募集行为管理办法回访

募集行为管理办法回访一、总则（一）目的为规范募集行为管理办法回访工作，加强对投资者权益的保护，确保募集行为合法合规，根据相关法律法规及行业标准，制定本规定。（二）适用范围本规定适用于公司/组织在各类募集行为中涉及的回访工作，包括但不限于基金募集、资产管理计划募集等。（三）基本原则1.合规性原则回访工作必须严格遵守国家法律法规、监管要求以及行业自律规则，确保回访行为合法合规。2.真实性原则回访过程中所获取的信息必须真实、准确、完整，不得隐瞒或歪曲事实。3.投资者权益保护原则以保护投资者合法权益为出发点和落脚点，通过回访及时了解投资者需求和意见，发现并解决潜在问题。二、回访主体与职责（一）回访主体公司/组织应指定专门的部门或团队负责回访工作，确保回访工作的独立性和专业性。（二）回访部门职责1.制定回访计划根据募集项目的特点和要求，制定详细的回访计划，明确回访对象、回访方式、回访时间、回访内容等。2.组织实施回访按照回访计划，通过电话、邮件、问卷调查等方式对投资者进行回访，确保回访工作有序进行。3.记录回访情况对回访过程和结果进行详细记录，包括投资者的回答、提出的问题及建议等，形成回访记录档案。4.分析回访数据对回访数据进行深入分析，总结投资者关注的热点问题、潜在风险点等，为公司/组织的决策提供参考依据。5.反馈回访结果及时将回访结果反馈给相关部门，如销售部门、合规部门等，以便采取相应措施改进工作。（三）其他部门职责1.销售部门协助回访部门开展回访工作，提供投资者相关信息，配合回访部门解决投资者提出的问题。2.合规部门对回访工作进行合规监督，确保回访行为符合法律法规和监管要求，对回访中发现的违规问题及时提出整改意见。三、回访对象（一）直接参与募集的投资者包括认购基金份额、参与资产管理计划等的个人投资者和机构投资者。（二）通过特殊渠道参与募集的投资者如员工跟投、特定客户等。四、回访时间（一）首次回访时间应在募集行为结束后[X]个工作日内进行首次回访，确保投资者在投资决策后较短时间内能够得到回访沟通。（二）定期回访时间对于长期存续的募集项目，应定期进行回访，如每年至少进行一次回访，及时了解投资者投资情况和需求变化。五、回访方式（一）电话回访通过拨打投资者预留的联系电话，与投资者进行直接沟通，了解回访内容。电话回访应做好记录，可采用录音等方式留存通话记录。（二）邮件回访向投资者发送回访邮件，邮件内容应简洁明了，包含回访问题清单。投资者可通过邮件回复问题，回访部门应及时查看并回复投资者邮件。（三）问卷调查回访设计专门的问卷调查表，通过线上或线下方式发送给投资者。问卷调查应涵盖投资者基本信息、投资决策过程、对募集产品的了解程度、对服务的满意度等方面内容。六、回访内容（一）投资者基本信息确认核实投资者姓名、身份证号码（机构投资者为统一社会信用代码）、联系方式、投资金额、投资产品等基本信息是否准确无误。（二）投资决策过程了解1.投资者是否充分了解募集产品的风险收益特征、投资策略、投资范围等重要信息。2.投资者是否知晓投资可能面临的风险，包括市场风险、信用风险、流动性风险等，并对风险有足够的认识和承受能力。3.投资者是否自主做出投资决策，有无受到他人误导、欺诈或不正当干预。（三）投资者对服务的满意度1.投资者对销售机构的服务态度、专业水平、信息披露等方面的满意度评价。2.投资者在投资过程中遇到的问题及对服务的改进建议。（四）其他重要事项1.投资者是否知晓募集行为的相关法律法规和监管要求，以及自身的权利和义务。2.投资者是否有意愿继续持有投资产品，有无赎回或变更投资的计划。七、回访记录与档案管理（一）回访记录要求1.回访记录应详细、准确、完整，包括回访时间、回访人员、回访对象、回访方式、回访内容、投资者回答等信息。2.对于投资者提出的问题和建议，应如实记录，并注明问题的处理情况和建议的反馈情况。（二）回访档案建立1.对每次回访记录进行整理归档，建立回访档案。回访档案应按照项目、时间等进行分类，便于查询和管理。2.回访档案应至少保存[X]年，以备监管部门检查和公司/组织内部查阅。（三）档案查阅与使用1.公司/组织内部人员因工作需要查阅回访档案的，应履行相应的审批手续，并在规定的范围内使用档案信息。2.未经公司/组织书面同意，不得向任何第三方提供回访档案信息。八、回访结果处理（一）正常情况处理对于回访结果正常的投资者，回访部门应做好记录，并将回访情况定期汇总报告给相关部门。（二）异常情况处理1.若投资者对投资决策过程、产品风险等方面存在疑问或表示不清楚，回访部门应及时与投资者沟通解释，必要时协调销售部门、产品管理部门等相关人员进行进一步说明。2.若投资者提出对服务不满意或有改进建议，回访部门应将相关情况及时反馈给销售部门等相关部门，督促其采取措施改进服务。相关部门应在规定时间内将改进情况反馈给回访部门。3.若发现投资者存在被误导、欺诈等违规行为的线索，回访部门应立即停止回访，并及时将线索移送合规部门进行调查处理。合规部门应按照相关规定进行深入调查，依法追究相关责任人的责任，并采取措施保护投资者合法权益。九、监督与检查（一）内部监督公司/组织内部应建立健全回访工作监督机制，定期对回访工作进行检查，包括回访计划执行情况、回访记录完整性、回访结果处理情况等。（二）外部检查应对积极配合监管部门的检查工作，如实提供回访档案等相关资料。对于监管部门提出的问题和整改要求，应及时制定整改措施并认真落实，确保回访工作符合监管要求。十、培训与宣传（一）培训定期组织回访人员参加相关培训，提高回访人员的专业素质和业务能力。培训内容包括法律法规、行业标准、回访技巧、沟通能力等方面。（二）宣传向投资者宣传回访工作的目的、意义和方式，提高投资者对回访工作的