高等外事管理暂行办法

高等外事管理暂行办法总则制定目的为了规范高等院校外事管理工作，加强国际交流与合作，提高学校国际化水平，保障外事活动的顺利开展，依据国家相关法律法规及教育行业标准，特制定本暂行办法。适用范围本办法适用于本校所有涉及外事活动的部门、单位及个人，包括但不限于国际合作与交流处、各学院、科研机构以及参与外事活动的教师、学生等。基本原则1.合法性原则：外事活动必须遵守中华人民共和国法律法规，尊重国际惯例，维护国家主权、安全和利益。2.对等原则：在对外交往中，遵循对等原则，确保交流合作的平等性和互利性。3.规范有序原则：建立健全外事管理制度和流程，使外事活动有序进行，提高工作效率和质量。4.效益原则：注重外事活动的实际效果，充分发挥国际交流与合作对学校教学、科研、人才培养等工作的促进作用。外事机构与职责外事工作领导小组1.组成人员：由学校党委书记、校长担任组长，分管外事工作的校领导担任副组长，相关职能部门负责人为成员。2.主要职责全面领导学校外事工作，制定外事工作方针、政策和发展规划。审议重大外事合作项目、协议及重要外事活动安排。协调解决外事工作中的重大问题。国际合作与交流处1.部门职责贯彻执行国家外事政策和学校外事工作领导小组的决定，归口管理学校外事工作。制定和完善学校外事工作规章制度，并组织实施。负责学校对外交流合作项目的策划、组织、协调和管理，包括与国外高校、科研机构、企业等建立合作关系，签订合作协议，开展师生交流、科研合作、学术交流等活动。负责外事来访人员的接待安排，包括邀请、审批、行程安排、翻译服务等。负责学校师生出国（境）的审批、手续办理、行前教育等工作，包括因公出国（境）和因私出国（境）。负责外事经费的预算编制、使用管理和监督检查。负责外事信息的收集、整理、报送和宣传工作，及时掌握国际教育、科技、文化等领域的动态和趋势。负责学校国际交流平台的建设和管理，如国际教育学院、国际合作研究中心等。完成学校领导交办的其他外事工作任务。各学院及相关部门1.职责分工各学院负责本单位外事活动的策划、组织和实施，指定专人负责外事联络工作，配合国际合作与交流处做好相关外事工作。科研部门负责科研外事项目的申报、实施和管理，与国际合作与交流处共同做好科研合作协议的签订、执行和成果管理等工作。人事部门负责外事人才的引进、培养和管理，协助国际合作与交流处做好外事工作人员的选拔、培训等工作。财务部门负责外事经费的核算和管理，按照国家财务制度和学校规定，做好外事经费的预算编制、报销审核等工作。保卫部门负责外事活动的安全保卫工作，制定安全保卫方案，确保外事活动的安全顺利进行。外事活动管理外事来访接待1.邀请审批校内各单位邀请国外人员来访，需提前填写《外事来访邀请函申请表》，详细说明来访人员基本信息、来访目的、来访时间、活动安排等内容，经所在单位负责人审核后，报国际合作与交流处审批。国际合作与交流处根据学校外事工作政策和实际情况，对邀请申请进行审核，必要时征求外事工作领导小组意见。审核通过后，由国际合作与交流处统一发出邀请函。2.接待安排国际合作与交流处负责制定外事来访接待方案，明确接待规格、接待人员、活动日程、经费预算等内容。接待方案需报分管校领导审批后实施。接待单位按照接待方案做好来访人员的接待工作，包括安排住宿、餐饮、交通、参观访问、会议活动等。接待过程中要注重礼仪规范，尊重外宾风俗习惯，确保接待工作热情、周到、得体。如需安排校领导会见外宾，由国际合作与交流处提前做好预约和沟通协调工作，确定会见时间、地点和参加人员。会见过程中，要严格遵守外事纪律，维护学校形象。师生出国（境）管理1.因公出国（境）计划申报：各单位根据学校事业发展需要和外事工作计划，提前制定本单位年度因公出国（境）计划，填写《因公出国（境）计划申请表》，报国际合作与交流处汇总。任务审批：国际合作与交流处对各单位申报的因公出国（境）计划进行审核，报外事工作领导小组审批。审批通过后，下达年度因公出国（境）任务指标。人员选派：各单位按照任务指标，根据工作需要和个人条件，选拔推荐因公出国（境）人员。推荐人员需填写《因公出国（境）人员申请表》，提交相关材料，经所在单位负责人审核后，报国际合作与交流处审批。手续办理：国际合作与交流处负责为因公出国（境）人员办理出国（境）审批手续、护照签证、机票预订、行前教育等工作。出国（境）人员需按照规定的时间和要求，完成各项手续办理，确保顺利出行。出访管理：因公出国（境）人员在国外期间，要严格遵守外事纪律和所在国法律法规，按照出访任务要求开展工作和交流活动。出访结束后，要及时提交出访报告，并按照学校规定办理报销等手续。2.因私出国（境）备案登记：教职工因私出国（境），需提前向所在单位报备，并填写《教职工因私出国（境）备案登记表》，提交相关证明材料。所在单位审核同意后，报国际合作与交流处备案。审批管理：国际合作与交流处对教职工因私出国（境）申请进行审核，重点审查是否符合国家有关规定和学校工作安排。审核通过后，由所在单位负责人签署意见。纪律要求：教职工因私出国（境）期间，要遵守国家法律法规和学校纪律规定，不得从事有损国家利益和学校形象的活动。如因私出国（境）情况发生变化，需及时向所在单位和国际合作与交流处报告。