门店采购流程管理办法

门店采购流程管理办法一、总则（一）目的本管理办法旨在规范门店采购流程，确保采购活动的合法性、规范性、高效性，保障门店商品供应的及时性和质量，降低采购成本，提高门店经济效益和市场竞争力。（二）适用范围本办法适用于公司旗下所有门店的采购活动，包括但不限于商品采购、设备采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.规范性原则：明确采购流程各环节的职责、权限和操作规范，保证采购工作有序进行。3.效益性原则：在保证商品质量和服务水平的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购效益。4.公正性原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，维护公司利益，防止不正当交易。5.监督性原则：建立健全采购监督机制，对采购活动全过程进行监督，确保采购流程的执行和管理。二、采购组织与职责（一）采购部门设置公司设立专门的采购部门，负责门店采购工作的组织与实施。采购部门应根据门店业务需求和采购任务，合理设置采购岗位，明确各岗位的职责和分工。（二）采购部门职责1.制定和完善采购管理制度、流程和标准，并组织实施。2.根据门店销售计划和库存情况，编制采购计划，确保商品供应的及时性和合理性。3.负责供应商的开发、评估、选择和管理，建立供应商档案，维护良好的合作关系。4.组织采购谈判，签订采购合同，确保采购合同的合法性、有效性和完整性。5.跟踪采购合同的执行情况，协调解决采购过程中的问题，确保商品按时、按质、按量供应。6.负责采购成本的控制和管理，进行市场调研和价格分析，优化采购渠道，降低采购成本。7.收集、整理采购相关信息，建立采购信息数据库，为门店运营提供数据支持。8.配合公司内部审计、监察等部门对采购活动进行监督检查，及时整改存在的问题。（三）其他部门职责1.门店运营部门定期向采购部门提供销售数据和库存信息，协助采购部门制定采购计划。参与采购商品的验收工作，对商品的质量、数量、规格等进行核对，反馈验收意见。根据市场需求和顾客反馈，提出商品采购建议。2.财务部门负责审核采购合同的付款条款，确保付款方式和时间符合公司财务规定。对采购成本进行核算和分析，提供财务数据支持，协助采购部门控制采购成本。监督采购资金的使用情况，确保资金安全。3.质量控制部门制定采购商品的质量标准和验收规范。参与采购商品的验收工作，对商品质量进行检验和评估，确保采购商品符合质量要求。对采购过程中的质量问题进行跟踪和处理，提出改进措施和建议。三、采购计划管理（一）采购计划的编制1.采购部门应定期收集门店运营部门提供的销售数据和库存信息，结合市场需求预测和商品销售趋势，分析商品的销售情况和库存状况。2.根据分析结果，采购部门制定月度、季度和年度采购计划。采购计划应明确采购商品的名称、规格、数量、采购时间、预计到货时间等内容。3.在编制采购计划时，应充分考虑商品的季节性、流行性等因素，合理安排采购数量和时间，避免库存积压或缺货现象的发生。4.采购计划编制完成后，应提交给门店运营部门、财务部门等相关部门进行审核。审核通过后的采购计划作为采购活动的依据。（二）采购计划的调整1.在采购计划执行过程中，如因市场需求变化、销售情况波动、供应商原因等因素导致原采购计划无法实施，采购部门应及时对采购计划进行调整。2.采购计划调整应填写《采购计划调整申请表》，详细说明调整的原因、调整的内容以及对采购成本、交货期等方面的影响。3.《采购计划调整申请表》经采购部门负责人审核后，提交给门店运营部门、财务部门等相关部门进行审批。审批通过后，采购部门按照调整后的采购计划执行采购任务。四、供应商管理（一）供应商开发1.采购部门应根据门店采购需求和商品特点，通过多种渠道开发供应商。供应商开发渠道包括但不限于网络搜索、行业展会、供应商推荐、客户介绍等。2.在开发供应商时，应收集供应商的基本信息，包括企业概况、经营范围、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面的情况。3.对收集到的供应商信息进行初步筛选和评估，选择符合公司采购要求的供应商进行实地考察。实地考察内容包括供应商的生产经营场所、生产设备、质量管理体系、人员管理等方面的情况。4.根据实地考察结果，对供应商进行综合评估，评估内容包括供应商的资质信誉、产品质量、价格水平、交货能力、售后服务等方面。评估结果分为合格、不合格两个等级。对评估合格的供应商纳入公司供应商名录。（二）供应商评估1.采购部门应定期对供应商进行评估，评估周期一般为每年一次。评估内容包括供应商的供货质量、交货期、价格水平、售后服务等方面。2.采购部门应收集供应商的相关数据，如采购订单执行情况、商品质量检验报告、客户投诉处理情况等，作为供应商评估的依据。3.采用定性与定量相结合的方法对供应商进行评估，评估结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对评估结果为优秀和良好的供应商给予一定的奖励和优惠政策；对评估结果为合格的供应商提出改进意见，督促其改进；对评估结果为不合格的供应商，应及时淘汰。（三）供应商选择1.在进行采购活动时，采购部门应根据采购商品的要求和供应商评估结果，从供应商名录中选择合适的供应商进行采购。2.对于重要商品或大额采购项目，应采用招标、竞争性谈判、询价等采购方式，选择最优供应商。