公司零星采购管理办法

公司零星采购管理办法一、总则（一）目的为加强公司零星采购管理，规范采购行为，提高采购效率，降低采购成本，确保采购质量，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司各部门因日常办公、生产经营等需要而进行的零星采购活动，包括但不限于办公用品、办公设备耗材、维修材料、小型设备及服务等。（三）基本原则1.合规性原则：零星采购活动必须严格遵守国家法律法规及公司相关规定，确保采购过程合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，通过合理的采购策略和流程，实现采购效益最大化。3.公开透明原则：采购过程应公开、公平、公正，接受公司内部监督，确保采购信息真实、准确、完整。4.归口管理原则：公司采购管理部门负责零星采购的归口管理，各部门应按照规定的职责和流程配合采购管理部门开展工作。二、采购职责分工（一）采购管理部门职责1.负责制定和完善公司零星采购管理制度、流程和标准，并组织实施。2.汇总各部门零星采购需求，编制年度、月度零星采购计划。3.建立和维护公司零星采购供应商库，组织供应商的筛选、评估和管理。4.负责零星采购项目的招标、询价、谈判等采购活动的组织和实施。5.审核零星采购合同，确保合同条款符合法律法规和公司要求。6.监督采购合同的执行情况，协调解决采购过程中的问题。7.定期对零星采购工作进行总结和分析，提出改进建议和措施。（二）需求部门职责1.根据本部门实际工作需要，提出零星采购申请，明确采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额等信息。2.配合采购管理部门开展供应商筛选、评估等工作，提供相关技术支持和意见。3.负责采购项目的验收工作，确保采购物资和服务符合要求。4.及时反馈采购过程中存在的问题和意见，协助采购管理部门改进工作。（三）财务部门职责1.负责审核零星采购预算，确保采购支出在预算范围内。2.按照公司财务制度和相关法律法规，办理采购款项的支付手续。3.对零星采购成本进行核算和分析，提供财务数据支持和建议。4.监督采购资金的使用情况，防范财务风险。三、采购流程（一）采购申请1.各部门根据工作需要，填写《零星采购申请表》，详细注明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、申请理由等信息，并经部门负责人签字确认。2.对于预算金额较大或涉及重要物资和服务的采购申请，需经公司分管领导审批。（二）采购审批1.采购管理部门收到《零星采购申请表》后，对采购申请的必要性、合理性、合规性进行审核。2.对于符合采购条件的申请，采购管理部门根据采购项目的性质和金额大小，按照公司规定的审批流程进行审批。3.审批通过的采购申请，由采购管理部门下达采购任务通知给相关采购人员。（三）采购实施1.采购人员根据采购任务通知，按照采购管理制度和流程，选择合适的采购方式进行采购。招标采购：对于金额较大、技术复杂、竞争充分的采购项目，采用招标方式进行采购。采购人员应编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等工作。询价采购：对于金额较小、规格标准统一、市场货源充足的采购项目，采用询价方式进行采购。采购人员应向至少三家供应商发出询价单，收集报价信息，进行比较和分析，选择报价合理、信誉良好的供应商成交。谈判采购：对于一些特殊采购项目，如独家代理产品、定制产品等，采用谈判方式进行采购。采购人员应与供应商进行谈判，明确采购要求、价格、交货期、售后服务等条款，达成一致后签订采购合同。2.在采购过程中，采购人员应与供应商保持密切沟通，及时了解采购进展情况，确保采购任务按时完成。3.对于紧急采购项目，采购人员应在确保采购质量和合规性的前提下，简化采购流程，尽快完成采购任务。（四）合同签订1.采购项目确定供应商后，采购人员应与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货期、付款方式、售后服务等条款，确保双方权利和义务清晰明确。2.采购合同签订前，采购人员应将合同文本提交采购管理部门和财务部门审核。审核通过后，由公司法定代表人或其授权代表签字盖章。3.采购合同签订后，采购人员应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门，以便各部门做好合同执行和跟踪工作。（五）验收付款1.采购物资到货后，需求部门应按照采购合同要求及时组织验收。验收内容包括物资的数量、规格、质量、性能等方面。验收合格后，需求部门应填写《零星采购验收单》，并由验收人员签字确认。2.对于验收不合格的物资，需求部门应及时通知采购人员与供应商协商解决。如协商不成，可按照合同约定追究供应商的违约责任。3.财务部门根据《零星采购申请表》、采购合同、《零星采购验收单》等相关凭证，审核无误后办理采购款项的支付手续。支付方式应按照合同约定执行，确保资金支付安全、准确、及时。四、供应商管理（一）供应商选择1.