档。（三）采购部门1.收集和整理非标储罐采购过程中的相关资料，如采购合同、技术协议、质量证明文件等。2.确保采购资料的真实性、有效性和完整性，按要求提交给项目管理部门。3.配合项目管理部门对采购资料进行审核和归档。（四）制造部门1.负责非标储罐制造过程中各类资料的记录和整理，包括原材料检验报告、加工工艺文件、焊接记录、无损检测报告等。2.对制造过程中的质量问题和处理情况进行详细记录，形成质量记录文件。3.将制造资料及时提交给项目管理部门，并配合进行审核和归档。（五）安装部门1.整理非标储罐安装过程中的资料，如安装施工方案、安装记录、调试报告等。2.对安装过程中的安全、质量等问题进行记录和报告，确保安装资料的准确性和完整性。3.负责将安装资料提交给项目管理部门，参与资料的审核和归档工作。（六）质量控制部门1.对非标储罐项目各阶段的质量资料进行审核和监督，确保资料符合质量标准和要求。2.对质量检验报告、质量问题处理记录等进行审核和确认，保证质量资料的真实性和可靠性。3.配合项目管理部门做好质量资料的归档工作。（七）档案管理部门1.负责建立非标储罐项目资料的档案库，对归档资料进行分类、编号、存储和保管。2.制定档案管理制度，确保档案资料的安全和保密。3.为公司内部各部门提供资料查询和借阅服务。三、资料分类与编号（一）资料分类1.设计资料：包括设计图纸、设计变更通知、设计计算书、技术规格书等。2.采购资料：采购合同、技术协议、质量证明文件、到货验收记录等。3.制造资料：原材料检验报告、加工工艺文件、焊接记录、无损检测报告、热处理记录等。4.安装资料：安装施工方案、安装记录、调试报告、隐蔽工程记录等。5.质量资料：质量检验计划、质量检验报告、质量问题处理记录等。6.竣工验收资料：竣工验收报告、竣工图纸、设备操作手册、维护手册等。（二）编号规则1.采用统一的编号体系，确保资料编号的唯一性和系统性。2.编号由项目代号、资料类别代码、顺序号组成。例如：[项目代号][资料类别代码][顺序号]。3.项目代号：以项目名称的拼音首字母缩写作为项目代号，如“XX公司非标储罐项目”的代号为“XXFG”。4.资料类别代码：根据资料分类设置相应的代码，如设计资料代码为“SJ”，采购资料代码为“CG”等。5.顺序号：按照资料产生的先后顺序依次编号。四、资料收集与整理（一）资料收集要求1.各部门应指定专人负责资料的收集工作，确保资料及时、准确、完整。2.资料收集人员应熟悉项目流程和资料要求，按照规定的时间节点和内容要求收集资料。3.对于外来资料，如供应商提供的质量证明文件等，应进行审核和确认，确保其真实性和有效性。（二）资料整理要求1.收集到的资料应进行分类整理，按照资料类别和编号规则进行编号。2.资料应保持清晰、整洁，如有破损或缺失应及时修复或补充。3.对于电子资料，应进行规范命名和存储，建立电子资料索引目录，便于查询和管理。五、资料审核与审批（一）审核流程1.资料整理完成后，由资料产生部门进行自审，确保资料的准确性和完整性。2.自审通过后，将资料提交给相关部门进行审核。审核部门应在规定的时间内完成审核工作，并提出审核意见。3.对于审核中发现的问题，资料产生部门应及时进行整改，整改完成后重新提交审核。（二）审批权限1.一般资料由部门负责人审核批准。2.重要资料，如设计变更、重大质量问题处理记录等，需经项目管理部门负责人审核，公司分管领导审批。六、资料归档与保管（一）归档要求1.审核通过的资料应及时进行归档，确保资料的连续性和完整性。2.归档资料应按照档案管理部门的要求进行整理和装订，编制档案目录。3.档案管理部门应定期对归档资料进行检查，确保归档资料符合要求。（二）保管期限1.非标储罐项目资料的保管期限应符合国家相关法律法规和行业标准的要求。2.一般情况下，项目资料的保管期限为自项目竣工验收合格之日起[X]年。3.对于涉及公司核心技术、商业秘密等重要资料，应根据实际情况确定更长的保管期限。（三）保管方式1.档案管理部门应采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保管。2.纸质档案应存放在专门的档案柜中，按照档案类别和编号顺序排列，确保档案存放整齐、有序。3.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，建立备份机制，防止数据丢失。七、资料查询与借阅（一）查询规定1.公司内部各部门因工作需要查询非标储罐项目资料时，应填写《资料查询申请表》，注明查询资料的名称、编号、查询用途等。2.档案管理部门应根据申请内容进行审核，审核通过后提供查询服务。3.查询人员应在档案管理部门指定的地点进行查询，不得擅自将资料带出档案室。（二）借阅规定1.因工作需要借阅非标储罐项目资料时，借阅人员应填写《资料借阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.档案管理部门应根据借阅申请进行审批，审批通过后办理借阅手续。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管借阅的资料，不得转借他人，不得在资料上涂改、损坏。5.借阅期满后，借阅人员应及时归还资料，档案管理部门应对归还资料进行检查，如发现资料有损坏或丢失，应追究借阅人员的责任。八、资料保密与安全（一）保密措施1.涉及非标储罐项目的资料属于公司机密信息，各部门和人员应严格遵守公司的保密制度，确保资料不泄露。2.对接触机密资料的人员进行登记，明确保密责任。3.在资料的存储、传输和使用过程中，应采取加密、访问控制等安全措施，防止资料被非法获取或篡改。（二）安全管理1.档案管理部门应加强对档案室的安全管理，配备必要的消防、防盗、防潮等设施。2.定期对档案室进行安全检查，及时消除安全隐患。3.对电子档案应进行定期备份，并存储在不同的物理位置，防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。九、资料销毁（一）销毁条件1.非标储罐项目资料超过保管期限，且经公司相关部门审核同意后，可以进行销毁。2.因公司业务调整、项目终止等原因，不再需要保存的资料，经审批后可进行销毁。（二）销毁流程1.档案管理部门提出资料销毁申请，填写《资料销毁申请表》，注明销毁资料的名称、编号、数量、销毁原因等。2.经公司分管领导