采购方式的选择应符合相关法律法规和公司采购制度的要求。3.在选择供应商时，应综合考虑供应商的产品质量、价格水平、交货期、售后服务等因素，确保选择的供应商能够满足公司采购需求，提供优质的产品和服务。（四）供应商管理1.采购部门应建立供应商档案，记录供应商的基本信息、评估结果、采购合同执行情况等内容。供应商档案应定期更新，确保档案信息的准确性和完整性。2.与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括商品规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等方面的内容。采购合同应符合相关法律法规的要求，确保合同的合法性和有效性。3.定期与供应商进行沟通和协调，及时了解供应商的生产经营情况和市场动态，反馈公司的采购需求和意见，维护良好的合作关系。4.对供应商的违约行为进行及时处理，如扣除货款、终止合作等。同时，应采取相应的措施，降低供应商违约行为对公司采购活动和经营造成的影响。五、采购流程（一）采购申请1.门店运营部门根据销售情况和库存状况，填写《采购申请表》，详细说明采购商品的名称、规格、数量、采购原因、预计到货时间等内容。2.《采购申请表》经门店运营部门负责人审核后，提交给采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到《采购申请表》后，对采购申请进行审核。审核内容包括采购申请的合理性、必要性、采购数量和金额的准确性等方面。2.对于金额较小的采购申请，由采购部门负责人审批；对于金额较大的采购申请，应提交给公司管理层进行审批。审批通过后的采购申请进入采购流程。（三）采购实施1.根据采购审批结果，采购部门选择合适的供应商进行采购。采购人员应与供应商进行沟通和协商，确定采购价格、交货期、质量标准等条款，并签订采购合同。2.在采购合同签订后，采购人员应跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保商品按时、按质、按量供应。如遇供应商违约或其他问题，应及时采取措施解决，确保采购任务的顺利完成。（四）到货验收1.商品到货前，采购部门应通知门店运营部门和质量控制部门做好验收准备工作。2.商品到货后，由门店运营部门和质量控制部门共同对商品进行验收。验收内容包括商品的数量、规格、质量、外观等方面。验收合格后，填写《验收单》；验收不合格的商品，应及时与供应商联系，办理退货、换货等手续。（五）付款结算1.采购商品验收合格后，采购部门应根据采购合同的约定，办理付款结算手续。付款结算应严格按照公司财务制度的要求进行，确保付款的准确性和安全性。2.采购部门应填写《付款申请表》，附上采购合同、验收单、发票等相关凭证，提交给财务部门进行审核。财务部门审核通过后，办理付款手续。六、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别，识别可能存在的风险因素，如供应商违约风险、质量风险、价格风险、交货期风险等。2.风险识别可采用问卷调查、访谈、数据分析等方法进行，确保风险识别的全面性和准确性。（二）风险评估1.对识别出的风险因素进行评估，评估风险发生的可能性和影响程度。风险评估可采用定性评估和定量评估相结合的方法进行。2.根据风险评估结果，确定风险等级，将风险分为高、中、低三个等级。对于高风险等级的风险，应采取重点监控和应对措施；对于中风险等级的风险，应采取适当的监控和应对措施；对于低风险等级的风险，可进行一般监控。（三）风险应对1.根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。风险应对措施包括风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。2.对于供应商违约风险，可通过加强供应商管理、签订详细的采购合同、增加备用供应商等方式进行应对；对于质量风险，可加强质量检验、建立质量追溯体系、选择优质供应商等方式进行应对；对于价格风险，可进行市场调研、谈判协商、签订价格调整条款等方式进行应对；对于交货期风险，可加强与供应商沟通协调、签订交货期违约责任条款等方式进行应对。（四）风险监控1.建立采购风险监控机制，定期对采购风险进行监控和评估，及时发现风险变化情况。2.采购部门应定期向上级领导汇报采购风险监控情况，及时提出风险应对建议和措施，确保采购活动的顺利进行。七、采购绩效评估（一）评估指标1.采购成本：包括采购价格、运输费用、仓储费用等方面的成本。采购成本指标反映了采购部门在控制采购成本方面的工作成效。2.采购质量：指采购商品的质量符合公司要求的程度。采购质量指标反映了采购部门在保证采购商品质量方面的工作成效。3.交货期：指采购商品按时到货的比例。交货期指标反映了采购部门在确保商品按时供应方面的工作成效。4.供应商满意度：指供应商对公司采购活动的满意程度。供应商满意度指标反映了采购部门与供应商合作关系的良好程度。（二）评估方法1.采用定量与定性相结合的方法对采购绩效进行评估。定量评估主要通过数据分析的方式进行，如计算采购成本降低率、采购质量合格率、交货期准时率等指标；定性评估主要通过问卷调查、访谈等方式进行，如了解供应商满意度、内部客户满意度等情况。2.定期对采购绩效进行评估，评估周期一般为每季度一次。评估结果应及时反馈给采购部门，作为采购部门改进工作的依据。（三）绩效改进1.根据采购绩效评估结果，分析存在的问题和不足，制定相应的绩效改进