国际合作项目管理1.项目申报校内各单位根据学校发展战略和学科建设需要，积极申报国际合作项目。申报单位需填写《国际合作项目申请表》，详细说明项目背景、合作内容、预期目标、经费预算等内容，并提交相关项目可行性研究报告、合作意向书等材料。国际合作与交流处对申报项目进行初审，组织专家评审，提出评审意见。初审通过的项目报外事工作领导小组审批。2.项目实施经批准的国际合作项目，由申报单位与合作方签订合作协议，明确双方权利义务、项目实施计划、经费使用办法等内容。合作协议报国际合作与交流处备案。项目实施过程中，申报单位要按照合作协议要求，认真组织实施，确保项目进度和质量。国际合作与交流处负责对项目实施情况进行跟踪检查和协调服务。3.项目验收项目完成后，申报单位需及时提交项目验收申请，并提供项目执行情况报告、经费决算报告、成果证明材料等。国际合作与交流处组织相关专家对项目进行验收。验收合格的项目，由国际合作与交流处出具验收意见，并按照学校规定办理相关手续。验收不合格的项目，申报单位要根据专家意见进行整改，整改后重新申请验收。外事经费管理经费预算1.外事经费预算由国际合作与交流处根据学校外事工作计划和实际需求，结合上一年度外事经费使用情况，编制年度外事经费预算草案，报财务部门审核。2.财务部门按照国家财务制度和学校预算管理规定，对预算草案进行审核，提出修改意见。国际合作与交流处根据审核意见对预算草案进行调整完善后，报学校领导审批。3.经批准的外事经费预算纳入学校年度财务预算，严格按照预算执行，不得擅自调整。如因特殊情况需要调整预算，需按照学校预算调整程序办理。经费使用1.外事经费使用要严格遵守国家财经法规和学校财务制度，坚持专款专用、勤俭节约的原则。2.外事经费主要用于外事来访接待、师生出国（境）费用、国际合作项目经费、外事培训费用等方面。具体开支范围和标准按照国家和学校有关规定执行。3.外事经费报销需提供真实、合法、有效的票据，并按照学校财务报销流程办理。报销凭证需经所在单位负责人审核签字，国际合作与交流处负责人审批后，报财务部门审核报销。4.国际合作与交流处要建立外事经费使用台账，定期对外事经费使用情况进行统计和分析，及时掌握经费使用动态，确保经费使用合理、合规、透明。经费监督1.学校财务部门负责对外事经费使用情况进行日常监督检查，定期开展财务审计，确保经费使用符合规定。2.国际合作与交流处要加强对本部门外事经费使用的内部管理和监督，建立健全经费使用审批制度和风险防控机制，防止出现违规违纪行为。3.学校审计部门负责对外事经费使用情况进行专项审计，对发现的问题及时提出整改意见，并追究相关责任人的责任。外事信息管理信息收集1.国际合作与交流处要建立外事信息收集渠道，及时收集国内外教育、科技、文化等领域的外事动态和政策法规信息，包括国际教育会议、学术研讨会、合作项目招标信息等。2.各学院及相关部门要指定专人负责外事信息收集工作，及时向国际合作与交流处报送本单位外事活动信息、师生出国（境）情况、国际合作项目进展情况等。3.鼓励师生积极参与外事信息收集工作，通过参加国际学术交流活动、与国外同行沟通联系等方式，获取有价值的外事信息，并及时反馈给国际合作与交流处。信息整理与分析1.国际合作与交流处对外事信息进行分类整理，建立外事信息数据库，以便于查询和使用。2.定期对外事信息进行分析研究，总结外事工作经验教训，为学校外事决策提供参考依据。针对外事工作中出现的新情况、新问题，及时提出对策建议，推动学校外事工作不断创新发展。信息报送与宣传1.国际合作与交流处根据学校外事工作需要，定期编写外事工作简报、动态信息等，及时向上级主管部门、学校领导及相关部门报送外事工作进展情况、重要外事活动成果等信息。2.加强外事宣传工作，通过学校官网、微信公众号、校报等媒体平台，宣传学校外事工作成果、国际交流合作项目、师生出国（境）交流情况等，扩大学校国际影响力。3.积极向国内外教育媒体、学术期刊等投稿，宣传学校在国际教育领域的特色亮点和研究成果，提升学校的知名度和美誉度。外事档案管理档案收集1.外事活动中形成的各类文件、资料、记录等，包括邀请函、接待方案、出访报告、合作协议、经费报销凭证等，均属于外事档案范畴，由承办单位负责收集整理。2.承办单位要明确专人负责外事档案收集工作，确保档案材料的完整性和准确性。在每项外事活动结束后，及时将相关档案材料移交国际合作与交流处。档案整理与归档1.国际合作与交流处按照档案管理规定，对外事档案进行分类整理，编制档案目录，建立档案索引。2.外事档案按照年度、类别进行归档，采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保存。电子档案要进行备份，并确保数据安全。3.归档的外事档案要符合档案装订规范，做到整齐、美观、牢固。档案盒、档案袋要标注清晰，便于查找和管理。档案保管与利用1.国际合作与交流处设立专门的外事档案保管场所，配备必要的档案保管设备，确保外事档案的安全保管。2.建立外事档案查阅制度，严格限定查阅范围和查阅手续。因工作需要查阅外事档案的，需填写《外事档案查阅申请表》，经所在单位负责人审核，国