信访档案归档管理办法

信访档案归档管理办法一、总则（一）目的为加强公司信访档案的规范化管理，确保信访档案的完整、准确、系统和安全，便于查阅和利用，根据国家有关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司各部门在处理信访事项过程中形成的各类档案的归档管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：信访档案由公司指定的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：归档的信访档案应如实反映信访事项的处理过程和结果，保证档案内容的真实性和准确性。3.分类科学原则：按照信访事项的性质、类别、时间等因素进行科学分类，便于档案的整理、保管和查阅。4.安全保密原则：加强信访档案的安全保密措施，防止档案信息泄露，确保档案的安全。二、信访档案的定义与范围（一）定义信访档案是指公司各部门在处理群众来信、来访、来电等信访事项过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（二）范围1.来信档案：包括群众写给公司的各类信件，以及公司对来信的处理意见、回复等相关材料。2.来访档案：涵盖群众到公司来访的登记记录、谈话记录、处理结果等资料。3.来电档案：涉及群众拨打公司电话反映问题的记录、处理情况等内容。4.信访案件档案：针对重要信访事项形成的专门案件档案，包括案件的受理、调查、处理、结案等全过程资料。5.领导批示及交办信访事项档案：公司领导对信访事项的批示、交办单以及承办部门的办理情况报告等。三、信访档案的形成与收集（一）形成1.公司各部门在接待信访群众、处理信访事项过程中，应及时形成相关的文件材料，确保档案内容的原始性和真实性。2.信访工作人员应认真做好信访记录，详细记录信访人的基本信息、信访事项的内容、处理过程及结果等，并由信访人签字确认。（二）收集1.各部门应明确专人负责信访档案的收集工作，在信访事项处理完毕后，及时将相关档案材料收集齐全，整理后移交公司档案管理部门。2.档案管理部门应定期对各部门移交的信访档案进行检查，对不符合要求的档案，及时退回原部门补充完善。四、信访档案的整理（一）分类标准1.按信访事项性质分类：可分为投诉类、咨询类、建议类、求助类等。2.按信访渠道分类：分为来信、来访、来电等类别。3.按时间顺序分类：按照信访事项发生的先后顺序进行排列。（二）整理方法1.装订：对纸张大小不一、破损的档案材料进行修整、裱糊，然后按照一定顺序进行装订，确保档案整齐、牢固。2.编目：编制信访档案目录，包括档案编号、信访日期、信访人姓名、信访事项内容、处理结果等信息，便于查阅和检索。3.装盒：将整理好的档案材料装入档案盒，并在盒脊上标明档案类别、年度、保管期限等信息。五、信访档案的保管（一）保管期限1.短期保管：对于一般性的信访事项档案，保管期限为[X]年。2.长期保管：重要信访案件档案、涉及公司重大利益或具有历史参考价值的信访档案，保管期限为[X]年。3.永久保管：对公司发展产生重大影响、涉及法律法规纠纷等特殊信访档案，实行永久保管。（二）保管条件1.档案管理部门应设置专门的档案库房，保持库房清洁、干燥、通风良好，温度和湿度符合国家规定标准。2.配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。（三）档案的定期检查1.档案管理部门应定期对信访档案进行检查，每年至少进行[X]次全面检查，对发现的问题及时采取措施进行处理。2.检查内容包括档案的完整性、准确性、保管状况等，对破损、褪色、霉变等档案及时进行修复或复制。六、信访档案的利用（一）利用原则1.严格遵守国家有关档案利用的法律法规和公司的保密制度，确保档案信息的安全。2.本着服务公司工作、方便群众查阅的原则，合理提供档案利用服务。（二）利用方式1.查阅：公司内部人员因工作需要查阅信访档案的，应填写《信访档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出或转借他人。2.复制：因工作需要确需复制信访档案的，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的程序进行复制。复制的档案应加盖档案管理部门印章，与原件具有同等效力。3.借阅：外单位因特殊原因需要借阅公司信访档案的，应持单位介绍信，经公司主管领导批准后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅档案时，应严格履行借阅登记手续，按时归还。七、信访档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门应定期对保管期满的信访档案进行鉴定，组成鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。2.鉴定小组应根据档案的内容、性质、历史价值等因素，提出鉴定意见，确定档案的存毁。（二）销毁1.对确无保存价值的信访档案，经公司主管领导批准后，按照规定的程序进行销毁。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁过程的安全、彻底。监销人应在销毁清册上签字确认。3.销毁清册应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。八、监督与考核（一）监督检查1.公司档案管理部门负责对各部门信访档案的归档管理情况进行监督检查，定期通报检查结果。2.对违反本办法规定的部门和个人，责令限期整改；情节严重的，依法依规追究相关责任。（二）考核评价1.将信访档案归档管理工作纳入公司各部门的绩效考核体系，对档