采购管理部门应建立公司零星采购供应商库，定期收集、整理供应商信息，包括供应商的基本情况、经营业绩、产品质量、价格水平、售后服务等方面。2.在选择供应商时，采购人员应根据采购项目的要求和特点，从供应商库中筛选出符合条件的供应商进行询价、谈判等采购活动。对于新的供应商，采购人员应进行实地考察和评估，确保其具备提供合格产品和服务的能力。3.选择供应商时，应综合考虑供应商的信誉、实力、产品质量、价格、交货期、售后服务等因素，优先选择信誉良好、实力较强、产品质量可靠、价格合理、交货期及时、售后服务完善的供应商。（二）供应商评估1.采购管理部门应定期对供应商进行评估，评估内容包括供应商的产品质量、交货期、价格水平、售后服务、合同执行情况等方面。2.评估方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析、客户反馈等多种形式。评估结果应形成书面报告，作为供应商管理的重要依据。3.根据供应商评估结果，采购管理部门对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励和优先合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰处理。（三）供应商考核1.建立供应商考核机制，对供应商的日常表现进行量化考核。考核指标包括产品质量合格率、交货及时率、价格合理性、售后服务满意度等方面。2.采购管理部门应定期统计供应商的考核数据，按照考核标准进行评分。考核结果与供应商的合作机会、货款支付等挂钩，激励供应商提高服务质量和水平。3.对于考核不合格的供应商，采购管理部门应及时与其沟通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，应停止与其合作，并从供应商库中删除其信息。五、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据本部门年度工作计划和实际工作需要，编制本部门年度零星采购预算。预算内容应包括采购项目的名称、规格、数量、预算金额等信息，并详细说明采购理由和预期效益。2.采购管理部门负责汇总各部门年度零星采购预算，结合公司年度经营目标和财务状况，编制公司年度零星采购预算草案。3.公司年度零星采购预算草案经公司财务部门审核、公司管理层审批后，下达各部门执行。（二）预算执行1.各部门应严格按照公司下达的年度零星采购预算执行采购活动，不得擅自突破预算。如因特殊原因需要调整预算，应按照公司预算管理规定的程序进行申请和审批。2.采购管理部门应定期对各部门预算执行情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。对于预算执行进度较慢的部门，应督促其加快采购进度，确保预算目标的实现。（三）预算调整1.在预算执行过程中，如遇市场价格波动、政策调整、业务发展需要等原因，导致原预算无法满足实际采购需求时，各部门可提出预算调整申请。2.预算调整申请应详细说明调整的原因、调整的金额、调整后的预算安排等内容，并经部门负责人签字确认后提交采购管理部门。3.采购管理部门收到预算调整申请后，应进行审核，并会同财务部门提出审核意见。审核通过的预算调整申请，报公司管理层审批后执行。六、采购风险管理（一）风险识别1.采购管理部门应定期对零星采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，包括但不限于供应商违约风险、质量风险、价格风险、交货期风险、合同风险等。2.通过对采购项目的特点、供应商情况、市场环境等因素进行分析，找出可能导致风险发生的因素和环节。（二）风险应对1.针对识别出的风险，采购管理部门应制定相应的风险应对措施，降低风险发生的可能性和影响程度。供应商违约风险：加强供应商管理，选择信誉良好、实力较强的供应商，并在合同中明确违约责任和赔偿条款。质量风险：严格采购验收程序，加强对采购物资质量的检验和监督，确保采购物资符合质量要求。价格风险：建立市场价格监测机制，及时了解市场价格动态，通过招标、询价、谈判等方式，争取合理的采购价格。交货期风险：与供应商明确交货期要求，并在合同中约定违约责任。加强与供应商的沟通和协调，及时掌握采购进度，确保按时交货。合同风险：加强合同管理，严格审核合同条款，确保合同合法合规、条款清晰、权利义务明确。2.在采购过程中，如发现风险因素可能导致风险发生时，采购人员应及时采取措施进行处理，并向采购管理部门报告。采购管理部门应根据风险情况，及时调整采购策略和措施，确保采购任务顺利完成。七、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门负责对零星采购活动进行定期审计和监督，检查采购活动是否符合法律法规、公司制度和采购流程的要求。2.审计部门应重点关注采购项目的预算执行情况、采购合同的签订和履行情况、采购资金的使用情况、供应商管理情况等方面，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.各部门应积极配合内部审计部门的工作，如实提供相关资料和信息，不得拒绝、阻碍